Kako se sporočajo pisarniške odredbe, kdo in kam jih zapisuje?

Ali je pisarniška odredba za vročanje na koncu dokumentov še smiselna glede na to, da se odprema dokumentov odredi v informacijskem sistemu?

Ali lahko na gradbenem dovoljenju v odpremi hkrati izvedemo vročitev strankam in dokument pošljemo v vednost mnenjedajalcem, ali je v tem primeru potrebno ustvariti nov vhodni dokument kot seznanitev?

Ali mora biti po določbah Zakona o splošnem upravnem postopku in Uredbe o upravnem poslovanju na samem dokumentu izrecno navedena pisarniška odredba o vročitvi oziroma način vročanja, ali pa gre za notranjo pisarniško odredbo organa, ki ni sestavni del dokumenta, ki se vroča naslovniku in na dokumentu ni navedena?

Ali obstaja kakšen drug predpis ali ustaljena upravnopravna praksa, ki bi zahtevala, da je odredba o vročitvi obvezna sestavina dokumentov v upravnih postopkih. Vprašanje se v praksi pojavlja zlasti na področju graditve, kjer se zaradi varstva osebnih podatkov in dejstva, da gre v fazi poziva k priglasitvi stranske udeležbe še za potencialne stranke postopka, izogibamo navajanju vseh naslovnikov na samem dokumentu. V primeru večjega števila naslovnikov takšno navajanje namreč povzroča medsebojno razkrivanje osebnih podatkov ter dodatna usklajevanja in poizvedovanja med povabljenimi osebami.

Pisarniška odredba je v skladu s petnajsto točko 6. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom. Pisarniške odredbe za poslovanje z zadevami ureja 61. člen UUP. Glede na določila prvega odstavka 61. člena UUP se pri poslovanju z zadevami uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco z določenimi oznakami. Te oznake so:

1. ROKOVNIK + datum, ko poteče rok za vložitev v rokovnik; za zadeve, v katerih se ne more opraviti naslednje upravno dejanje, ker v zvezi z njimi teče rok za opravilo nekega dejanja upravnega organa ali stranke; (v primeru, da se rokovnik vodi v fizični obliki, se na ovoj zadeve zapiše R+datum);

2. REŠENO + datum za vložitev zadeve tekočo zbirko dokumentarnega gradiva; ko je upravni akt, ki je bil izdan v zadevi, postal pravnomočen ali ko organ v zadevi ne bo opravil več nobenega dejanja (na ovoj zadeve se zapiše REŠ+datum).

Iz določb UUP izhaja, da so pisarniške odredbe notranja napotila za ravnanje z dokumentarnim gradivom in za organizacijo dela v okviru upravnega poslovanja. UUP ne določa obveznosti, da bi morala uradna oseba pisarniško odredbo o vročitvi ali način vročanja izrecno navesti na dokumentu, ki se vroča stranki, saj gre za notranje procesno dejanje organa (61. člen UUP).

Pisarniške odredbe po 61. členu UUP se vnašajo v evidenco dokumentarnega gradiva z uporabo ustreznih oznak, kar pomeni, da je njihovo primarno mesto v evidencah oziroma informacijskem sistemu za upravljanje dokumentarnega gradiva, ne pa na samem dokumentu. UUP pod pojmom pisarniške odredbe ne opredeljuje vsebine dokumenta, temveč način ravnanja z zadevo v okviru notranjega poslovanja organa.

Pisarniško odredbo določi javni uslužbenec, jo vnese v elektronsko evidenco k ustrezni zadevi in zapiše na fizični dokument ali fizično kopijo dokumenta, ki ostane v ovoju zadeve, in jo podpiše. Odredba se zapiše v spodnji levi kot prve strani dokumenta, pri čemer se kot dokument posamezne zadeve ne šteje popis zadeve, saj sam popis opredeljuje posamezne dokumente zadeve. Pisarniško odredbo lahko določi tudi glavna pisarna, če se tako dogovori z javnim uslužbencem. Pisarniško odredbo lahko določi tudi predstojnik ali vodja organizacijske enote. Poznamo tudi pisarniške odredbe, ki se jih vnaša v informacijski sistem za podporo upravljanju dokumentarnega gradiva, in so odredbe v okviru zadev, ki so v rokovniku ali rešene. Pisarniške odredbe pa so lahko tudi drugačne vsebine in opisne kot na primer (po Stare, Upravno poslovanje, 2010, str. 143-144):

1. V REŠEVANJU (le zaznamek stanja zadeve v elektronski evidenci);

2. STORNO (za označitev pomotoma evidentiranega dokumentarnega gradiva).

V četrtem odstavku 84. člena ZUP je določeno, da uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika. UUP (poleg napotila po 61. členu UUP) v 67. členu UUP določa, na kakšen način javni uslužbenec, ki pripravlja dokument (dopis, odločbo, sklep), to odredi. In sicer predpisuje, da pri odrejanju odpreme dokumenta navede podatke o naslovniku dokumenta, prilogah in načinu posredovanja dokumenta. Dokumente praviloma odpremlja glavna pisarna, lahko pa tudi notranje organizacijske enote ali javni uslužbenci sami. Če uradna oseba, ki je pripravila dokument za odpremo, pošilja ta dokument v odpremo glavni pisarni, ji mora (ne glede na to, kdo je dokument podpisal) dati glede na določbe 67. člena UUP natančno pisarniško odredbo (tudi o zaznamkih na izvirniku), kateremu naslovniku se dokument odpošlje, katere priloge se priložijo in kako naj se dokument odpošlje (osebno, osebno elektronsko, na oglasno desko, navadno, priporočeno, priporočeno s povratnico, navadno elektronsko idr. (glej tudi ta primer). 

