Ali lahko organ v svojih prostorih vroči dokument, ki nastane v upravnem postopku, na podlagi drugega odstavka 170. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP) tako, da naslovnik na drug izvod dokumenta napiše datum vročitve in se podpiše? Ali se potrditev opravi na izvodu dokumenta, ki ostane pri organu, ali se v ta namen naredi posebna kopija listine, na kateri se potrdi sprejem?

Vročitev dokumentov, ki nastanejo v upravnem postopku, se opravi po pravilih ZUP. Organ upoštevati vse zakonske standarde tako glede kraja, časa kot tudi načina vročanja.

Po ZUP se fizična vročitev praviloma opravlja na naslovu dejanskega prebivališča fizične osebe ali na naslovu pravne osebe, ki je naveden v registru. Primarno se upošteva naslov, ki ga je vložnik navedel v vlogi, ne glede na morebitno drugačno stalno ali začasno prebivališče oziroma naslov za vročanje iz uradne evidence. Če vročitev na naslovu iz vloge ni uspešna, organ vpogleda v uradno evidenco, ali je naslov za vročanje drugačen kot naslov, na katerem je bila neuspešno poizkušena vročitev. Kadar sta naslova različna, se vročitev ponovi na naslovu za vročanje, sicer se vročitev opravi z javnim naznanilom z objavo sporočila na oglasni deski organa in na državnem portalu e-uprava (96. člen ZUP). V postopkih po uradni dolžnosti se vročitev prvega dokumenta opravi na naslovu za vročanje, če ni uspešna, se opravi z javnim naznanilom (96.a člen ZUP).

Naslov iz vloge je lahko naslov stanovanja, delovnega mesta, sedež pravne osebe ipd. Kadar organ vroča na tak način, se ne ukvarja z vpršanjem, na katerem kraju se bo takšna vročitev opravila. V drugih primerih velja, da se vročitev opravi praviloma v stanovanju naslovnika, odvetniku ali notarju v odvetniški ali notarski pisarni, vojaškim osebah, ki so na opravljanju vojaške službe, preko vojaškega poveljstva, osebam, ki jim je odvzeta prostost preko uprave zavoda, kjer prestajajo zaporno kazen ipd. (85. člen ZUP in 92. člen ZUP). Naslovniku, ki se nahaja v prostorih organa, ki je izdal dokument, se vročitev opravi tam in naslovnik dokument mora prevzeti, sicer z odklonitvijo nastane fikcija vročitve po 95. členu ZUP. Izven omenjenih prostorov se vročitev lahko opravi le, če je naslovnik dokument pripravljen sprejeti; če naslovniku ni mogoče opraviti vročitev v prostorih, ker ne obstajajo, se lahko opravi kjerkoli se naslovnik najde.

Po 84. členu ZUP se fizična vročitev opravi v delovnih dneh med 6. in 20. uro, če to narekujejo nujni ukrepi v javnem interesu (ker je potrebno z vročitvijo zavarovati življenje, zdravje, premoženje večje vrednosti, javni red in mir ali javno varnost) ali v drugih primerih, ki jih določa poseben zakon, pa se vročitev opravi tudi ob dela prostih dnevih in izven navedenih časovnih okvirov.

Fizična vročitev dokumenta se v upravnem postopku lahko opravi:

• po pravilih ZUP (t. i. osebna vročitev)

• ali po splošnih pravilih (t. i. navadna vročitev ali vročitev v poštni predalčnik), ki jih določa Zakon o poštnih storitvah.

Bistveni kriterij razlikovanja je v roku, če z vročitvijo začne teči rok se opravi osebna, sicer navadna vročitev.

Osebna vročitev na naslovu stanovanja oziroma drugih mestih, se opravi s posebno ovojnico, ki jo predpisuje UUP in na njeni podlagi izdan Pravilnik o izvrševanju Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 75/2005 in spremembe). O opravljeni vročitvi vročevalec in naslovnik izpolnita vročilnico. Za vročitev v prostorih organa izpolnjevanje vročilnice, ki je del ovojnice ni potrebno, zadostuje tudi drugačna vročilnica (npr. vročilnica bele barve, ki je bila predpisana še pred uveljavitvijo veljavnega ZUP in jo organi še vedno uporabljajo), ki po vsebini ustreza vročilnici po 97. členu ZUP, na katero se navede datum vročitve in jo podpišeta naslovnik in vročevalec (97. člen ZUP).

O osebni vročitvi se tudi po izrecni določbi 97. člena ZUP izpolni vročilnica, zato druge načine osebne vročitve dokumentov odsvetujemo. To velja tudi za vročanje s potrditvijo prevzema na fizični kopiji dokumenta, ki ostane pri organu, na podlagi drugega odstavka 170. člena UUP.

Omenjena uredba izrecno zapove, da je takšen način vročanja dopusten le, če z drugimi predpisi ni določeno drugače. Opisani način vročanja je torej v nasprotju z ZUP, zato na pravne norme iz UUP ni mogoče uporabiti za vročanje dokumentov v upravnem postopku. Kolikor bi organ opravil vročitev tako, da bi stranka podpisala izvirnik npr. odločbe, ki ostane organu, bi na podlagi navedbe datuma in podpisa sicer lahko dokazovali, da je bila vročitev opravljena, vendar bi bilo to v nasprotju z zakonom, zato takšen način vročanja ni pravilen.

Kolikor bi ne šlo za osebno vročanje po ZUP, bi sicer 170. člen UUP tolmačili tako, da se potrdi vročitev na izvirniku pri organi, ne dodatni kopiji. Slednja bi se pripravila le, če bi se z oznako elementov potrditve vročitev na izvirniku pri organu potvorilo vsebino izvirnika (ker npr. ne bi bilo prostora in bi se prekril obstoječ tekst).