Pravilnik o postopkih za izvrševanje proračuna Republike Slovenije (PIPRS, Ur. l. RS št. 50/07) v 221. členu določa, da mora biti v postopkih za dodelitev subvencij predložena vloga v zapečatenem ovitku, ovitek pa mora biti označen z »ne odpiraj – vloga« in navedbo javnega razpisa, na katerega se nanaša. Ali je to obvezno ali se lahko obravnava tudi vloga brez predpisane ovojnice in vloga poslana po elektronski pošti (npr. občinski javni razpis za subvencioniranje malih čistilnih naprav)?

Postopek v zvezi z javnim razpisom praviloma ni upravna zadeva, v kateri se odloča o pravici, pravni koristi ali obveznosti v smislu 2. člena ZUP, saj v konkurenčnem postopku, v katerem prijavitelji kandidirajo za (omejena) sredstva, ni mogoče govori o pravno zavarovani pravici ali pravni koristi.

V skladu z ustaljeno sodno prakso (glej sodbo VSRS št. X Ips 357/2015 z dne 5. 4. 2017) pa se javni razpis šteje za drugo javnopravno zadevo v smislu 4. člena ZUP, po katerem se pravila ZUP smiselno uporabljajo tudi v drugih javnopravnih stvareh, kolikor ta področja niso urejena s posebnim postopkom. Pravila ZUP se v tovrstnih postopkih uporabljajo, če niso urejena v drugem zakonu, ne v podzakonskem aktu, ter so glede na konkreten postopek primerna za zagotavljanje poštenega postopka v okvirih, ki jih določajo ustavno procesni standardi in temeljna načela upravnega postopka.

Glede na navedeno je treba ugotoviti, da je urejanje postopka v zvezi z javnim razpisom v podzakonskem aktu ali celo v javnem razpisu v nasprotju z Ustavo Republike Slovenije, po kateri je urejanje procesnih pravic oziroma procesnega razmerja med organom in strank lahko le predmet zakonskega urejanja. To velja tudi za v nadaljevanju navedeni Pravilnik o postopkih za izvrševanje proračuna Republike Slovenije (PIPRS, Ur. l. RS št. 50/07).

Toda organi, ki vodijo razpisni postopek, v skladu z načelom zakonitosti, kljub očitnemu neskladju podzakonskega akta z Ustavo, uporabe slednjega ne morejo odkloniti oziroma izključiti (exceptio illegalis), čeprav je verjetno, da bi v primeru upravnega spora sodišče odpravilo upravni akt, ki temelji na neustavnem podzakonskem urejanju, ter naložilo, da organ v ponovljenem postopku upošteva z zakonom določena pravila postopka (če ni posebnih pravil področnega zakona, so to pravila ZUP). Drugače velja, če bi bil postopek urejen celo z razpisom, ki ni predpis, takrat bi organ moral postopati neposredno po zakonu ali PIPRS, ne glede na siceršnja postopkovna pravila iz razpisa.

Nekatera pravila glede objave javnega razpisa so določena že v Zakonu o javnih financah (Ur. l. RS, št. 79/99 in nasl.), natančneje pa so pravila glede objave razpisa in obvezna vsebina razpisne dokumentacije določeni v PIPRS.

PIPRS v 216. členu določa, da so pogoji za dodelitev sredstev določeni s posebnim zakonom, podzakonskim predpisom ali pa v javnem razpisu. Neposredni uporabnik mora v razpisni dokumentaciji navesti vse pogoje, ki jih mora izpolnjevati vloga, da se šteje kot formalno popolna, med drugim so obvezni sestavni deli razpisne dokumentacije (tretji odstavek 220. člena PIPRS). Predložena vloga mora biti v zapečatenem ovitku, ovitek pa mora biti označen z »ne odpiraj – vloga« in navedbo javnega razpisa, na katerega se nanaša (drugi odstavek 221. člena PIPRS).

Na podlagi navedenega velja: če predpis ali javni razpis določita obvezne sestavine vloge – tudi označbo, je taka določba zavezujoča in njeno neizpolnjevanje razlog za zavrženje vloge (glej sodbe UPRS I U 277/2013 z dne 1. 10. 2013, I U 8/2015 z dne 7. 4. 2015, III U 284/2019-13 z dne 22. 9. 2021). Smiselno enako velja tudi za elektronsko vlaganje vlog, kjer/če sicer ni mogoče zagotoviti tajnost prijav do njihovega odpiranja, zaradi česar bi bili prijavitelji lahko obravnavani neenako.