UUP v 63. členu določa obvezne sestavine dokumenta, ki se izdaja v upravnem poslovanju, pri čemer pisarniška odredba med njimi ni navedena. Iz tega izhaja, da pisarniška odredba ni obvezni sestavni del dokumenta, ki se vroča stranki, temveč je namenjena notranjemu poslovanju organa in se praviloma vodi ločeno od vsebine dokumenta.

Javni uslužbenec odpremo odredi v informacijskem sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva, ki je tudi informacijski sistem, iz katerega se izvedejo vsi navedeni načini posredovanja dokumentov v elektronski obliki. Javni uslužbenec lahko odredi odpremo tudi na samem dokumentu. (glej Remic (ur.), UUP z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 105).

Vsebina, ki se nanaša na vročanje in odpremo dokumentov, je urejena v 67. členu UUP, pri čemer iz razlage tega člena izhaja, da se podatki o naslovniku, prilogah in načinu posredovanja dokumenta prvenstveno vnesejo v evidenco dokumentarnega gradiva. UUP ne določa, da bi morali biti ti podatki obvezno navedeni tudi na dokumentu, niti ne prepoveduje takšnega zapisa, zato ta ni pogoj za zakonitost vročitve (67. člen UUP; Remic (ur.), 2018, str. 105, točka 4.8.2).

Odredbe po UUP torej niso obvezni sestavni del dokumenta (niti odločbe), zato se na dokumentu po naravi stvari označijo le takrat, kadar ni mogoče odrediti komu in kako se dokument vroči (npr. v situacijah, ko notranje poslovanje organa ni informacijsko podprto). Odredba je namenjena izključno notranjemu poslovanju organa, da podporne službe vedo, komu in kako je treba odpremiti dokument. 

Odredba o vročitvi, ko določi v informacijskem sistemu, se ne označuje tudi na pisnem dokumentu, saj za to ni potrebe (glej Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 3. knjiga, str. 161). Torej pod podpisom na dokumentu (npr. odločbi) ni potrebno odrejati vročanja (npr. Vročiti: ime, priimek, naslov – osebno ali Vročiti: naslovnik – osebno ipd.), saj bo to uradna oseba že določila v informacijskem sistemu. 

Gradbeni zakon (GZ-1, Ur. l. RS, št. 199/21 in nasl.) v 3. odstavku 57. člena določa, da se z odločbo seznanijo mnenjedajalci, gradbeni, občinski in drugi inšpektorji, pri čemer se ti seznanijo prek Prostorskega informacijskega sistema - PIS (Velkovrh in Ristanović, Komentar GZ-1, 2024, str. 370). PIS morajo od 1. 6. 2018 dalje uporabljati vsi pristojni upravni organi v katerega je treba evidentirati vsa pravnomočna gradbena in uporabna dovoljenja. V kolikor pa javni uslužbenec odredbo, da se odločba vroči strankam napiše na odločbo, lahko seveda na odločbi napiše tudi odredbo, da se odločba pošlje v seznanitev mnenjedajalcem, gradbenim, občinskim in drugim inšpektorjem.

Drugega predpisa, ki bi določal, da je pisarniška odredba o vročitvi obvezna sestavina dokumentov v upravnem poslovanju, ni, saj takšna obveznost ne izhaja iz Uredbe o upravnem poslovanju. UUP v 61. členu ureja pisarniške odredbe kot notranja napotila za poslovanje z dokumentarnim gradivom, v 63. členu UUP določa obvezne sestavine dokumenta, med katerimi pisarniška odredba ni navedena, ter v 67. členu UUP ureja odpremo dokumentov, pri čemer ne določa, da bi morala biti odredba o vročitvi navedena na dokumentu, ki se odpremlja. Zato obveznost navajanja pisarniške odredbe o vročitvi na samem dokumentu ne izhaja iz veljavne ureditve upravnega poslovanja..

Če se isti dokument vroča več različnim osebam in bi navedba vseh naslovnikov na enem dokumentu pomenila medsebojno razkrivanje osebnih podatkov, zlasti v fazah postopka, ko gre še za potencialne stranke, je treba upoštevati, da ZUP vročanje ureja kot individualizirano procesno dejanje za posameznega naslovnika (85.člena do 98. člen ZUP). Hkrati UUP v 67. členu določa, da se pri odpremi dokumenta navedejo podatki o naslovniku in načinu posredovanja dokumenta, ti podatki pa se vodijo v evidenci dokumentarnega gradiva. V takšnih primerih je zato skladno z določbami ZUP in UUP ustrezno, da se vsakemu naslovniku pripravi in vroči ločen dokument, ki je tudi ločeno evidentiran v evidenci dokumentarnega gradiva.