Na kateri pravni podlagi lahko upravne enote ali drugi izdajatelji upravnih dokumentov (npr. vozniških dovoljenj, osebnih izkaznic, prometnih dovoljenj itd.) obveščajo stranke o poteku veljavnosti teh dokumentov?

Upravna zadeva kot predmet upravnega postopka opredeljuje njen tip oziroma domet rabe ZUP (2. člen ZUP). V zvezi z obveščanjem o poteku veljavnosti dokumenta je zato ključno ugotoviti, ali in kdaj (še) gre za upravnopravno razmerje, saj se jamstva in postopkovni pristopi bistveno razlikujejo, ali gre za pridobivanej podatkov v tekočem ali že zaključenem postopku oz. znotraj ali že mimo upravne zadeve. Šteje se, da gre za upravno zadevo, če je s predpisom določeno, da organ v neki zadevi vodi upravni postopek, odloča v upravnem postopku, ali izda upravno odločbo oziroma, če to zaradi varstva javnega interesa izhaja iz narave zadeve. Hkrati pa 4. člen ZUP vzpostavlja pravilo širše, smiselne uporabe ZUP tudi v nekaterih primerih, kadar gre za odločanje o javnopravnih zadevah, ki nimajo značaja upravne zadeve po 2. členu tega zakona, če ta področja niso urejena s posebnim postopkom (več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 80).

V okviru upravnih postopkov, vključno z izdajo osebnih dokumentov, je obdelava osebnih podatkov dopustna, kadar je to potrebno za ugotavljanje izpolnjevanja materialnopravnih pogojev. Organ je v tem primeru skladno s 66., 135. in 175. členom ZUP pooblaščen pridobivati in s tem obdelovati osebne podatke, ki so bistveni in potrebni za odločanje v konkretni zadevi (več v Kovač in Kerševan (ur.), prav tam, 2. knjiga, str. 87-88). Po zaključku postopka pa obdelava osebnih podatkov po istih pravnih podlagah za drugačen namen praviloma ni več dopustna, saj gre za nov namen in tako za obveščanje o pridobivanju istovrstnih pravic po izteku veljavnosti dokumenta (npr. potnega lista, osebne izkaznice, prometnega dovoljenja). V tem kontekstu bi moral upravljavec osebnih podatkov zagotoviti ločeno in ustrezno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Varstvo osebnih podatkov v Sloveniji urejajo Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22 in nasl.), 38. člen Ustave Republike Slovenije (URS, Ur. l. RS, št. 33/91-I in nasl.) in neposredno veljavna Splošna uredba o varstvu podatkov (Splošna uredba; Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES), ki skupaj določajo pravne pogoje, temeljna načela in varovalke za zakonito obdelavo osebnih podatkov.

V upravnih postopkih, kjer javni organi odločajo o pravicah in obveznostih strank, praviloma nastopajo kot upravljavci osebnih podatkov (npr. osebnih podatkov fizičnih strank iz vlog, odločb itd.). Obdelava osebnih podatkov (shranjevanje, vpogled, uporaba itd.) je na podlagi določb Splošne uredbe in ZVOP-2 dopustna le, če upravljavec zagotovi ustrezno pravno podlago iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (privolitev, pogodba, zakonska obveznost, življenjski interesi, naloga v javnem interesu, zakoniti interes itd.). Pri javnih organih praviloma pridejo v poštev pravne podlage iz točk c (zakonska obveznost) in e (naloge v javnem interesu) (glej mnenje IP, št. 07121-1/2021/1694 z dne 8. 9. 2021).

34.a člen ZUP določa, da so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku dolžni, na podlagi obrazložene zahteve organa, ki vsebuje zakonsko podlago, namen uporabe, navedbo zahtevanih podatkov in številko upravne zadeve, posredovati podatke, potrebne za odločanje v upravnem postopku. Uporaba te določbe ni sporna z vidika ustavnih zahtev in Splošne uredbe, če pridobivanje podatkov temelji na posebnih (materialnih) zakonih. Ti omogočajo sklicevanje na 34.a člen kot pojasnjevalno in organizacijsko določbo. Če pa bi bil 34.a člen edina podlaga za pridobivanje osebnih podatkov, ker druge zakonite podlage ne bi bilo, bi to bilo v neskladju z Ustavo in Splošno uredbo. Izjemoma bi bilo dopustno pridobivanje podatkov na podlagi privolitve posameznika, vendar le v omejenem in specifičnem obsegu, saj privolitev kot podlaga za obdelavo podatkov s strani organov oblasti praviloma ni primerna (več v Kovač in Kerševan (ur.), prav tam, 1. knjiga, str. 292-293).

