V upravnem postopku izdajamo odločbe in sklepe, kjer po ZUP v uvodu zapišemo tudi način uvedbe postopka. V praksi pa posamezne uradne osebe različno razumejo, ali se pri zavrženju (npr. zaradi v danem roku nedopolnjene nepopolne vloge) ali zavrnitvi zahteve, torej ko stranki ni bilo ugodeno, zapiše, da je bil sklep oz. zavrnilna odločba izdan/a po uradni dolžnosti (saj stranka ni želela zavrženja oz. zavrnitve) ali na zahtevo (saj je slednjo stranka podala)? Odgovor na to vprašanje je pomembnen tudi zato, ker se pojavi še vprašanje glede plačila upravne takse, saj se za akte, izdane po uradni dolžnosti v skladu z 22. členom Zakona o upravnih taksah (ZUT, Ur. l. RS, št. 8/2000 in novele) upravna taksa ne plača. Ali je pravilno stališče, da se sklep o zavrženju izda po uradni dolžnosti, zavrnilna odločba pa na zahtevo (čeprav bi pri tem prišlo do neenake obravnave zavezancev za takso)? Ali je sploh možno delovanje organa po uradni dolžnosti, če po področni zakonodaji vodi le upravne postopke na zahtevo strank? Nadalje se postavlja vprašanje, ali je potrebno v uvodu sklepa o stroških postopka napisati, da se ta izdaja po uradni dolžnosti ali na zahtevo stranke (če se je sicer zadeva začela na zahtevo stranke)?

Delovanje organa po uradni dolžnosti je v zakonodaji večkrat opredeljeno, čeprav organ sicer vodi le postopke na zahtevo stranke. Torej načeloma po zakonu organ mestoma mora, mestoma pa v okviru t. i. procesne diskrecije lahko ravna po uradni dolžnosti, zlasti kadar to v zakonu opredeljen javni interes terja od njega (npr. pazi na svojo pristojnost in status stranke po uradni dolžnosti, preverja pooblastila, preverja resničnost dejstev po uradni dolžnosti, obračunava stroške postopka, odreja izvedbo dokazil ...).

Glede uvedbe postopka je potrebno ločiti:

*na eni strani uvedbo postopka brez ali celo proti volji stranke, tedaj gre za postopek po uradni dolžnosti. Če pa se začne postopek voditi zaradi vložene zahteve stranke, gre za postopek na zahtevo;
*na drugi strani gre za smer rešitve vložene zahteve v postopku na zahtevo, kajti četudi organ stranki ni ugodil, je to še vedno postopek na zahtevo, saj postopka sploh ne bi začel, če zahtevka ne bi bilo.

Tako se denimo pri sklepu o zavrženju zaradi nepopolne vloge v uvodu (po 212. členu ZUP) zapiše, da je akt izdan na zahtevo stranke. Res stranka ni želela zavrženja, a način uvedbe postopka pomeni odgovor na vprašanje, ali bi organ sploh izdal sklep, če vloge ne bi bilo. Ker je odgovor nikalen, je torej razvidno, da gre za postopek na zahtevo. Upravna taksa se torej v takem primeru plača, saj je vložnik povzročil delo organu (taksa pomeni pavšal stroškov za delo organa) in po strankini krivdi (nedopolnitev na podlagi poziva) ni prišlo do vsebinskega (pozitivnega) odločanja.

Povsem enako velja pri izdaji zavrnilne odločbe. V obeh primerih, pri zavrženju in zavrnitvi zahteve gre torej za izdan akt na zahtevo stranke. Ta besedna zveza namreč ne pomeni smeri rešitve, ampak način začetka postopka.


Velja torej, da se zapiše način uvedbe postopka, v katerem se tak akt izdaja v uvodu vseh pisnih aktov (odločbah in sklepih). Zato je npr. tudi pri izdaji sklepa o stroških odločilno, ali je organ upravni postopek, v katerem se odloča o stroških, začel na zahtevo stranke ali po uradni dolžnosti. Odločanje o stroških je tako kot ostale procesne odločitve, ki se izdajajo v obliki pisnega sklepa, vezano na upravno zadevo, zato pri tem ni pomembno, ali o procesnem vprašanju (npr. stroških) odloča med postopkom (npr. povrnitev stroškov pričam), ob zaključku postopka (z odločbo ali sklepom, s katerim se postopek zaključi) ali s samostojnim sklepom, ki je bil posebej napovedan v aktu, s katerim se je postopek zaključil.