Oseba je na elektronski naslov prejela potrdilo o diplomiranju s strani slovenske fakultete (elektronski izvirnik). Za nadaljnji študij v tujini mora predložiti overjeno fizično kopijo potrdila o diplomiranju (elektronski izvirnik). Prav tako so pogoste zahteve za upravno overitev fizične kopije lokacijske informacije, ki jih občine izdajajo v elektronski obliki.

Ali lahko upravna enota upravno overi fizični prepis (kopijo) elektronskega dokumenta (izvirnik) in kakšen je postopek?

Pri obravnavi vprašanja je treba najprej izhajati iz določb Uredbe o upravnem poslovanju, ki od 65. člena do 65.b člena ureja poslovanje organov pri izdaji dokumentov v elektronski ali fizični obliki. Če organ dokument izda v elektronski obliki, kar mora praviloma storiti, ima ta dokument status elektronskega izvirnika. Če stranki ni mogoče poslati oziroma vročiti dokumenta v elektronski obliki, se ji pošlje oziroma vroči s skladu s 65.b členom UUP, ki določa postopek potrjevanja skladnosti z izvirnikom. UUP ne ureja situacije, da bi oseba, ki je sicer prejela elektronski izvirnik, naknadno zahtevala še potrjeno kopijo v fizični obliki.

Po 65.b členu UUP organ, ki je izdal dokument v elektronski obliki, na zahtevo stranke potrdi skladnost fizične kopije z elektronskim izvirnikom. Postopek je torej vezan izključno na izdajatelja listine, saj le ta razpolaga z elektronskim izvirnikom in lahko jamči za njegovo istovetnost. Potrditev se opravi tako, da organ elektronski dokument natisne in nanj zapiše klavzulo (»potrditev skladnosti«) o skladnosti z elektronskim izvirnikom. Klavzula vsebuje podatke o tem, da je listina prvotno izdana v elektronski obliki, datum in številko dokumenta ter navedbo, da se fizična kopija v celoti ujema z elektronskim izvirnikom. Na ta način potrjena fizična kopija dobi dokazno moč izvirnika (65.b člen UUP, prim. Kovač (ur.), Upravni postopki med teorijo in prakso, 2024, str. 125 in 126). Namen te ureditve je zagotoviti pravno veljavnost fizičnih prepisov v primerih, ko stranka razpolaga le z e-izvirnikom, a potrebuje listino v materialni obliki za nadaljnje postopke (npr. v tujini).

Drugi vidik pa predstavljajo določbe ZUP, ki v 178. členu in naslednjih urejajo upravno overitev prepisa ali kopije listine. ZUP določa, da je overitev prepisa potrditev istovetnosti prepisa oziroma kopije z izvirno listino, pri čemer se ne potrjuje resničnost vsebine listine. Upravna enota je pristojna, da na zahtevo stranke opravi takšno overitev, če je mogoče zagotoviti primerjavo med izvirnikom in predloženo kopijo (glej tudi sklep VSRS Cp 10/2015 z dne 3. 9. 2015).

Prepis se mora ujemati tudi v pravopisu, ločilih in okrajšavah, v potrdilu o overitvi pa se navedejo oznaka, datum in število listov, kar podpiše in žigosa uradna oseba (178.e člen ZUP). Če se overja le del listine, mora biti to jasno označeno (178.g člen ZUP), če pa uradna oseba ne razume jezika listine, lahko določi sodnega tolmača (178.h člen ZUP). Pri tem zgolj fotokopija ne zadošča, ampak mora biti prepis tak, da se v celoti ujema z izvirnikom, sicer lahko organ overitev zavrne (glej Kovač in Kerševan (ur.), 2022, Komentar ZUP, 2. knjiga, str. 149-151). Prav tako gre opozoriti, da je upravna enota dolžna opraviti overitev, če so izpolnjeni pogoji za upravno overitev, in stranke ne sme napotiti le k notarju.

Iz navedenega sledi, da v primeru, ko stranka razpolaga z elektronskim izvirnikom (npr. potrdilo o diplomiranju, lokacijska informacija), upravna enota lahko overi fizično kopijo elektronskega izvirnika po pravilih ZUP o (upravnem) overjanju kopij listin, če seveda ugotovi skladnost kopije z izvirnikom. Pri takšnem overjanju fizične kopije je sicer treba ugotoviti, ali je postopek overjanja na upravni enoti sploh mogoč ali upravna enota razpolaga z varno opremo, ki omogoča pregled izvirnika. Če upravna enota ne more opraviti primerjave izvirne listine in kopije zaradi razlogov informacijske varnosti, ker zaradi zaščite informacijskega sistema ne more / sme odpreti datoteke na zunanjem nosilcu, se overitve ne opravi. Kolikor na strani upravne enote ni tehničnih in varnostnih zadržkov, mora v procesu overjanja preveriti pristnost elektronskega izvirnika, tj. elektronski podpis izdajatelja listine in morebitne posege v elektronski izvirnik.