Upravni organ je z odločbo zavrnil pravico, ki jo je stranka uveljavljala. Stranka se je na odločbo v zakonsko določenem roku pritožila. Iz pritožbe je razvidno, da je pritožbeni razlog, tj. napačno ugotovljeno dejansko stanje, utemeljen. Četudi upravni organ popravi napako, pa bo odločba še vedno negativna, ker ni izpolnjen drug pogoj za priznanje pravice po področnem predpisu. Nadomestna odločba bo torej v izreku enaka, kot je bila prva, le obrazložitev bo spremenjena.

Ali lahko v takem primeru organ prve stopnje, na podlagi pritožbe, izda odločbo, v kateri je popravljena napaka, ki je navedena v pritožbi, prek pravilne obrazložitve ob istem izreku, ali mora reševanje odstopiti drugostopenjskemu organu?

Če so formalni pogoji dani, lahko prvostopenjski organ brez dopolnjenega postopka izda nadomestno odločbo, če je pritožba utemeljena in ni potreben nov ali dopolnjen ugotovitveni in dokazni postopek. To je nova prvostopenjska odločba, zoper katero je dovoljena nova pritožba, predstavlja pa izraz načel varstva pravic strank in ekonomičnosti. Pritožbi namreč takoj ugodi že prvostopenjski organ, če spozna svojo napako, je ne odstopi drugi stopnji, kar bi postopek in uveljavitev pravic strank zavleklo (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2024, str. 250).

Po ZUP lahko organ prve stopnje kot izdajatelj izpodbijane odločbe v primeru utemeljene pritožbe izda nadomestno odločbo, “če spozna, da je pritožba utemeljena”, pa ni potreben nov ugotovitveni postopek. Tako lahko reši zadevo drugače in z novo odločbo nadomesti odločbo, ki se s pritožbo izpodbija (242. člen ZUP), ali, če je organ, ki je izdal odločbo, ob reševanju pritožbe spozna, da je bil izvedeni postopek nepopoln in je to utegnilo vplivati na odločitev o zadevi, dopolni postopek (243. člen ZUP), ali v kolikor je bila odločba izdana brez poprejšnjega ugotovitvenega postopka, čeprav je bil obvezen, oziroma če je bila odločba izdana, ne da bi bila stranki dana možnost, da se izjasni o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe, čeprav je bilo to obvezno, in stranka v pritožbi zahteva, da se ji da ta možnost, mora organ prve stopnje ta postopek izvesti (244. člen ZUP). Če organ, ki je izdal odločbo, ugotovi, da je vložena pritožba dovoljena in pravočasna ter jo je vložila upravičena oseba, pa ne nadomesti izpodbijane odločbe z novo odločbo, mora pritožbo brez odlašanja, najpozneje pa v 15 dneh po prejemu, poslati organu, ki je pristojen, da o njej odloči.

Nadomestna odločba je za pritožnika lahko torej tudi vsebinsko neugodna, bodisi enaka kot že prej ali še manj ugodna, pomembno je, da je v skladu z načelom zakonitosti in v danem primeru tudi materialne resnice. Pomembno je torej le, da se v postopku izdaje nadomestne odločbe ugotovi, da je bila pritožba utemeljena v razlogu, ki ga je pritožnik navedel. Prvostopenjski organ tako lahko v primeru resnično napačno ugotovljenih dejstev izda nadomestno odločbo, čeprav tudi ta ne bo za stranko ugodilna.

Če bo stranka zoper to novo odločbo vložila novo pritožbo, pa jo je potrebno v skladu s četrtim odstavkom 243. člena ZUP takoj odstopiti organu druge stopnje, saj ni dovoljeno izdati nadomestne določbe v isti zadevi več kot enkrat.

Toda z novo odločbo je mogoče nadomestiti izdano odločbo v zadevah z eno stranko. V primeru več strank, ki imajo (so imele) nasprotujoče si zahtevke, tega ni mogoče narediti, če se je pritožila le ena stranka, saj bi popravljena odločba lahko prizadela pravice drugih vpletenih. Tako v zadevah z eno samo stranko za izdajo nove odločbe ni potreben nov ugotovitveni postopek (tako Androjna in Kerševan, Upravno procesno pravo, 2006, str. 482).