Ali je dopustno vabiti stranko z navadnim vabilom (ne po ZUP) zaradi pridobitve odziva v čim krajšem možnem času (vabljenje po ZUP lahko poteka predolgo, zato bi poslali vabilo brez osebne vročitve ali ga posredovali le po telefonu)? Če organ ne dobi odziva na navadno vabilo, ali se lahko zatem vabi po predpisih ZUP?

Vabilo ima pravno naravo poziva, s katerim se zagotavlja navzočnost strank, prič, izvedencev in drugih udeležencev pri posameznih procesnih dejanjih. Vabilo je lahko v obliki vnaprej predpisanega obrazca, lahko pa se sestavi tudi posebno vabilo, kadar je od vabljenega potrebno zahtevati določene listine, ki jih v vnaprej predpisanem vabilu ni mogoče navesti.

Stranko in druge udeležence v postopku se vabi na podlagi 83. člena ZUP. Vabilo se vroči osebno po pošti ali po elektronski poti stranki oziroma drugim naslovnikom, saj je pomemben rok, ki prične teči od dneva vročitve dalje. Gre za petnajstdnevni rok, v katerem se morata stranka in drug udeleženec v postopku odzvati na vabilo in potrditi udeležbo na ustni obravnavi. Z osebno vročilnico ima organ dokazilo o vročitvi in datumu vročitve; v primeru, če naslovnika oziroma vabljenca ni, se vabilo pusti pri vročevalcu, pri čemer ima vabljenec 15 dni časa, da se zglasi po vabilo, v nasprotnem primeru se naslednji dan od poteka petnajstdnevnega roka šteje za dan vročitve, ne glede na to, ali je vabljenec prejel vabilo ali ne. ZUP izrecno ne prepoveduje vabljenja strank in drugih udeležencev z vabilom, ki se ga pošlje z navadno vročitvijo, vendar v takem primeru organ nima dokazila o vročitvi in datumu vročitve, posledično pa naslovnika ni mogoče sankcionirati zaradi neudeležbe.

Nadalje se lahko stranka kot tovrstni naslovnik, če je bil postopek zaključen, pritoži, češ da ni imela možnosti izjaviti se (načelo zaslišanja stranke, 7. člen ZUP in 237. člen ZUP). Lahko se namreč sklicuje, da ni nikdar prejela vabila, organ pa nima dokazila o vročitvi.

Vabljenje na podlagi navadnega vabila je torej možno, vendar pa je potrebno zatem tudi takoj vabiti po ZUP, če ni odziva vabljenca, da se postopek vodi ekonomično in upoštevajoč javno korist ter pravice strank. A navadno vabljenje običajno ni smiselno, saj gre z zamikom najprej vabila z navadno in potem še osebno vročitvijo za še daljši postopek, kot bi bil, če bi se takoj vročalo osebno, kar predstavlja strošek in izgubljen čas za organ in stranke. Zatorej je bolj smiselno in utemeljeno vabljenje skladno z ZUP že takoj ob prvi odpremi vabila.