Na novo uveljavljen podzakonski predpis spreminja roke hrambe dokumentarnega gradiva. Predpis v prehodnih določbah ne določa, ali se nov rok nanaša na rešene zadeve po prejšnjem podzakonskem predpisu ali na zadeve rešene po spremenjenem oz. novem predpisu. Kateri rok hrambe se uporablja za zadeve, rešene po starem predpisu, ki je določal daljši rok hrambe?

Pri presoji, kateri predpis se uporablja ob spremembi podzakonskega predpisa, je treba izhajati iz pravil o časovni veljavnosti predpisov. Prvi odstavek 155. člena Ustave RS določa, da zakoni, drugi predpisi in splošni akti ne smejo imeti povratne veljave. Iz tega izhaja splošno pravilo, da se predpis uporablja od dneva svoje uveljavitve naprej in ne posega v pravne položaje oziroma pravne posledice, ki so nastale pred njegovo uveljavitvijo, razen če je drugače izrecno določeno.

Na ravni upravnega postopka to pravilo potrjuje tudi načelo zakonitosti, določeno v 6. členu ZUP, po katerem mora organ odločati in postopati na podlagi ustave, zakonov in drugih predpisov, ki veljajo v času odločanja. To pomeni, da se ob uveljavitvi novega predpisa pri nadaljnjem delu organa praviloma uporabljajo nova pravila, in sicer od dneva, ko predpis začne veljati oz. se uporabljati.

Ob uveljavitvi novega predpisa se ta zato uporablja za vse primere za naprej, tudi za zadeve, ki so ob uveljavitvi še v teku, razen če novi predpis v prehodnih določbah določa drugače.

Prehodne določbe so namenjene prav urejanju razmerja med staro in novo ureditvijo ter določanju, ali in kako nova pravila vplivajo na že začete ali že zaključene zadeve. Če želi normodajalec uporabo novega predpisa omejiti le na nove zadeve ali iz njegove uporabe izključiti zadeve, ki so že v obravnavi, mora zato to izrecno določiti v prehodnih določbah. Če novi predpis takšnih prehodnih določb ne vsebuje, velja splošno pravilo, da se nova ureditev uporablja enako za vse primere od dneva njene uveljavitve naprej. Hkrati pa zaradi prepovedi povratne veljave iz 155. člena Ustave RS nova ureditev ne more posegati v pravne posledice, ki so že nastale pred njeno uveljavitvijo. To pomeni, da za pravne položaje, ki so bili v celoti oblikovani po starem predpisu, še naprej velja predpis, ki je veljal v času njihovega nastanka.

V obravnavanem primeru zapisano pomeni, da se roki hrambe, določeni v novem predpisu, uporabljajo za vse zadeve, ki so ob njegovi uveljaviti že zaključene, kot tudi za zadeve, ki se bodo zaključile po njegovi uveljavitvi. S tem, ko predpis ni določil drugačnega roka hrambe za zaključene zadeve in zadeve, ki se bodo zaključile po uveljavitvi, je določen rok hrambe za vse zadeve, ki jih že hrani organ in ki jih bo hranil v bodoče. Z opustitvijo omenjenega razlikovanja v prehodnih določbah je mogoče logično sklepati, da je normodajalec želel določiti enak rok hrambe za zaključene in nezaključene zadeve, saj ni razloga, da bi se istovrstne zadeve hranile daljši ali krajši čas, odvisno od tega, kdaj so zaključene. Potrebe po hrambi namreč niso vezane na zaključek, ampak na pomen zadeve.

Ob tem velja, da se rok za že zaključene zadeve ne določa ponovno od uveljavitve predpisa, ki je spremenil rok hrambe, ampak od zaključka zadeve po UUP.