Ali lahko organ zavrne obravnavo vloge, če ni podana na predpisanem obrazcu ali v zahtevani elektronski obliki?

Organ mora skladno z 20. členom Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) zagotavljati predpisane obrazce vlog za upravne postopke, ki jih izvaja. Hkrati Zakon o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju ZUP) v 63. členu določa, da se vloga lahko vloži tudi na predpisanem ali drugače pripravljenem obrazcu. Ne glede na to mora organ skladno s prvim in drugim odstavkom 67. člena ZUP vlogo vedno sprejeti, tudi če ugotovi, da je formalno pomanjkljiva oziroma ne vsebuje vseh podatkov, ki jih določa ZUP ali področni predpis. Namen predpisanih obrazcev je namreč predvsem zagotavljanje jasnosti in celovitosti podatkov, zato vloga, ki vsebuje vse bistvene sestavine, ne more biti obravnavana kot nepopolna le zaradi drugačne oblike.

Javni uslužbenec, ki je določen za neposreden sprejem vlog, mora v tem primeru po 67. členu ZUP in 19. členu Uredbe o upravnem poslovanju , stranko na pomanjkljivosti ustno opozoriti ter ji pojasniti, kako naj jih odpravi. Če stranka vztraja, da se njena vloga kljub temu sprejme, se v zadevi napravi zaznamek, da je stranka bila opozorjena na pomanjkljivosti. Po ZUP mora organ stranko pisno pozvati, da odpravi formalne pomanjkljivosti, ter jo seznaniti s pravnimi posledicami, do katerih pride v primeru, če teh ne odpravi v predpisanem roku (več Sever v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 1. knjiga, 2020). Določbe UUP je treba razumeti v okviru določb ZUP in se v primeru neposrednega neskladja med obema predpisoma ravnati po ZUP kot višjem aktu.

67. člen ZUP določa, da organ nepopolnih ali nerazumljivih vlog ne sme ne sprejeti ali takoj zavreči, ampak mora v petih delovnih dneh od stranke zahtevati, da pomanjkljivosti odpravi. Organ tako vložniku pošlje ali izroči zahtevo (poziv) za odpravo pomanjkljivosti v obliki dopisa, če je ta podal vlogo neposredno pri organu. V primeru, da stranka pomanjkljivosti odpravi v predpisanem roku, se šteje, da je vloga bila vložena takrat, ko so bile njene pomanjkljivosti odpravljene. Če stranka pomanjkljivosti vloge ne odpravi, pa jo organ na podlagi drugega odstavka 67. člena ZUP kot nepopolno zavrže s sklepom.

Samo zaradi tega, ker stranka ni oddala vloge na zahtevan način, ni dovoljeno zavrniti sprejema vloge, ampak je treba z njo ravnati kot z nepopolno oziroma pomanjkljivo vlogo. Takšne vloge tudi ni dovoljeno takoj zavreči. Po praksi Ustavnega sodišča sodi to pravilo med temelje pravne države (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 106) prav tako pa uresničuje temeljno načelo varstva pravic strank (7. člen ZUP). Organ mora, preden vlogo zavrže, omogočiti stranki, da odpravi pomanjkljivosti in vloži popolno vlogo, in sicer tako, da v roku petih delovnih dneh (instrukcijski rok) zahteva, da se pomanjkljivosti odpravijo in vložniku določi rok, v katerem naj popravi pomanjkljivosti vložene vloge. Poleg določitve roka mora dopis vsebovati še preostale druge obvezne sestavine (glej Poziv za dopolnitev vloge, dopis za odpravo pomanjkljivosti in Postopanje organa, če prek pritožbe ugotovljeno, da zavržena nepopolna vloga zaradi nepravočasnosti).

V primerih, ko so za nekatere upravne vloge predpisani posebni obrazci, vloga ne sme biti obravnavana kot nepopolna zgolj zato, ker ni vložena na predpisanem obrazcu, saj je bistveno, da vloga vsebuje vse obvezne sestavine, ki jih ima obrazec. Tako ni podlage za njeno dopolnjevanje ali zavrženje, saj je namen predpisanega obrazca zagotavljanje jasnih in popolnih informacij za vsebinsko presojo vloge (Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2024, str. 128).

Vloge se praviloma vlagajo v pisni obliki. Pisna vloga je lahko vložena v papirju, lahko pa tudi v elektronski obliki (drugi odstavek 63. člena ZUP). Nekateri predpisi pa določajo, da je obvezna vložitev vloge v elektronski obliki (npr. na davčnem področju prvi odstavek 26. člena Zakona o davku na motorna vozila, sedmi odstavek 326. člena Zakona o davčnem postopku). V teh primerih torej področni zakon zavezujoče določa način vložitve vloge. Če je v teh primerih vloga vložena v papirju, ni vložena v pravilni, z zakonom predpisani obliki. Vloga se šteje za nepopolno. Upravni organ je dolžan v teh primerih stranko povabiti, naj jo predloži v pravilni obliki (glej zgoraj), in če se stranka ne ravna po pozivu, je treba tako vlogo zavreči (67. člen ZUP).

V sodni praksi je najti tudi primere, ko je obvezno elektronsko vložitev določal javni razpis, ne pa tudi splošni predpis (zakon). Sodišče se je v tem primeru izreklo, da javni razpis ne more določiti drugačnega načina vloge, kot jo določa zakon (v konkretnem primeru ZUP), in je pripoznalo v papirju vloženo vlogo kot pravilno in pravočasno. V tem primeru je sodišče tudi potrdilo, da mora organ pri odločanju v zadevah upoštevati temeljno načelo varstva pravic strank in omogočiti vsebinsko obravnavno formalno pomanjkljivih vlog (sodba UPSR I U 71/2013 z dne 6. 2. 2013). To, da mora organ omogočiti vsebinsko obravnavo formalno pomanjkljivih vlog je preko sodne prakse potrjeno tudi v sodbi VSRS X lps 357/2015 z dne 5. 4. 2017.