Kako ravna uradna oseba v postopku (npr. podaljšanje veljavnosti dovoljenja), če namesto stranke poda zahtevo druga oseba?

Kako naj se ravna v primeru, da oseba, ki zatrjuje, da je pooblaščenec stranke, poda vlogo brez pooblastila in brez navedbe naslova? Po izrecnem pozivu uradne osebe stranki, da mora predložiti pooblastilo, odobriti opravljeno dejanje in predložiti naslov pooblaščenca, pooblaščenec sam pooblastilo predloži (datirano pred datumom vloge), a ustno izjavi, da ne želi dati svojega naslova, temveč naj se vse zadeve vročajo stranki.

Na upravnih področjih, kjer ni s posebnim zakonom izrecno določeno, da mora procesna dejanja opraviti osebno stranka, lahko poda zahtevo (npr. za podaljšanje vozniškega ali prometnega dovoljenja) tudi druga oseba, a jo mora stranka pooblastiti s pisnim pooblastilom oz. s pooblastilom pri organu ustno na zapisnik (55. člen ZUP) oz. ta tako izjavi v postopku vročanja (89. člen ZUP).

Pooblaščenec zastopa interese stranke in izraža njeno voljo v njenem imenu, za njen račun (Jerovšek et al., Komentar ZUP, 2004, str. 310). Njegovi podatki (ime, priimek in naslov) morajo biti razvidni iz same vloge (glej prvi odstavek 66. člena ZUP, ki določa obvezne splošne podatke vloge; več Breznik et al., Komentar ZUP, 2008, str. 245) ter seveda v pooblastilu, iz katerega mora biti razviden tudi obseg procesnih dejanj, za katera ga stranka pooblašča ter obdobje (če je pooblastilo časovno omejeno, glej prvi odstavek 57. člena ZUP). Neustreznost pooblastila pomeni bistveno kršitev pravil postopka (glej četrto točko drugega odstavka 237. člena ZUP).

V danih primerih je domnevni pooblaščenec zahteval uvedbo postopka, a ni predložil pooblastila. Glede na pomen takega procesnega dejanja za stranko, se v skladu s četrtim odstavkom 55. člena ZUP vedno zahteva predložitev pooblastila, tudi v primerih, ko gre sicer za člana družine ali gospodinjstva oz. osebe, zaposlene pri stranki ter druge osebe, za katere se sicer drugače za opravo posameznih dejanj, ne zahteva predložitev pooblastila (pod pogojem, da uradna oseba tako osebo pozna in ne dvomi o obstoju in obsegu pooblastila). Če pooblastilo ni predloženo organu, organ torej stranko ali domnevnega pooblaščenca po 55. in 67. členu ZUP pozove, da vlogo dopolni v določenem roku s pooblastilom, ki vsebuje tudi odobritev opravljenih dejanj, sicer jo s sklepom zavrže. V pozivu oz. dopisu je potrebno izrecno opozoriti, da bo v primeru zamude roka, ali ponovno pomanjkljivega pooblastila (npr. brez naslova pooblaščenca), vloga vložena v imenu stranke, s sklepom zavržena. Že opravljena dejanja se v tem primeru ne upoštevajo. Zoper ta sklep je dovoljena pritožba.

Uradna oseba mora nadalje, če/ko je pooblastilo vloženo, po uradni dolžnosti preizkusiti pravilnost pooblastila (drugi odstavek 56. člena ZUP). Če pooblastilo ni predloženo organu ali je pomanjkljivo, organ stranko oz. domnevnega pooblaščenca v skladu s petim in šestim odstavkom 55. člena ZUP, z dopisom pozove, da v določenem roku predloži ustrezno oz. popolno pooblastilo, ki vsebuje tudi odobritev opravljenih dejanj in podatke o pooblaščencu (ime in priimek, naslov). Do predložitve ustreznega pooblastila organ ne sme izdati odločbe. Če se pozvani k dopolnitvi ne odzove, se zahteva zavrže. Organ ravna torej v takem položaju enako, kot če pooblastilo sploh ne bi bilo predloženo.

V skladu z 88. členom ZUP se namreč v primeru, ko ima stranka pooblaščenca, vsa pisanja vročajo njemu in s tem trenutkom štejejo za vročena stranki (roki za stranko začnejo teči ipd.). Da bi organ lahko sploh in tudi pravočasno vročil dokumente pooblaščencu, mora imeti njegov naslov. Vročanje stranki, namesto pooblaščencu, pomeni kršitev pravil postopka. Stranka si postavi pooblaščenca bodisi, ker nima zadostnega znanja ali zaradi njene odsotnosti. Vročanje pisanja stranki, čeprav ima pooblaščenca, ji lahko onemogoči pravico do sodelovanja v postopku in uporabe pravnega sredstva oz. sodnega varstva (glej Jerovšek et al., ib., str. 310-311; in sodbi št. U 1633/93-6, 1. 6. 1994, 2033/97-12) in lahko pomeni kršitev ustavne pravice do pravnega sredstva (25. člen URS). Sklepno torej velja, da pooblaščenec mora podati svoj naslov. Če tega ne stori niti po izrecnem pozivu, se vloga s sklepom zavrže, saj glede obstoja pooblastilnega razmerja ne sme biti dvomov, ki pa jih vzbuja prav nepripravljenost za sodelovanje pooblaščenca.