Koliko stalnih zbirk dokumentarnega gradiva ima lahko upravni organ?

Vsak posamezni upravni organ lahko ima izhajajoč iz drugega odstavka 69. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) le eno stalno zbirko dokumentarnega gradiva. Slednja mora biti ločena od tekoče zbirke. Po 74. členu UUP se obe zbirki moreta vzdrževati tako, da je dokumentarno gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo ter da je onemogočena njegova neupravičena sprememba ali uporaba.

Stalno zbirko ureja 73. člen UUP, ki določa, da je stalna zbirka zbirka dokumentarnega gradiva, v kateri organ hrani vse dokumentarno gradivo, ki ga organ hrani več kot dve leti. V tej zbirki se gradivo hrani do izteka rokov hrambe ali do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu. Dokumentarno gradivo se iz zbirke odbira in izloča najmanj vsakih pe let.