Kako postopa upravni organ z zahtevo, kjer področni predpis kot del popolne vloge zahteva prilogo, ki je vložnik ni predložil, vendar to sploh ni v njegovi moči, ker je priloga pogodba, ki bi jo morala podpisati druga oseba, ta pa slednje protipravno zavrača?
Kako torej ravnati, da stranki ne bo njena zahteva zavržena, čeprav sama postopa pravilno, še zlasti, ker področni zakon določa materialni rok za uveljavitev pravice stranke?
Ali upravni organ od stranke sme zahtevati predložitev podatkov, o katerih je dolžan sam poizvedeti?

V primeru pomanjkljive vloge upravni organ le-te ne sme zavreči zgolj zaradi njene pomanjkljivosti, temveč mora po uradni dolžnosti z dopisom stranko pozvati k dopolnitvi po 67. členu ZUP. Hkrati jo mora tudi opozoriti na posledice neodprave pomanjkljivosti vloge (zavrženje s sklepom). Organ mora storiti vse, da bo zahtevek lahko obravnaval (po Jerovšek et al., ZUP s komentarjem, 2004, str. 253–254).

Kadar gre za odobritev strankinemu zahtevku in je kot del priloge potrebna pogodba, brez katere ni mogoče začeti postopka, ker s tem ni izkazana sklenitev pravnega posla, je organ stranko dolžan pozvati k dopolnitvi vloge. V primeru, da le-ta vloge ne dopolni, jo organ lahko s sklepom zavrže.

Zakon ne predvideva situacije, ko stranki rešujeta pravdni spor. V primeru slednjega odločitev sodišča nadomesti pogodbo. V takšnem primeru je smiselno, da prične rok za vložitev pravnega posla teči od datuma pravnomočne sodbe sodišča. Na tem mestu tudi ni mogoče takšne situacije interpretirati z mnenjem, da bi se postopek prekinil, niti ga ni mogoče prekiniti zaradi formalne pomanjkljivosti vloge, ker postopek sploh še ni uveden. Stranko oz. vlagatelja se opozori, da je pravočasno upoštevana vloga tudi vloga, ki je vložena v zakonitem roku po pravnomočni odločitvi sodišča, ki z dnem pravnomočnosti postane enakovredna pogodbi.

Postopkom, ki so začeti na zahtevo stranke, ob vlaganju vlog ni potrebno prilagati raznih potrdil, izpiskov in drugih podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc, katere vodijo različni upravni in drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil (66. člen ZUP). V primeru slednjega morajo upravni organi postopati po 139. členu ZUP, ki predpisuje, da si mora uradna oseba, ki vodi postopek, sama priskrbeti po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, ki so ključna za opravljanje upravnega postopka. Po tem členu mora uradna oseba postopati ne glede na to, ali se evidenca vodi pri organu, pri katerem se vodi postopek, ali pri katerem drugem državnem organu.