Organ ima večmesečne zaostanke pri reševanju postopkov (zaradi velike količine podanih vlog) in so s tem stranke več mesecev omejene v vsakdanjem življenju (negativen vpliv na njihovo socialno-ekonomsko situacijo). Kako naj uradne osebe postopajo pri reševanju zadev. Vsaka vloga je v tem primeru nujna, vseh postopkov pa uradne osebe oziroma organi ne morejo rešiti enako hitro. V primeru, ko stranke ne podajo pritožbe zaradi molka organa, kako naj uradne osebe rešujejo postopke – po datumih vloženih vlog (torej po ZUP, zgolj po vrstnem redu prejetih vlog), po lastni presoji, oceni od primera do primera katera situacija je nujnejša med nujnimi, od intenzitete poizvedanja strank, hibridno ali na kakšen drug način?

ZUP v 125. členu določa, da se upravni postopki začnejo po uradni dolžnosti ali z zahtevkom strank. Za začetek upravnega postopka se štejejo pobude ali iniciative, podane s strani strank ali organov, ki so pristojni za odločanje v upravnih zadevah, ali drugih legitimiranih subjektov.

ZUP v 14. členu opredeljuje načelo ekonomičnosti. Postopke je potrebno voditi hitro, s čim manjšimi stroški in čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko pravilno ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi strank ter izdajo zakonite in pravilne odločbe.

Organi morajo odločiti oziroma izdati odločbo v zakonsko določenem roku, sicer nastopi molk organa. Ta situacija sicer ni nezakonita, za stranke pa glede na 222. člen ZUP pomeni vzpostavitev fikcije negativne odločbe, zaradi česar se lahko pritožijo na drugostopenjski organ (o predpisanih rokih in razumnem roku odločanja več v Sever, Izbrani vidiki pravice do odločanja v razumnem roku v upravnih zadevah, 2009, in Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 2. knjiga, glej komentarje k 222. in 256. členu ZUP).

Glede časa nastopa pravice do pritožbe zaradi molka organa je pomembno vprašanje roka za odločitev. Če poseben zakon ne določa drugih rokov za odločitev, velja rok, ki ga določa ZUP. Če gre za skrajšani ugotovitveni postopek (144. člen ZUP), morajo organi po ZUP odločiti čim prej, najkasneje pa v enem mesecu; če pa gre za poseben ugotovitveni postopek (145. člen ZUP), je rok za izdajo odločbe največ dva meseca od dne, ko je organ prejel popolno vlogo oz. se je postopek uvedel (sodba UPRS U 311/2002 z dne 9. 10. 2002).

Kadar organi ne odločijo v predpisanem roku, lahko stranke po 22. členu Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) zahtevajo pojasnilo o razlogu, zaradi katerega odločba ni bila izdana v zakonsko določenem roku. Pri tem lahko organe obvestijo, da se bodo pritožili na drugostopenjski organ, kot določa 222. člen ZUP, če organi ne izdajo odločbe v najkrajšem možnem času.

Na splošno se predpisani roki neredko tudi ne upoštevajo (o upravni statistiki v tem delu več na spletni strani), za kar obstaja vrsta razlogov, npr. premalo kadrov, manko komunikacije med udeleženci v postopku, zahtevno ugotavljanje dejanskega stanja, spreminjanje izjav volje legitimiranih oseb in posledični zapleti. Zato se strankam priporoča, da ob tem, da vložijo formalno popolne vloge in da za svoje navedbe že v zahtevku za uvedbo postopka predlagajo ali predložijo dokaze, ter da pravočasno vložijo zahteve, sploh če neko dovoljenje potrebujejo v določenem času zaradi osebnih življenjskih okoliščin, čim prej oz. prej, kot traja predpisan rok za odločitev.

Pri reševanju nastalih zaostankov je potrebno vloge obravnavati tako s pravnega kot organizacijskega vidika. Pravno gledano je ključno, da se spoštujejo načela upravnega postopka, predvsem načelo ekonomičnosti, ki zahteva hitro in učinkovito reševanje zadev ob čim manjših stroških ter zavarovanje pravic strank. Nadalje ne gre prezreti načela nepristranskosti, ki terja nepristransko obravnavo in prepoveduje dajanje neupravičenih koristi in prednosti (3. člena Zakona o državni upravi - ta formalno zavezuje sicer le upravne organe in posredno nosilce javnih pooblastil, toda v smislu ustavnopravne interpretacije načela enakosti in enakega procesnega varstva smiselno enako velja tudi za organe samoupravne lokalne skupnosti).

Organizacijski vidik pa zahteva objektiven pristop k določanju prioritet. Vodstva organov morajo aktivno sodelovati pri določanju, katere zadeve imajo prednost pri reševanju. Pri tem je potrebno upoštevati merila, kot so nujnost zadeve, vpliv na pravice in pravne koristi strank, ter širši javni interes.

Obravnava vlog zgolj po datumu prejema se izkaže za manj učinkovito in nepravično v primerih, ko določene zadeve zahtevajo hitrejšo obravnavo zaradi posebnih življenjskih okoliščin strank ali zaradi pomembnega javnega interesa. Smiselno je, da se organi ne osredotočajo zgolj na kronološki vrstni red, ampak prilagodijo svoje postopke tako, da zagotavljajo pravočasne in kakovostne rešitve tam, kjer so te najbolj potrebne.

Torej najbolj objektiven način oziroma merilo reševanja zaostankov pri upravnih postopkih bi bilo merilo, da se opredelijo prioritete, in sicer preko vodstvenih organov in ne le obravnava vlog po datumu prejetja.