Kdaj lahko sodelavci ali nadrejeni pogledajo elektronski poštni predal javnega uslužbenca in kaj vse lahko gledajo?

Uredba o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) v 35. členu določa, da pošto, ki jo prejme javni uslužbenec na svoj uradni elektronski naslov, odpira ta javni uslužbenec. Drug javni uslužbenec tega organa lahko odpre elektronsko sporočilo, iz katerega je razvidno, da ne gre za osebno sporočilo naslovniku, samo na podlagi posebnega pisnega pooblastila predstojnika ali vodje organizacijske enote.

Ker se pri pregledovanju seznama e-pošte in odpiranju e-pošte lahko razkrijejo osebni podatki, veljajo za osebe, ki niso prejemniki teh sporočil oz. lastniki teh poštnih predalov, stroga pravila, zato je nujno, da je že iz zadeve sporočila možno ugotoviti, ali gre za poslovno ali zasebno e-pošto, oz. da so predhodno pripravljena vsa pooblastila glede pregledovanja in odpiranja e-pošte. Brez odredbe sodišča praktično ni mogoče legalno pregledovati službene elektronske pošte drugih zaposlenih. Informacijska pooblaščenka navaja redke izjeme: če zaposleni umre ali da nenadno odpoved. Pregled elektronske pošte, tudi vsebine, je dovoljen le v primeru suma storitve kaznivega dejanja.

Elektronska pošta torej vsebuje osebne podatke in za morebiten vpogled delodajalca v te podatke mora le-ta pridobiti privolitev zaposlenega, saj ima zaposleni pravico do zasebnosti na delovnem mestu. Ustrezno privolitev ali pooblastilo je najbolje pripraviti vnaprej, da v primeru kritične situacije (nenadna odsotnost, bolezen, odpoved ipd.) lahko ustrezno ukrepamo.

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju ureja 6. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur.l. RS, št. 163/22). Ta določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Kadar privolitev posameznika ni mogoča (recimo, da je posameznik zaradi zdravstvenih težav ne more podati ali pa brez predhodnega opozorila izgine in je nedosegljiv), pa se po določbi četrtega odstavka 6. člena ZVOP-2 ne glede na prvi odstavek tega člena lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Poudarimo pa, da je ta odstavek potrebno uporabljati previdno, saj gre za izjemo od ustaljenih pravnih podlag in jo je potrebno uporabljati le v izjemnih situacijah.
Tako je najprimerneje preventivno razmisliti o možnih situacijah, pripraviti ustrezna pravila, z njimi seznaniti zaposlene in pridobiti njihovo strinjanje z njimi.