Kakšna je odgovornost pooblaščenca, ki je fizična oseba (torej ni odvetnik oz. oseba, ki je registrirana za opravljanje določene dejavnosti, ki je v neposredni zvezi s pravicami in obveznostmi, ki jih uveljavlja stranka – 54. člen ZUP), v kolikor tak pooblaščenec v svojih pisanjih navaja napačne podatke, in s tem zavaja prejemnike pisanja (posledično – v kolikor je z vsebino seznanil pooblastitelja njega). Prejemniku pisanja zaradi pisanja pooblaščenca in navajanja napačnih podatkov nastane nepremoženjska škoda. Prav tako se pooblaščenec predstavlja v imenu pooblastitelja, za katerega ni predložil pooblastila. Ali lahko za predmetno odgovarja in če ja, kako?

V odgovoru se osredotočamo na razmerje med pooblastiteljem in pooblaščencev v upravnih zadevah oziroma v upravnih postopkih, kjer pooblaščenec nastopa v imenu in na račun stranke nasproti organu, ki odloča v upravni zadevi, redko do drugih udeležencev upravnega postopka. Zato praviloma ne prihaja do situacij, ko bi vloge pošiljal drugim udeležencem postopka in jih zavajal ali jim tako povzročal nepremoženjsko škodo. Kolikor do tega vendarle pride, oškodovanec lahko zahteva povračilo po pravilih civilnega - odškodninskega prava. Upravna svetovalnica se ukvarja le z upravno procesnimi vprašanji v upravnih postopkih, zato se ne opredeljuje do dilem v zvezi z odškodninsko odgovornostjo, če tudi je ta povezana z odločanjem v upravnih zadevah. Enako velja za nastopanje pooblaščenca do drugih oseb izven upravnega postopka brez izkazanega pooblastila.

Stranka, ki je procesno sposobna oziroma njen zakoniti zastopnik, si lahko postavi pooblaščenca za zastopanje v postopku, če sama ne želi nastopati v postopku, razen pri dejanjih, pri katerih mora sama dajati izjave (po področnem zakonu). Pooblaščenca stranka ali npr. zakoniti zastopnik stranke postavi s pisnim pooblastilom, torej neoblastnik aktom. Lahko je pisno ali dano na zapisnik pri organu, ni pa potrebno, da bi bilo overjeno, razen če področni predpis določa drugače (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2024, str. 112).

ZUP v 59. členu loči obseg pooblastila glede na to, ali je stranka pooblastila odvetnika ali laičnega zastopnika. V kolikor je pooblastilo splošno in dano fizični osebi – neodvetniku, lahko tak pooblaščenec stranko zastopa oziroma opravlja v postopku vsa dejanja, ne sme pa, razen če bi stranka tudi za ta dejanja pooblaščenca izrecno poblastila: umakniti zahtevek; se poravnati; prenesti pooblastila na drugega pooblaščenca; vlagati izrednih pravnih sredstev. Za ta dejanja je potrebno oblikovati posebno pooblastilo, ker imajo veliko težo za pravni položaj stranke (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2024, str. 112).

Če se ugotovijo pomanjkljivosti pooblastila, organ pozove stranko ali pooblaščenca, naj te pomanjkljivosti v določenem roku odpravi (56. člen ZUP). Če po izteku roka ustrezno pooblastilo ni predloženo (oziroma v pooblastilu ni izkazana odobritev že opravljenih dejanj), se opravljena dejanja ne upoštevajo. Če pooblaščenec brez pooblastila v roku, ki ga določi organ, ne predloži pooblastila za vloženo zahtevo oziroma vloženo pritožbo ali izredno pravno sredstvo, organ zavrže takšno vlogo, razen če je dolžan nadaljevati postopek po uradni dolžnosti (po Jerovšku (ur.), Komentar ZUP, 2004, str. 220-221). Sama pravilnost pooblastila se preizkusi po uradni dolžnosti.

Zaradi olajšanja poteka upravnega postopka je predvidena tudi možnost, da v postopku sodelujejo nekatere osebe kot pooblaščenci, čeprav niso predložili pooblastila v predpisani obliki. Odločitev o dopustitvi takega zastopanja je v diskreciji uradne osebe, ki pa lahko dopusti zgolj v primeru, če meni, da je stranka navedna procesna dejanja osebe brez pooblastila odobrila ali jih bo naknadno odobrila (Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2017, str. 154).

Če je pooblastilo veljavno, pa uradna oseba presodi, da pooblaščenec stranko neustrezno zastopa (torej očitno ni sposoben za zastopanje), se uporabi določba četrtega odstavka 54. člena ZUP, po katerem se stranko, če pooblaščenec ni odvetnik, opozori na škodljive posledice, ki ji lahko nastanejo. Za pooblaščenca je lahko izbrana vsaka fizična oseba, ki je popolnoma poslovno sposobna. Kdo bo izbran za pooblaščenca, je odvisno od volje stranke oziroma njenega zakonitega zastopnika. Ni pa naloga pristojnih organov v upravnem postopku, da stranki preprečijo izbiro pooblaščenca, ki ne more zagotoviti kakovostnega zastopanja (Žuber v Kerševan in Kovač (ur.), Komentar ZUP, 1. knjiga, 2024, str. 381).

ZUP torej ureja procesna vprašanja glede obstoja pooblastila, ustreznosti pooblastila, ravnanja v primeru neustreznega zastopanja, ne pa glede odgovornosti pooblaščenca za napačno zastopanje. V tem primeru gre za razmerje med pooblastiteljem in pooblaščencem, in ni predmet upravnega postopka.