Kako operativno izvesti vročitev naslovniku na njegovem delovnem mestu? Ali gre zgolj za naslov in da mora osebno vročitev še vedno opraviti vročevalec (npr. kurir) ali se vročitev opravi tako, da se pisanje v dvojni kuverti s prošnjo za vročitev naslovniku pošlje delodajalcu, ta pa pisanje in vročilnico preda delavcu - naslovniku pošiljke (dvojna ovojnica) ter kasneje pošiljatelju vrne podpisano vročilnico? Kaj če osebi ni mogoče dejansko vročiti pisanja, bi bilo kršeno načelo zaslišanja stranke?

Ali lahko delodajalec iz nekega razloga zavrne vročitev pošiljke zaposlenemu (npr. iz razloga več sto ali tisoč zaposlenih in posledične dodatne administrativne obremenitve)?

Kako ravnati v primeru, ko vročamo naslovniku Janezu Novaku, Novak d.o.o., Novakova 12, Novaki. Pošta vrne pošiljko nazaj kot "naslovnik neznan". Ponovno pošljemo pošiljko, tokrat naslovimo Novak d.o.o., Janez Novaki, Novakova 12, Novaki in je pisanje vročeno. Ali lahko v tem primeru štejemo, da je pisanje vročeno osebi na delovnem mestu?

Ali se lahko ista pošiljka, ki je bila vrnjena s pripisom vročevalca preseljen (z novim naslovom) ali neznan, stranki, za katero se na podlagi vpogleda v uradne evidence ugotovi, da je zaposlena, samo ponovno odpremi na naslov delodajalca, ali je potrebno v informacijskem sistemu kreirati nov dokument, kjer se navede nov naslov vročanja, in se ga nato odpremi?

Vročanje je pomembno opravilo v postopku, saj brez ustrezne vročitve postopek ni končan oz. pisanja v razmerju do naslovnika ne dobijo pravnih učinkov (več v Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, glej poglavja o občevanju med organi in strankami, teku rokov, nastopu dokončnosti itd. ter rabi pravnih sredstev).

V primeru vročanja prek delodajalca bi bilo najbolj pravilno, da organ pošiljatelj že v pisanje in na kuverto napiše poštni naslov delodajalca in ime delavca; torej se naslovniku kuverta pošlje na sedež delodajalca, brez navedbe naziva delodajalca, kar pomeni, da se kombinira ime naslovnika/delavca in poštni naslov delodajalca). To pomeni, da mora vročevalec (kurir, poštar) pisanje vročiti konkretnemu naslovniku, ta pa, če je prisoten, ne sme zavrniti prevzema (95. člen ZUP). Namreč vroča se na tisti naslov, kjer je največ verjetnosti, da se naslovnik nahaja in da bo pisanje prevzel.

Res pa je, da delodajalec ni dolžan vročevalca spustiti v notranjost stavbe. Vročevalec naj bi sicer poiskal delavca naslovnika na lokaciji delodajalca, enako kot naslovnika na njegovem zasebnem naslovu bivanja, torej se vročevalec pri delodajalcu oglasi tudi pri tajništvu, sprejemni oz. glavni pisarni. Veliko število zaposlenih tako ne more vplivati na dejstvo, da vročevalec lahko neposredno vroči naslovniku pošiljko na delovnem mestu. Če vročevalec najde naslovnika osebno, ta podpiše vročilnico, sicer vročevalec samo pusti sporočilo o prispelem pismu na naslovu delodajalca za delavca. Ta ima možnost v 15 dneh pisanje dvigniti pri vročevalcu ali pa nastopi fikcija vročitve. Lahko pa v skladu z drugim odstavkom 89. člena ZUP (če tako želijo in jih delavec/naslovnik pooblasti, četudi naknadno in nepisno) prevzema po tem načinu, da prevzame pošto tudi katerikoli sodelavec pri delodajalcu za delavca. Ta oseba, ki je pisanje prevzela, se kot pooblaščenec vpiše na vročilnico, ki se šteje za takoj vročeno in začnejo teči roki za delavca. Če želi pošiljko prevzeti nekdo, ki na organu ni uradno pooblaščen s strani stranke, more potrditi svojo identiteto z osebnim dokumentom. Smiselno lahko upoštevamo sodbo UPRS U 456/2001 z dne 22. 8. 2002, sicer vezano na pravila ZDavP, a odločitev se smiselno lahko uporablja tudi za določbe ZUP. UPRS v sodbi izpostavlja pomembnost osebne vročitve, vročevalec lahko pošiljko vroči sodelavcu na delovnem mestu le, če predhodno ne najde naslovnika.

