Ali je po 63. členu ZUP dopustna vložitev vloge po telefaksu in na kakšne časovne omejitve je vezana? Ali je možno na osnovi prispelega faks sporočila sprejeti določen ukrep (npr. izdaja odločbe na osnovi faks sporočila)?

»Po zunanji obliki je vloga lahko pisna ali ustna. Pisna vloga je vloga, ki je napisana ali natisnjena na papir, obrazec ali drug ustrezen nosilec, na katerem lahko stranka izrazi svojo izjavo« (Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 200). Vloga v upravnem postopku se po drugem odstavku 63. člena ZUP lahko vloži v pisni obliki. Za vlogo v pisni obliki šteje vloga, ki je napisana ali natisnjena in lastnoročno podpisana (govorimo torej o vlogi v fizični obliki).

Glede naslovnega vprašanja velja pretežno stališče, da tudi vloga, poslana po telefaksu (taka vloga je natisnjena), šteje za vlogo, poslano v fizični obliki, zato velja, da bo taka vloga štela za pravočasno, če je bila poslana najkasneje zadnji dan roka, vendar pa bo taka vloga formalno pomanjkljiva, namreč manjka ji obvezna sestavina fizičnih vlog po 66. členu ZUP, tj. manjka lastnoročni podpis vložnika.

V petem odstavku 66. člena ZUP določa, da vložnik mora vlogo podpisati. V takem primeru organ vloge ne bo takoj zavrgel, temveč bo stranko v petih delovnih dneh pozval k dopolnitvi vloge z dopisom za odpravo pomanjkljivosti, po 67. členu ZUP, ter v njem stranki postavil rok za odpravo navedene pomanjkljivosti, tj. odsotnosti lastnoročnega podpisa.

Stranko prav tako obvezuje dejstvo, da mora po 66. členu ZUP dopolniti vlogo, prispelo po telefaksu, z njenim izvirnikom. Če bo stranka vlogo dopolnila v postavljenem roku (prišla na primer osebno in vlogo lastnoročno podpisala oziroma osebno vročila izvirnik vloge, prispele po telefaksu, ali pa jo bo na primer poslala še enkrat priporočeno po pošti), bo taka vloga štela za pravočasno. Za uveljavljanje pravice se šteje čas vložitve prve vloge, torej faks vloge, in ne vložitve dopolnjene vloge – slednji je važen le za rok za odločitev v zadevi, ki teče organu šele od dopolnitve. V primeru, da stranka vloge ne bo dopolnila pravočasno, se bo vlogo po drugem odstavku 67. člena ZUP s sklepom zavrglo.

Tudi sklepa višjega ter delovnega in socialnega sodišča (sklep višjega sodišča, opr. št. I Cp 634/2003 ter sklep delovnega in socialnega sodišča, opr. št. opr. št. VIII Ips 21/2000) določata podrobnejša pravila o statusu vloge, prispele po telefaksu, in sicer, da v konkretnem upravnem postopku ni mogoče šteti izvirnega podpisa subjekta na vlogi, obrazcu ali drugem, ki naj bi bilo poslano po faksu, saj podpis, predložen na osnovi faks sporočila, ni overjen v skladu s pogoji, ki jih določata ZUP in Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP, Uradni list RS, št. 98/04 – UPB in novele). »Vloge, na katerih ni podpisa vložnika, temveč le fotokopiran podpis, ni mogoče pravno upoštevati, če ni njena pristnost overjena, kakor je predpisano za overitev prepisov listin« (sklep delovnega in socialnega sodišča, opr. št. VIII Ips 21/2000).

Vloga na osnovi telefaksa ni vezana na nobeno časovno omejitev, saj je o tem posebej odločalo že Vrhovno sodišče v upravnem sporu, in se lahko vloži kadarkoli, ne samo v času uradnih ur upravnega organa. Vendar pa vložnik nekoliko tvega, namreč organ ni dolžan imeti 24 ur vzpostavljenega sistema prejema telefaks sporočil, prav tako pa lahko pride sporočilo v neprave roke in do iskanja sporočila oziroma obstaja tveganje, da sporočilo sploh ne pride v roke uradne osebe, ki je zadolžena za vodenje določenega postopka.