Za obdelavo osebnih podatkov s strani javnih organov lahko pride v poštev tudi pravna podlaga iz točke a (privolitev), ob upoštevanju določb tretjega odstavka 6. člena ZVOP-2. Ta določa, da se lahko v javnem sektorju osebni podatki obdelujejo na podlagi privolitve posameznika, če tako možnost določa zakon, sicer pa le, kadar obdelava ni povezana z izvrševanjem zakonskih pristojnosti, nalog ali oblastnih obveznosti javnega sektorja. Pri tem mora privolitev izpolnjevati pogoje iz 7. člena Splošne uredbe: prostovoljnost, specifičnost, informiranost, dokazljivost in nedvoumnost (glej mnenji IP, št. 07121-1/2024/454 z dne 16. 4. 2024, in št. 07121-1/2025/535z dne 28. 4. 2025; več o tem tudi v Prelesnik (ur.), ZVOP-2 s komentarjem, 2024, str. 68-75).

Pridobitev veljavne privolitve - zlasti z vidika njene prostovoljnosti - v javnopravnih razmerjih ostaja težavna zlasti zaradi očitnega neravnotežja med posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki in javnim organom kot upravljavcem osebnih podatkov, ko ta izvaja oblastne naloge (o tem tudi Smernice Evropskega odbora za varstvo podatkov (št. 05/2020 z dne 20. 5. 2020). Če javni organ opravlja servisne ali neoblastne naloge, neravnotežje moči ni tako izrazito. V teh primerih se, ob upoštevanju vseh okoliščin in pogojev za veljavnost privolitve, upravljavec, četudi javni organ, izjemoma lahko sklicuje tudi na privolitev posameznika (več v Pirc Musar (ur.). Komentar Splošne uredbe o varstvu podatkov, 2020, 1. knjiga, str. 164-165).

Vsak zakon, ki omogoča obdelavo osebnih podatkov na podlagi privolitve, mora biti oblikovan jasno, določljivo in v skladu z načelom pravne varnosti, torej na način, ki preprečuje samovoljno ravnanje (glej odločbo US RS U-I‑180/21 z dne 14. 4. 2022). S tem se zagotavlja, da je prostovoljnost privolitve dejanska in učinkovita, hkrati pa se zmanjšujejo tveganja, ki izhajajo iz neenakosti moči med posameznikom in javnim organom (glej mnenje IP št. 07120-1/2025/81 z dne 4. 3. 2025). Ustavno sodišče je v isti odločbi poudarilo, da država ne more utemeljiti obdelave osebnih podatkov za opravljanje nalog v javnem interesu zgolj na določbah Splošne uredbe, saj ta ne predstavlja blanketnega dovoljenja državi, da obdeluje osebne podatke.

V primeru obveščanja strank o poteku veljavnosti dokumentov je zato ključno najprej ugotoviti, ali gre za obdelavo, povezano z izvrševanjem zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja (tretji odstavek 6. člena ZVOP-2). Obveščanje strank o poteku veljavnosti osebnih dokumentov lahko predstavlja ravnanje, ki sodi v okvir izvrševanja javnih pooblastil, saj je usmerjeno k zagotavljanju pravočasne in zakonite ureditve statusnih razmerij posameznika (npr. veljavnost osebne izkaznice kot javne listine). Upravni organ s tem deluje preventivno in prispeva k uresničevanju javnega interesa, ki se kaže v pravni varnosti, zakonitosti identifikacijskih postopkov in varstvu pravnega prometa.

Glede na navedeno, bi bila obdelava osebnih podatkov v obravnavanem primeru dopustna le:

(i) če je obdelava osebnih podatkov za namen obveščanja izrecno predpisana z zakonom, ki izpolnjuje pogoje iz drugega odstavka 6. člena ZVOP-2 (točka (c) ali (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), ali

(ii) če je posameznik v obveščanje (po zaključku postopka izdaje dokumentov) izrecno in veljavno privolil, saj velja, da kadar obveščanje ne predstavlja izvrševanja zakonskih pristojnosti oz. oblastnih obveznosti javnega sektorja, se lahko podatki obdelujejo na podlagi privolitve (tretji odstavek 6. člena ZVOP-2), vendar pa mora kumulativno zakon, kadar obveščanje pomeni izvrševanje zakonskih pristojnosti, nalog ali oblastnih obveznosti javnega sektorja, izrecno določati možnost obdelave na podlagi privolitve. Če zakon take možnosti ne določa, obdelava osebnih podatkov na podlagi privolitve v okviru izvrševanja javnopravnih nalog praviloma ni dopustna.

Kot izhaja iz predhodno navedenega, je obveščanje strank o poteku veljavnosti uradnih dokumentov dopustno zgolj, če bi za tako ravnanje obstajala jasna zakonska podlaga ali podlaga, ki bi obveščanje zahtevala ali bi dovoljevala privolitev in bi upravljavec osebnih podatkov veljavno privolitev tudi ustrezno pridobil od posameznika. S ciljem jasnosti in urejenosti pravnih razmerijz vidika posega v človekovo pravico do varstva osebnih podatkov in obenem koristi strank, da ne zamudijo podaljšanja dokumentov, bi bilo sicer smiselno, da področni zakoni, kot je denimo Zakon o osebni izkaznici (ZOIzk-1, Ur. l. RS, 35/11 in nasl.), de lege ferenda določijo ustrezno pravno podlago, ki bi omogočala zakonito obveščanje o poteku dokumentov in izpolnjevala vse pogoje za njeno veljavnost iz drugega odstavka 6. člena ZVOP-2.