Kaj storimo z izločenim dokumentarnim gradivom?

Izločanje dokumentarnega gradiva določa Uredba o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele; glej od 79. in do 82. člena), po katerem se mora na vsakih pet let iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva izločiti ali izbrisati gradivo, ki mu je potekel rok hrambe.

Izločeno dokumentarno gradivo, ki vsebuje tajne podatke, se mora po Zakonu o tajnih podatkih (Ur. l. RS, št. 50/06 in novele) uničiti tako, da ga ni več mogoče prebrati.


Izločanje gradiva iz stalne zbirke je uničevanje gradiva (oziroma brisanje vsebine gradiva v informatizirani obliki), ki mu je potekel rok hrambe – v vsakem primeru pa ostanejo evidence o zadevah in dokumentih nedotaknjene (evidenčni podatki o gradivu se ne izbrišejo) (po Kovač et al., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 143).