Ali je v primeru zaznanih sumov kršitev potrebno sestaviti zapisnik o ogledu spletne strani na sedežu organa, ki kot dokaz vsebuje zaslonske posnetke spletnih strani in kopije objavljenih dokumentov? Ali namesto tega zadostuje uradni zaznamek z enako vsebino, če je prvi dokument v upravno inšpekcijskem postopku poziv na izjasnitev, ki se sklicuje na spletne objave s povezavami? Bi morali biti ti dokazi shranjeni kot ločeni dokumenti v dokumentnem sistemu (SPIS 4)? 

Upravni postopek se po prvem odstavku 125. člena ZUP začne na dva možna načina, po uradni dolžnosti ali na zahtevo stranke. Po uradni dolžnosti se za začetek upravnega postopka šteje trenutek, ko organ v ta namen opravi kakršno koli dejanje, ki mora biti v razmerju do stranke in ne le notranje poslovanje organa.

Tudi pri inšpekcijskem postopku se za formalni začetek šteje trenutek, ko je v ta namen opravljeno kakršno koli procesno dejanje, usmerjeno v razjasnitev dejanskega stanja, kot npr. sklic obravnave s poslanim vabilom ali poziv na izjavitev (več glej v Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 174–175; Kovač (ur.), Inšpekcijski nadzor: razprave, sodna praksa in komentar zakona, 2024, str. 135–137). Odvisno od okoliščin bo za začetek postopka lahko veljal na primer tudi trenutek, ko uradna oseba, ki vodi postopek, začne pridobivati in izvajati dokaze v upravnem postopku z namenom odločitve o zadevi pri začetku postopka zunaj uradnih prostorov, npr. na terenu pri inšpekcijskem postopku (več glej v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga str. 20–22).

Če pa organ le npr. v svoji pisarni prek vpogleda v uradne evidence ali prek t. i. »kavč inšpiciranja« pregleduje dokumente ali spletne strani ali vpogleduje v podatke evidenc, da bi preveril obstoj zadostnih temeljev za uvedbo postopka, tj. najmanj z verjetnostjo izkazano neskladno poslovanje glede na predpise, to še ni dejanje v razmerju do stranke. S tem postopek ni začet, torej se tudi ne vodi oz. kakorkoli zaključuje. Tako stališče zastopa tudi sodna praksa, glej npr. sodbi UPRS I U 1533/2013 z dne 23. 1. 2014 ali I U 483/2010 z dne 12. 10. 2010. S poslanim pozivom na izjasnitev (s sklicem na pregled npr. spletnih strani) pa je postopek uveden.

Takega preverjanja dejstev za izkaz temeljev za uvedbo postopka se ne vodi po ZUP, katerega določbe o dokumentiranju in sploh izvedbi dokaznega postopka veljajo za že uvedene postopke. Iz tega razloga se zapisnika o pregledu spletnih strani ne piše, posebej če stranka ni imela možnosti sodelovati oz. ni bila prisotna.

Dejanj, kot je pregled spleta, če ni naknadno ugotovljenih dovolj podlag niti za uvedbo postopka, se z vidika ZUP ne dokumentira zaradi pomanjkanja potrebe oz. pravnega temelja. Izkaz aktivnosti v takih primerih organi včasih določijo s svojimi pravili v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju (UUP). Kadar ni potrebe po zapisniku (npr. o pregledu spletnih strani), je lahko dovolj uradni zaznamek po zgledu na primer 92. člena UUP. Zaslonski posnetki spletnih strani pa se priložijo kot priloge uradnega zaznamka.

Od navedenih stališč se lahko odstopi, če gre za zavarovanje dokazov v smislu 204. člena ZUP. Zakon namreč pooblašča organ, da lahko kadarkoli, tudi pred začetkom postopka, zavaruje dokaze, ki jih pozneje ne bi mogel izvesti ali bi bila izvedba bistveno otežena. V takem primeru bi na zakonu utemeljeno zavarovanje dokazov lahko šteli kot začetek postopka oz. prvo dejanje v postopku, o čemer se piše zapisnik.