Kdo nosi dokazno breme, ko organ zatrjuje, da ni prejel vloge, poslane po elektronski pošti?

Z vlogami so mišljene zahteve, predlogi, prijave, prošnje, pritožbe, ugovori in druga dejanja, s katerimi se posamezniki ali pravne osebe oziroma organizacije obračajo na organe. Vloga v elektronski obliki se vloži tako, da se pošlje po elektronski poti informacijskemu sistemu organa ali enotnemu informacijskemu sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje. Informacijski sistem vložniku samodejno potrdi prejem vloge. Pogoje in način vložitve vlog v elektronski obliki oziroma po elektronski poti, vročanje po elektronski poti ter organizacijo in delovanje informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje uredi vlada z uredbo (prvi, drugi in peti odstavek 63. člena ZUP). 

Vloga je vložena pravočasno, če jo pristojni organ prejme, preden izteče rok. Če je vloga poslana po elektronski poti, se šteje za pravočasno, če jo je pred iztekom roka prejel informacijski sistem organa ali informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (68. člen ZUP). Izbira oblike, načina ter posledično časa in kraja podaje vloge je prepuščena stranki, razen če zakon določi drugače (glej 63. člen ZUP). Pri tem pa mora stranka paziti, da poda vlogo na pristojni organ (glej 65. člen ZUP) in pravočasno (Kovač in Kerševan, Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 463). Za čas sprejema pošte v elektronski obliki se šteje čas, ko pošto prejem informacijski sistem organa pošto (36. člen UUP).  

Stranki, ki odda vlogo ali drug dokument, javni uslužbenec na njeno zahtevo potrdi prejem. Javni uslužbenec prejem lahko potrdi na kopiji dokumenta z navedbo organa, ki je dokument prejel, in datuma ter s svojim podpisom (prvi odstavek 42. člena UUP). 

Kadar stranka pošlje vlogo na uradni elektronski naslov organa, prejem dokumenta na tak elektronski naslov samodejno potrdi informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva organa,  in sicer s povratnim sporočilom v elektronski obliki, ki vsebuje navedbo prejetega sporočila ali njegovo celotno vsebino, datum in čas prejema (drugi odstavek 42. člen UUP). Če organi ne zagotavljajo avtomatske potrditve prejema elektronske pošte, je to kršitev pravil ZUP in UUP, kar je posledično lahko predmet nadzora Upravne inšpekcije, po praksi sodišč (glej sodbo UPRS I U 1933/2019-50 z dne 26. 5. 2021) pa je potem tveganje dokazovanja oddanih vlog na strani vlagateljev.  

Torej, če želi stranka dokazati, da je bila vloga, za katero organ zatrjuje, da je ni prejel, sploh sprejeta in ne le poslana, mora predložiti potrdilo informacijskega sistema organa o prejemu vloge, da bi s tem dokazovala dejanski prejem vloge s strani organa, kar bi odpravilo dvom, ali je bila vloga sploh prejeta. Če informacijski sistem organa v nasprotju s predpisi ali zaradi tehničnih razlogov ne potrjuje sprejema vlog, bi stranka sicer lahko dokazovala, da je vlogo poslala v informacijski sistem organa, pri čemer bi kot dokaz uporabila podatke uporabljenega informacijskega sistema. Organ bi pri presoji dejanskega stanja v posamičnem primeru moral upoštevati navedbe in dokaze stranke in dokaze, ki izhajajo iz njegovega informacijskega sistema. Vendar je pri tem ključno pravno relevantno dejstvo, ali je vloga prišla v informacijski sistem organa, zato le dokaz, da je stranka vlogo poslala, še ne pomeni tudi dokaza o dejstvu, da je organ vlogo prejel.