Kako se sporočajo pisarniške odredbe, kdo in kam jih zapisuje?

Ali je pisarniška odredba za vročanje na koncu dokumentov še smiselna glede na to, da se odprema dokumentov odredi v informacijskem sistemu?

Ali lahko na gradbenem dovoljenju v odpremi hkrati izvedemo vročitev strankam in dokument pošljemo v vednost mnenjedajalcem, ali je v tem primeru potrebno ustvariti nov vhodni dokument kot seznanitev?

Pisarniška odredba je v skladu s petnajsto točko 6. člena Uredbe o upravnem poslovanju (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18 in novele) napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom. Pisarniške odredbe za poslovanje z zadevami ureja 61. člen UUP. Glede na določila prvega odstavka 61. člena UUP se pri poslovanju z zadevami uporabljajo pisarniške odredbe, ki se vnašajo v evidenco z določenimi oznakami. Te oznake so:

1. ROKOVNIK + datum, ko poteče rok za vložitev v rokovnik; za zadeve, v katerih se ne more opraviti naslednje upravno dejanje, ker v zvezi z njimi teče rok za opravilo nekega dejanja upravnega organa ali stranke; (v primeru, da se rokovnik vodi v fizični obliki, se na ovoj zadeve zapiše R+datum);

2. REŠENO + datum za vložitev zadeve tekočo zbirko dokumentarnega gradiva; ko je upravni akt, ki je bil izdan v zadevi, postal pravnomočen ali ko organ v zadevi ne bo opravil več nobenega dejanja (na ovoj zadeve se zapiše REŠ+datum).

Pisarniško odredbo določi javni uslužbenec, jo vnese v elektronsko evidenco k ustrezni zadevi in zapiše na fizični dokument ali fizično kopijo dokumenta, ki ostane v ovoju zadeve, in jo podpiše. Odredba se zapiše v spodnji levi kot prve strani dokumenta, pri čemer se kot dokument posamezne zadeve ne šteje popis zadeve, saj sam popis opredeljuje posamezne dokumente zadeve. Pisarniško odredbo lahko določi tudi glavna pisarna, če se tako dogovori z javnim uslužbencem. Pisarniško odredbo lahko določi tudi predstojnik ali vodja organizacijske enote. Poznamo tudi pisarniške odredbe, ki se jih vnaša v informacijski sistem za podporo upravljanju dokumentarnega gradiva, in so odredbe v okviru zadev, ki so v rokovniku ali rešene. Pisarniške odredbe pa so lahko tudi drugačne vsebine in opisne kot na primer (po Stare, Upravno poslovanje, 2010, str. 143-144):

1. V REŠEVANJU (le zaznamek stanja zadeve v elektronski evidenci);

2. STORNO (za označitev pomotoma evidentiranega dokumentarnega gradiva).

V četrtem odstavku 84. člena ZUP je določeno, da uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika. UUP (poleg napotila po 61. členu UUP) v 67. členu UUP določa, na kakšen način javni uslužbenec, ki pripravlja dokument (dopis, odločbo, sklep), to odredi. In sicer predpisuje, da pri odrejanju odpreme dokumenta navede podatke o naslovniku dokumenta, prilogah in načinu posredovanja dokumenta. Dokumente praviloma odpremlja glavna pisarna, lahko pa tudi notranje organizacijske enote ali javni uslužbenci sami. Če uradna oseba, ki je pripravila dokument za odpremo, pošilja ta dokument v odpremo glavni pisarni, ji mora (ne glede na to, kdo je dokument podpisal) dati glede na določbe 67. člena UUP natančno pisarniško odredbo (tudi o zaznamkih na izvirniku), kateremu naslovniku se dokument odpošlje, katere priloge se priložijo in kako naj se dokument odpošlje (osebno, osebno elektronsko, na oglasno desko, navadno, priporočeno, priporočeno s povratnico, navadno elektronsko idr. (glej tudi ta primer). 

Javni uslužbenec odpremo odredi v informacijskem sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva, ki je tudi informacijski sistem, iz katerega se izvedejo vsi navedeni načini posredovanja dokumentov v elektronski obliki. Javni uslužbenec lahko odredi odpremo tudi na samem dokumentu. (glej Remic (ur.), UUP z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 105).

Odredbe po UUP torej niso obvezni sestavni del dokumenta (niti odločbe), zato se na dokumentu po naravi stvari označijo le takrat, kadar ni mogoče odrediti komu in kako se dokument vroči (npr. v situacijah, ko notranje poslovanje organa ni informacijsko podprto). Odredba je namenjena izključno notranjemu poslovanju organa, da podporne službe vedo, komu in kako je treba odpremiti dokument. 

Odredba o vročitvi, ko določi v informacijskem sistemu, se ne označuje tudi na pisnem dokumentu, saj za to ni potrebe (glej Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 3. knjiga, str. 161). Torej pod podpisom na dokumentu (npr. odločbi) ni potrebno odrejati vročanja (npr. Vročiti: ime, priimek, naslov – osebno ali Vročiti: naslovnik – osebno ipd.), saj bo to uradna oseba že določila v informacijskem sistemu. 

Gradbeni zakon (GZ-1, Ur. l. RS, št. 199/21 in nasl.) v 3. odstavku 57. člena določa, da se z odločbo seznanijo mnenjedajalci, gradbeni, občinski in drugi inšpektorji, pri čemer se ti seznanijo prek Prostorskega informacijskega sistema - PIS (Velkovrh in Ristanović, Komentar GZ-1, 2024, str. 370). PIS morajo od 1. 6. 2018 dalje uporabljati vsi pristojni upravni organi v katerega je treba evidentirati vsa pravnomočna gradbena in uporabna dovoljenja. V kolikor pa javni uslužbenec odredbo, da se odločba vroči strankam napiše na odločbo, lahko seveda na odločbi napiše tudi odredbo, da se odločba pošlje v seznanitev mnenjedajalcem, gradbenim, občinskim in drugim inšpektorjem.