Kako naj ravna organ, ki v svojem upravnem postopku ugotovi dejstva, iz katerih izhaja, da upravičenec neupravičeno prejema socialne transferje? Ali ima ta organ dolžnost obvestiti pristojni organ ali sme ukrepati zgolj, če prejme uradno zaprosilo za posredovanje podatkov oziroma če ima za to izrecno podlago za ukrepanje (tj. dolžnost obvestila) v posebnem zakonu?

ZUP v 33., 34. in 34.a členu določa pravila o medsebojni pravni pomoči, ki ne zadevajo zgolj pristojnosti organov, da si medsebojno pomagajo (npr. glede podajanja resornih pojasnil, izvedbe določenega procesnega dejanja ipd.), temveč pooblaščajo organe tudi za medsebojno izmenjavo podatkov in pojasnil v zvezi s konkretnim upravnim postopkom.

Pravna pomoč (auxilium iuris) obsega opravljanje posameznih dejanj upravnega postopka (zaslišanje prič, ogled stvari, dajanje posameznih podatkov in obvestil, zavarovanje dokazov, dostava spisov itd.), ki pa praviloma vedno poteka na podlagi zaprosila organa, ki je pristojen za odločanje v konkretni stvari (glej Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2018, str. 129-131). Zaprošeni organ lahko opravi zgolj tista dejanja, za katera je bil zaprošen, ne sme pa opravljati drugih dejanj zgolj zato, ker meni, da bi to bilo koristno. Tako imenovana »spontana pravna pomoč« ni dovoljena, saj ZUP ne vzpostavlja splošne proaktivne dolžnosti organov, da brez zaprosila obveščajo druge organe o zaznanih nepravilnostih, niti ne daje pravne podlage za izvajanje »spontane pravne pomoči« v smislu opravljanja procesnih dejanj brez zaprosila pristojnega organa, čeprav kljub prepovedi spontane pravne pomoči to ne preprečuje, da organ po lastni presoji posreduje določena pojasnila ali podatke, ki jih ima v zvezi s postopkom (glej Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 283).

V takih primerih, tudi v primeru iz vprašanja, je tako dopustno poslati pobudo oziroma obvestilo o zaznanih nepravilnostih naslovnemu organu. Pri tem pa je omejitev posredovanje osebnih podatkov. Obvestilo mora sicer vsebovati dovolj informacij za identifikacijo konkretne upravne zadeve in napotitev na morebitne nepravilnosti, ne pa podatke o določenem posamezniku ali dokumentacijo v povezavi z njim. Če bi bilo za obravnavo zadeve, tj. suma nezakonite odločitve v zadevi, potrebnih več podatkov, lahko organ pošiljatelj naslovnemu pristojnemu organu predlaga, naj ta uradno zaprosi za posredovanje osebnih podatkov o konkretni zadevi po 34.a členu ZUP ali jih ta samostojno pridobi ex officio na podlagi 139. člena ZUP, pri čemer se na ta način hkrati zagotavljata tako varstvo javne koristi (7. člen ZUP) kot varstvo osebnih podatkov (Splošna uredba, ZVOP-2 in z njima povezana nujna zahteva po pridobitvi ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, še preden se osebni podatki posredujejo; več o tem tudi komentar Prelesnik (ur.), ZVOP-2 s komentarjem, 2024; IP mnenje št. 0712-549/2008/2 z dne 25. 5. 2008 ter primer Utemeljenost zahteve inšpektorata za posredovanje osebnih podatkov za potrebe prekrškovnega ukrepanja).

Ko posredovanje osebnih podatkov ni potrebno, lahko do osebnih podatkov o zadevi - za potrebe preveritve zaznane oz. sporočene nepravilnosti - organ osebne podatke pridobiva ex officio iz uradnih evidenc, in sicer na podlagi 139. člen ZUP. Uradna oseba, ki vodi postopek, mora namreč po uradni dolžnosti ugotoviti resnično dejansko stanje v zadevi in tako slediti načelu materialne resnice, tako da iz uradnih evidenc pridobiva potrebne osebne podatke, ki so nujni za ugotavljanje dejanskega stanja v konkretnem upravnem postopku (glej primer Posredovanje osebnih podatkov potrebnih za odločanje v postopku med upravnimi organi). Naloga organa je doseči čim višjo stopnjo gotovosti glede obstoja relevantnih dejstev ter pri tem varovati javni interes in pravice drugih. Za ugotovitev dejanskega stanja in razjasnitev zadeve lahko uradna oseba samostojno odredi izvedbo vsakršnega dokaza, ki je po njenem mnenju potreben za popolno ugotovitev stanja v zadevi.

Posredovanje osebnih podatkov je tako dopustno le, če obstaja ustrezna pravna podlaga v skladu s 6. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22 in nasl.), ki upravni organ k posredovanju bodisi zavezuje bodisi ga za to pooblašča (npr. 34.a člen ZUP). Zahteva ni potrebna v primerih, ko bi drug zakon določal drugače oziroma samostojno urejal postopek posredovanja tovrstnih podatkov za potrebe obveščanja pristojnega organa ob morebitnih zaznanih kršitvah (prim. recimo 28. člen ZSoll-1 ali 32. člen ZIN ter ZZPri glede nadaljnjih ukrepov po prijavi kršitve žvižgača). Obveznost utemeljitve pravne podlage in namena posredovanja osebnih podatkov je na strani tega, ki podatke zahteva in tega, ki podatke posreduje (več o tem tudi Prelesnik (ur.), prav tam, str. 211, in mnenje IP št. 07121-1/2025/791 z dne 19. 6. 2025).

Glede zagotavljanja sledljivosti pri posredovanju osebnih podatkov šesti odstavek 41. člena ZVOP-2 izrecno določa, da mora upravljavec zagotoviti možnost poznejše ugotovitve, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kateri pravni podlagi ter za kateri namen oziroma za potrebe katerega postopka. Izjema velja le, kadar drug zakon določa drugače ali pa bi bila sledljivost razvidna iz dnevnika obdelave po 22. členu ZVOP-2 (več o tem v Prelesnik (ur.), prav tam, str. 221).

Treba je še poudariti, da so v primeru ugotovljenih nepravilnosti znotraj inšpekcijskega nadzora, ti postopki urejeni specialno od splošnih pravil ZUP (33. in 34. člen), saj mora inšpektor, skladno s tretjim odstavkom 32. člena Zakona o inšpekcijskem nadzoru (ZIN, Ur. l. RS, št. 43/07 in nasl.), v primeru ugotovitve kršitve predpisa, katerega izvajanje nadzoruje druga inšpekcija, sam ugotoviti dejansko stanje ter o tem sestaviti zapisnik, ki ga posreduje pristojni inšpekciji. Z drugimi besedami to pomeni, da v razmerju inšpektorat – inšpektorat (ali drug inšpekcijski organ), pravno podlago za posredovanje informacij o nezakonitostih, vključno z osebnimi podatki, predstavlja tretji odstavek 32. člena ZIN, ki ureja postopek posredovanja zapisnika o ugotovitvi kršitve predpisa v konkretni zadevi drugi inšpekciji, če ugotovljena kršitev organa pošiljatelja spada v pristojnost nadzora organa naslovnika.