Stranka je vložila zahtevo za vpogled v zadevo (npr. zahtevo za vpogled v postopku izdaje soglasja za enotnega dovoljenja za prebivanje in delo tujca po 37.a členu Zakon o tujcih, kjer odločata v zadevi UE na podlagi soglasja Zavoda RS za zaposlovanje, v nadaljevanju: UE kot organ B in ZRSZ kot organ A).

Zahteva za vpogled je bila vložena pri organu A. Organ A v roku 15 dni od prejema zahteve ni odločil in pri obravnavi prošnje za vpogled v zadeve zavzel stališče, da bi moral o vpogledu v zadevo odločati organ B, ki je skladno s področnim zakonom pristojen za odločanje o materialnopravnem zahtevku (tj. za dovoljenje za prebivanje in delo tujca). Zato je organ A zahtevo za vpogled v zadevo na podlagi 65. člena ZUP zavrgel, zoper sklep pa je bila vložena pritožba. Kateri organ je pristojen v danem položaju za odločitev o vpogledu v spis, na podlago vložene zahtevo pri organu A?

Pristojnost je ključni element zakonitosti (6. člen ZUP). Kršitev pravil o pristojnosti je zato zakonit razlog za uporabo več pravnih sredstev. Pristojnost določa ZUP (15. člen ZUP in nasl.), nadrejeno pa tudi področni zakoni, pri čemer je praviloma v zadevah iz državne pristojnosti na prvi stopnji pristojna upravna enota, o pritožbah pa odloča resorno ministrstvo.

Kadar gre za t. i. zbirno odločbo pri njeni izdaji sodelujeta dva ali več organov, saj odločbo izda eden, toda na podlago mnenja ali soglasja drugega organa kot akcesornega akta (glej 209. člen ZUP, prim. Kovač in Jerovšek, UPUS, str. 219). Slednji ni predmet izpodbijanja, ampak je možna le pritožba zoper zbirno odločbo, katere sestavni del je ta akt. Zoper tako odločbo se stranka pritoži na tisti organ, ki je instančni glede na izdajatelja.

Glede na pravila Zakon o tujcih (ZTuj-2, Ur. l. RS št. 50/11 in nasl.) in ZUP so pristojnosti organa A in B v dani zadeve jasne, saj ni dvoma, da o zadevi odloča organ B, organ A pa z akcesornim aktom daje ali odreka soglasje, ki je del dejanskega stanja upravne zadeve. Organ A v zadevi nima materialnopravno gledano pristojnosti odločati.

Toda to ne velja brezpogojno tudi v procesnem smislu.

Eno od takšnih vprašanj je tudi odločanje o vpogledu v dokumente zadeve (82. člen ZUP), podobno bi bilo lahko pri odločanju o zahtevi za izločitev uradnih oseb, denarnem kaznovanju, postavitvi izvedenca, postavitvi priče, nenazadnje tudi pri pozivanju k dopolnjevanju vloge ipd., kjer ne gre za zbirna vprašanja, ampak se tičejo izvedbe postopka le na strani enega ali drugega organa. Ni mogoče reči, da je za vsa procesna postopanja pristojen le organ B oziroma da organ A ne bi mogel izdati procesne odločitve. Organa A in B sta nenazadnje samostojna organa v okviru svojih pristojnosti tudi pri izdaji zbirne odločbe, zato ne moreta vplivati na postopanje drugega, razen kolikor zakon določa drugače.

Čeprav gre za isto upravno zadevo in posledično isti postopek, se del postopka izvede pri enemu organu, en del pa pri drugemu organu. Pri procesnih vprašanjih, ki se pojavijo pri enemu ali drugemu organu, tako velja, da se obravnavajo v okviru pristojnosti tistega organa, ki je pristojen za vodenje tega dela postopka. Zato se oba lahko obračata na stranko v okviru svojih pristojnosti, na primer, če je treba predložiti dokaze za ugotovitev pravno relevantnega dejstva, ki ga ugotavljata eden ali drugi. Teoretično bi se sicer lahko izdajatelj akta (v tem primeru organ B) lahko obrnil na stranko in zahteval dopolnitev v celotnem postopku, vendar ni formalne ovire, da to stori vsak posebej, zlasti če je to bolj ekonomično (14. člen ZUP). Z obračanjem na stranko organ A izvršuje svojo pristojnost vodenja postopka, kar mu ne prepoveduje neposredne komunikacije s stranko. Tudi v primeru zahteve za izločitev uradne osebe bi se uporabljala pravila, ki se nanašajo na eden ali drugi organ, konkretno o izločitvi uradne osebe na strani organa A ne bi odločal načelnik organa B, ampak predstojnik organa A. Ker se po naravi stvari del spisa nahaja pri enemu in del pri drugemu organu, sta oba pristojna tudi za odločanje o dovolitvi vpogleda v svoj del spisa, čeprav bi v primeru zahtevka za celoten spis, vloženega na organu B ta tudi odločala (pred tem pridobil del spisa, ki je na organu A). V takem primeru za odločitev formalno ne potrebuje soglasja organa A.

Zato organ A v danem primeru ne bi smel zavreči zahteve za dostop do »svojega« dela spisa (kot določa sicer 65. člen ZUP), če je bila zahteva naslovljena nanj in napotovati na organ B. To bi storil le, če bi se uveljavljal vpogled v cel spis. Toda tudi v tem primeru bi bilo zavrženje lahko sporno, ker je zahteva vložena pri enem od organov, ki po zakonu sodelujeta pri odločanju. Takšna situacija je drugačna, kot v primeru zahteve vložene pri (stvarno ali krajevno) povsem nepristojnem organu, ki ga ureja 65. člen ZUP.

Drugače kot glede o odločanja o vpogledu v spis bi veljalo za prekinitev postopka (glej 153. člen ZUP), ta je po vsebini povezan z materialnopravnim predmetom postopka oziroma celotnim (zbirnim) postopkom. Zato tu ni moč zavzeti enakega stališča, kot za procesna vprašanja, ki se tičejo enega ali drugega organa oziroma dela postopka, ki ga vodi (npr. vpogled v spis ali izločitev uradne osebe ali postavitev izvedenca). To pomeni, da bi sklep o prekinitvi (enega, "skupnega") postopka lahko izdal le organ B kot nosilec pristojnosti za odločanje v zadevi. Enako velja za druge akte (sklepe), čeprav so formalnega značaja, ki se nanašajo na celotno zadevo, npr. sklep o ustavitvi postopka zaradi smrti stranke ali o zavrženju (materialnopravne) zahteve npr. zaradi nepopolnosti vloge.