Kakšne so nedvoumne prednosti skeniranja?

Skeniranje dokumentarnega gradiva (digitalizacija) je najsodobnejša oblika zapisov oziroma shranjevanja dokumentov s pomočjo računalniške oziroma programske opreme. Dokumentarno gradivo, ki je zajeto v digitalni obliki, je varno hranjeno, njegovo hrambo pa natančneje določa 25. člen Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Vsaka varna hramba zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki mora ves čas hrambe omogočati, da se vsebina izvirnega dokumentarnega gradiva, ki izpolnjuje pogoje, določene s 27. členom ZVDAGA, reproducira. Ti pogoji so dostopnost, uporabnost, avtentičnost in celovitost. Poleg varne hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki je prednost skeniranih dokumentov tudi bolj urejeno, preglednejše in cenejše poslovanje. Skeniranje omogoča večjo produktivnost, krajši transakcijski čas ter možnost nadaljnje digitalne obdelave elektronskega dokumenta. Samo poslovanje organa je s skeniranjem prispele pošte ter pošiljanjem dokumentov med uporabniki tudi enostavnejše, saj poteka brez kopiranja in faksiranja.