Prijavitelj na javnem razpisu za dodelitev sredstev ni bil uspešen. V pritožbenem roku je vložil zahtevo za vpogled v celotno dokumentacijo v zadevi, torej tudi v vloge drugih prijaviteljev. Ni sporno, da so vse vloge razpisa del ene zadeve, zato ima vsak prijavitelj status stranke v tem postopku, prav tako je pravni interes za pregled dokumentov zadeve očiten. Prvostopenjski organ je izdal sklep, s katerim je zahtevi za vpogled le delno ugodil, pri tem pa je predhodno kot stranske udeležence povabil vse prijavitelje, da se opredelijo do vpogleda neizbranega prijavitelja. Večina jih vpogleda, predvsem sklicujoč se na poslovne skrivnosti, ni dovolila in temu je organ sledil ter se v obrazložitvi sklepa skliceval na Zakon o gospodarskih družbah, Zakon o poslovni skrivnosti in Zakon o avtorski in sorodnih pravicah. Neizbrani prijavitelj v pritožbi zoper izpodbijani sklep navaja, da sklicevanje na omenjene zakone ni ustrezno, saj ima večina prijaviteljev status društva ali zavoda in da ima pravico do vpogleda v celoti.

Ali je bila odločitev prvostopenjskega organa o dopustitvi le delnega vpogleda pravilna, ali bi moral imeti neizbrani prijavitelj pravico do vpogleda v celotne vloge drugih prijaviteljev? Se lahko v določenih primerih, npr. zaradi varstva osebnih podatkov, dovoli le delen vpogled in na katerih podlagah?

Pregled dokumentov zadeve in njihov prepis ter kopiranje so izrazi načel varstva pravic strank in zaslišanja, torej v končni posledici same zakonitosti. Namen pravice je stranko seznaniti s podlagami za odločitev. Pravica vpogleda oziroma dostopa do informacij je temeljna podlaga za obrambo stranke in tako jedro dobre uprave in ustavne demokracije. Stranka lahko vsak trenutek pri organu ali v informacijskem sistemu pregleda dokument – spis, lahko ga prebira, prepisuje, preslikuje, skenira in se seznani z vsebino (po Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 134, 135 in 136).

Pravica do vpogleda v dokumente upravne zadeve je opredeljena v 82. členu ZUP, na podlagi katerega imajo stranke, med drugim, pravico pregledovati dokumente zadeve in jih preslikati. V kolikor je stranki onemogočeno izvajanje pravice do pregledovanja in prepisovanja dokumentov, pomeni tako postopanje bistveno kršitev temeljnega načela zaslišanja stranke (9. člen ZUP), pa tudi poseg v ustavno zagotovljeno pravno varstvo (prek pravice do pritožbe, po 25. členu Ustave RS, Ur. l. RS, št. 33/91-I in nasl. in 13. členu ZUP), ki ga lahko stranka učinkovito uveljavi samo, če ima predhodno na voljo ustrezno dokumentacijo in podatke, ki so vodili organ pri odločitvi, da lahko zoper argumente odločbe v pritožbi navaja protiargumente.

Pravica do vpogleda sicer ni absolutna in je lahko v taksativno navedenih primerih po ZUP omejena, bodisi glede posameznih dokumentov procesnega gradiva bodisi glede načina vpogleda. Kot določa šesti odstavek 82. člena ZUP, se ne morejo pregledovati in ne prepisovati zapisnik o posvetovanju in glasovanju in osnutki odločb; po petem odstavku istega člena pa ima stranka v primeru, če so bili v postopku uporabljeni dokumenti, ki vsebujejo tajne podatke in so bili ti podlaga za odločitev, le pravico vpogleda, ne pa tudi do prepisa in preslikave. V takem primeru bi stranki uradna oseba upravičeno zavrnila prepisovanje in zapisovanje zabeležk, kljub temu pa mora omogočiti sam vpogled (glej primer 1). Področna zakonodaja lahko sicer določa dodatne omejitve pravice vpogleda v zadevo (npr. tajne podatke, osebne podatke), pri čemer je presoja o omejitvi vpogleda v vsaki konkretni zadevi upoštevaje vse okoliščine primera in upoštevaje ZUP kot tudi področni predpis glede posamezne vrste podatkov, v pristojnosti in odgovornosti uradne osebe, ki o tem vodi oz. odloča v postopku (glej primer 2).

Stranke v postopku imajo, z izjemo omejitev iz 82. člena ZUP in morebitnih področnih zakonov, pravico vpogleda v zadevo neomejeno. Oznaka poslovne skrivnosti ni izjema po ZUP, ki bi opravičevala zavrnitev pregleda ali prepisa ali preslikave, zato bi tako ravnanje pomenilo bistveno postopkovno napako (glej primer 2). Delna zavrnitev bi denimo lahko prišla v poštev v tistih zadevah, v katerih področni zakon omogoča varovanje identitete prijavitelja, in sicer tako, da se v celoti izločijo tisti dokumenti, iz katerih je razvidno kdo je prijavitelj. Vendar imajo stranke kljub temu vsaj delno vendarle vpogled v prijavo (pod pogojem, da ne omogoča razkritja prijavitelja), saj gre praviloma za navedbe, ki so pri odločitvi merodajne (po Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 515, 516 in 519).

V konkretnem primeru je za presojo bistveno dejstvo, da imajo vsi prijavitelji na javni razpis status stranke v upravnem postopku. Navedeno pomeni, da ima vsak od prijaviteljev vse pravice po ZUP, vključno s pravico do pregleda zadeve 82. členu ZUP. Prvostopenjski organ tako nima pravne podlage za pozivanje ostalih prijaviteljev, da se opredelijo do vpogleda neizbranega prijavitelja, saj pravica do vpogleda ene od strank poteka neodvisno od ostalih niti ne more biti pogojena s soglasji ostalih strank. Smisel navedene pravice v postopkih kandidiranja za sredstva na javnih razpisih je v možnosti preveritve pravilnosti samega ocenjevanja, skladno z načeloma enake obravnave in transparentnosti, zato mora biti prijaviteljem na voljo pregled tako vlog kot tudi ocenjevalnih listov recenzentov, saj gre v nasprotnem primeru za kršitev pravil postopka, ki vpliva ali bi lahko vplivala na pravilnost in zakonitost odločitve ter pravico do sodnega varstva prijavitelja (UPRS Sodba in sklep I U 66/2020-40 z dne 7. 3. 2023). Ker gre pri kandidiranju na razpisih za pridobivanje (so)financiranja iz javnih sredstev, je nujno zavedanje prijaviteljev, da se s prijavo na razpise odrekajo delu svojih poslovnih skrivnosti v odnosu do so-konkurentov, s čimer se zasledujejo cilji transparentne, gospodarne in namenske porabe javnih sredstev. Ker se na podlagi izvedenega javnega razpisa financirajo le tisti programi oziroma projekti, ki so v postopku izbire ocenjeni višje, je odločitev, ali bo posamezen prijavitelj pridobil pravico do (so)financiranja, odvisna tudi od ocen drugih prijaviteljev, pri čemer se pravni interes prijaviteljev za pregled dokumentacije v zadevi predpostavlja, saj imajo v teh postopkih položaj stranke (UPRS Sodba I U 686/2018-10 z dne 24. 10. 2019). Pri tem je bistveno upoštevati tudi določbe o omejitvah vpogleda področnih predpisov, npr. strankam se omogoči vpogled v vloge drugih strank na istem razpisu šele po poteku razpisnega roka in tudi še v pritožbenem postopku (UPRS Sodba I U 1715/2016-9 z dne 12. 12. 2017).