Kdo lahko dostopa do osebnih podatkov pokojnega? Po katerem členu ZUP-a se izda sklep/odločba v primeru, ko je vloga za vpogled v osebne podatke pokojne osebe, katerih prvostopenjski organ (npr. CSD) ne poseduje?

Pred izdajo odločbe mora prvostopenjski organ ugotoviti vsa dejstva in okoliščine, ki so za odločitev pomembne, ter strankam omogočiti, da uveljavijo in zavarujejo svoje pravice in pravne koristi. Organ je pristojen za ugotavljanje in dokazovanje dejstev, kar vključuje tudi obveznost pridobivanja podatkov in listin od drugih organov. Vendar, ko to ni možno in podatki niso na voljo ima stranka po razpravnem načelu pravico in dolžnost, da za svoje trditve in navedbe, glede katerih ni dokazov pri organu ali drugih osebah, predloži dokaze. Dokazno breme je torej v tem primeru na stranki. Če dokazov ne predloži, to ni razlog za zavrženje vloge. Lahko ima posledice glede uspešnosti njenega zahtevka, ker se bo postopek nadaljeval brez dokazov o trditvah, ki jih postavlja, in se bo morebiti zahteva zavrnila (več Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 183 in nasl.).

Stranke imajo pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. To pravico ima tudi vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist. Zoper sklep o zavrnitvi zahteve je dovoljena pritožba (82. člen ZUP). Pravni interes izkaže oseba, ki zatrjuje, da vstopa v postopek, zaradi varstva svojih pravnih koristi. Pravna korist je neposredna, na zakon ali drug predpis oprta osebna korist. Prav tako mora oseba, ki zahteva udeležbo v postopku, v svoji vlogi navesti, v čem je njen pravni interes (43. člen ZUP). Po 82. členu ZUP informacijski pooblaščenec ni pritožbeni organ (glej ta primer).

Vendar pridobivanje podatkov oz. seznanitev s podatki umrle osebe predpisuje Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22 in nasl.), natančneje 9. člen zakona v povezavi s 15. členom Splošne uredbe EU o vratsvu podatkov (GDPR), kjer pa je pristojnost določena drugače, kot to odreja ZUP za vpogled v spis. Ti pravici oz. zakona, ki predstavljata podlago (ZUP oz. ZVOP-2), nista v hierarhiji, ampak gre za vzporedni pravici, o čemer glej tudi mnenje IP, št. 07121-1/2021/557 z dne 22. 3. 2021.

Ker iz vprašanja ni povsem jasno, kakšen je zahtevek, ali prosilci uveljavljajo pravice po 82. členu ZUP ali do seznanitve z osebnimi podatki po ZVOP-2, je treba zaradi različnih pogojev in postopkov ter pristojnosti organov pozvati vložnika, naj se opredeli, katero pravico uveljavlja, saj gre sicer za neraumljivo oz. nejasno vlogo po 67. členu ZUP. Pri tem se lahko v pozivu pojasni, da gre pri pravici do seznanitve do osebnih podatkov po ZVOP-2 za širšo pravico (dostop do vseh podatkov oz. dokumentov, ki se ne nujno vsi nahajajo v upravnih spisih), a ob enem tudi za ožjo pravico (zahteva se lahko zgolj dokumente in podatke o posamezniku, torej ni nujno, da vsi dokumenti iz konkretnega upravnega spisa sodijo pod domet te pravice).

Če prosilec uveljavlja pravico po ZUP, mora izkazati pravni interes, npr. že tekoč zapuščinski postopek, v katerem je proislec predvideni dedič, na podlagi česar organ poda informacije, da npr. ni moč najti dokumentov o postavitvi skrbnika, saj je tudi razkritje manka podatkov že informacija, oz. da pa je tekel postopek v zvezi z invalidnostjo osebe, o katerih podatkih se povprašuje. Če pravnega interesa prosilec ne izkaže, se izda (tu strani CSD) sklep o zavrnitvi po 82. členu ZUP, zoper katerega je dovoljena nesuspenzivna pritožba na resorno ministrstvo.

Če prosilec uveljavlja pravico po ZVOP-2, kot glede na vprašanje sicer pretežno kaže, pa postopek določa 12. člen Splošne uredbe v povezavi z 14. členom ZVOP-2 (CSD ni državni organ, zato ne pride v poštev 13. člen ZVOP-2). Pri tem je treba uvodoma pojasniti odnos med osebo, ki zahteva dostop, in pokojnikom. Upravljavec osebne podatke o umrlem posamezniku na njihovo zahtevo namreč posreduje zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače (9. člen ZVOP-2). Po pacientovi smrti imajo pravico do seznanitve z njegovo zdravstveno dokumentacijo pacientov zakonec, zunajzakonski partner, partner iz istospolne skupnosti, otroci in posvojenci, kadar teh oseb ni, pa pacientovi starši. Tem osebam se omogoči le dostop do tistih podatkov, ki so potrebni za dosego zakonitega namena seznanitve. Za seznanitev z zdravstveno dokumentacijo, ki je nastala v času, ko umrli pacient ni bil sposoben odločanja o sebi in se je to stanje brez prekinitev nadaljevalo do njegove smrti, morajo za seznanitev izkazati pravni interes. Varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov velja 20 let po njihovi smrti (glej ta primer). Če je zahtevi moč ugoditi glede na pogoje, se podatek razkrije, sicer pa izda organ (CSD) negativno oz. zavrnilno odločbo, zoper katero je dovoljena pritožba na Informacijskega pooblaščenca.