Kako se zapiše rok hrambe na ovoj zadeve, za vsebino katere je določen rok hrambe npr. 5 let, če je bila zadeva rešena npr. 10. maja 2004?

Rok hrambe se praviloma označi v spodnjem desnem kotu ovoja, kot to določa četrti odstavek 55. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in novele). Po 78. členu UUP se roki hrambe določijo v skladu s predpisi in strokovnim navodilom pristojnega arhiva, v njihovem okviru pa glede na oceno, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo organa. Kadar pa gre za vrste dokumentarnega gradiva, pri katerih je rok hrambe že določen, se rok zapiše samo v evidenco zadev, ne pa tudi na ovoj.

Izračun roka pa se določi, ko je zadeva rešena, kar natančneje določa četrti odstavek 78. člena UUP v dveh točkah:

1. čas od dneva rešitve zadeve do zadnjega dne v letu se izpusti; rok trajanja začne teči vselej od 1. januarja naslednjega leta;

2. na podlagi roka, zapisanega v evidenco, se izračuna najbližje leto, ko je zadevo dovoljeno izločiti iz zbirke in uničiti.


Primer: 10. maja 2004 je zadeva rešena; rok hranjenja je 5 let.
Rešitev: rok hrambe teče od 01. 01. 2005 do vključno 31. 12. 2009; gradivo se sme uničiti šele v letu 2010.