Delodajalec pa ni dolžan prevzemati pisanje za zaposlene in nastopati kot vročevalec v imenu organa pošiljatelja ter pošiljati podpisane vročilnice. Kar se tiče dvojnih ovojnic, le te bi bile dopustne samo takrat, kadar delodajalec lahko oziroma mora nastopati v vlogi posrednika. ZUP te primere omeji na zaposlene v pomorskem in zračnem prometu, enako velja za vojake na misijah, podobno je z zaporniki (92. člen ZUP in 93. člen ZUP; podobno in podrobneje v tem primeru). V vseh ostalih primerih pa od delodajalca ne moremo pričakovati in zahtevati, da bi nastopal kot vročevalec.

V zvezi s pravico izjaviti se velja, da s fikcijo vročitve rok šele začne teči, poleg tega je fikcija neizpodbojna, zato načelo zaslišanja stranke ne bi smelo biti prizadeto.

Glede vročanja pošiljke Janezu Novaku je vročitev nepravilna, tako da ne gre za vročitev na delovnem mestu. Zato je treba pri vročanju na delovnem mestu na pošiljki navesti kombinacijo imena delavca (Janez Novak) in naslov delodajalca (Novakova 12, Novaki), ne pa tudi naziva delodajalca (Novak d.o.o.). V konkretnem primeru se tako ne ve natančno, komu je bilo vročeno. V takem primeru je Janezu Novaku vročeno šele tedaj, ko mu je dejansko vročeno oziroma ko se je dejansko seznanil z dokumentov (gl. 98. člen ZUP). Taka pošiljka se lahko vroči zgolj Janezu Novaku oz. pooblaščencu za vročitve v skladu z 89. členom ZUP. V kolikor pošiljke nihče od navedenih ne prevzame, vročevalec pusti sporočilo o prispelem pismu na naslovu delodajalca za delavca, ki ima možnost v 15 dneh pisanje dvigniti pri vročevalcu, sicer nastopi fikcija vročitve.

Če se je pošiljka vrnila organu zaradi neuspešne vročitve, se zato z vidika organa ponovno (v razmerju do naslovnika pa prvič) vroča, tokrat na naslov delodajalca. Organ v ta namen ne izdaja novega dokumenta, ampak vroča dokument, ki v predhodnem poskusu ni bil vročen. Na to ne vpliva, če je na dokumentu morda zapisana odredba za vročanje na prejšnjem naslovu. Tovrstna odredba po pravilih upravnega poslovanja ni del dokumenta, ampak je namenjena notranjemu poslovanju organa, tj. osebam, ki v organu opravljajo naloge glavne pisarne, da se seznanijo komu in na kakšen način naj odpremijo dokument, zato se zabeleži le v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva. Drugačno postopanje organa, ki vseeno zabeleži odredbo o načinu vročitve tudi na dokument, na (ponovno) vročanje tako ne vpliva. Ker se vroča isti dokument (ista številka) se zaradi ponovnega poskusa vročitve spremeni le odredba za vročitev v evidenci dokumentarnega gradiva pri tem dokumentu. Operativno to pomeni, da se tak dokument, ki se vroča po fizični poti, vloži v novo ovojnico, na katero se navede osebno ime naslovnika in naslov delodajalca ter na ta način odpremi. Dejstvo, da je vročen dokument na drugem naslovu, kot je naslov odredbe na dokumentu, na veljavnost dokumenta oziroma pravilnost vročitve ne vpliva.