Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP-I, Ur. L. RS, št. 85/25) ne zahteva več podpisa stranke (in drugih udeležencev v postopku) na zapisniku, v katerih je vpisana njihova izjava. Podpis stranke na zapisnik o zaslišanju je imel do sedaj pomembno vlogo tako z vidika varstva pravic stranke kot tudi z vidika pravne varnosti upravnega organa.

Ali nova ureditev predvideva konkretne nadomestne mehanizme (npr. obvezno zvočno snemanje, izrecno zapisovanje izjave o strinjanju z vsebino, druga procesna jamstva, podpisovanje na elektronske tablice ipd.), ki bodo lahko učinkovito nadomestili dosedanjo funkcijo podpisa stranke na zapisnik zaslišanja?

Pomembna novost Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP-I, Ur. L. RS, št. 85/25) je podpisovanje zapisnika. Tega mora podpisati le uradna oseba, ki je vodila procesno dejanje, podpis zapisnikarja, strank in drugih udeležencev, katerih izjava je zapisana na zapisnik, z vidika normativno predpisane obličnosti ni več potreben. Zakonodajalec je prav tako opustil obveznost overjanja večstranskega zapisnika s podpisom uradne osebe in osebe, katere izjava je zapisana na koncu strani. S takšno ureditvijo se sledi ureditvi v Zakonu o pravdnem postopku (ZPP, Ur. l. RS, št. 73/07 – uradno prečiščeno besedilo in nasl.) (glej 122. člen ZUP) in nekaterim tujim zakonom, ki urejajo upravni postopek (glej dokument Vlade RS, št. 00704-115/2025/9 z dne 27. 5. 2025 (EVA 2024-3130-0043), obrazložitev k 17. členu). Tudi sodna praksa po letu 2007, ko je ZPP vzpostavil pravilo o (ne)podpisovanju zapisnika, tega ni problematizirala (glej na primer sodbo VSRS II Ips 1248/2008 z dne 29. 1. 2009, sodbo VSC Cp 436/2020 z dne 10. 12. 2020 in sklep VSL II Cp 2750/2009 z dne 19. 11. 2009).

Treba je opozoriti, da morebitno podpisovanje zapisnika, ki ga zakon ne zahteva, samo po sebi ne pomeni kršitve pravil postopka, ki bi vplivale na zakonitost odločitve. Podpis strank in drugih udeležencev že sedaj per se ni potreben, da zapisnik velja kot javna listina oziroma kot dokaz o poteku postopka in vsebini danih izjav. V skladu z veljavno ureditvijo se podpis zapisnika lahko odkloni in to ne vpliva na verodostojnost in posledično značaj javne listine. Zapisnik je namreč treba razumeti kot dejanje organa, ne strank, ob tem pa upoštevati, da način njegovega overjanja v ničemer ne vpliva na pravico do ugovora na vsebino zapisnika, s tem pa tudi na njegovo veljavnost kot javne listine in dokaza o poteku postopka in o vsebini danih izjav (pravilo iz 80. člena ZUP, da zapisnik ne postane javna listina v delu, na katerega se nanaša ugovor, se ne spreminja). Zato je ključno, da se sodelujoči osebi omogoči seznanitev z zapisnikom in podaja pripomb na vsebino, kar se evidentira, ne pa tudi njen podpis. (glej Remic v Kovač in Kerševan (ur.), Novela ZUP-I z uvodnimi pojasnili in ključnimi poudarki, 2026, str. 51 in dokument Vlade RS, št. 00704-115/2025/9 z dne 27. 5. 2025 (EVA 2024-3130-0043), obrazložitev k 17. členu).

Omenjena sprememba je koristna predvsem takrat, ko bo zapisnik izvorno nastal v elektronski obliki (npr. pri izvedbi ustnih obravnav, kadar se izvajajo po videokonferenci), saj tako odpade potreba po več administrativnih dejanjih (na primer v zvezi s tiskanjem, skeniranjem ali fizično hrambo). Uradna oseba zapisnik v fizični obliki podpiše z lastnoročnim podpisom, v elektronski obliki pa s kvalificiranim elektronskim podpisom (glej Remic v Kovač in Kerševan (ur.), Novela ZUP-I z uvodnimi pojasnili in ključnimi poudarki, 2026, str. 51).

Druge spremembe zakona, ki so se prav tako uveljavile z ZUP-I, kot je možnost (in ne obveznost) zvočnega snemanja zapisnika, niso v ničemer povezane s opustitvijo podpisa zapisnika s strani strank in drugih udeležencev postopka. Tudi sicer pa ZUP-I ne uvaja podpisovanja na podpisno tablico.

Enako velja glede zapisa izjave o strinjanju z vsebino zapisnika, če udeleženec nima pripomb, ker je uradna oseba tako morala postopati že pred ZUP-I.