Kdo izvaja prevod listin in ali morajo biti prevodi overjeni?

Upravni postopek in vsa dejanja v postopku se vodijo v slovenskem jeziku. Poleg slovenskega jezika sta uradna jezika tudi italijanski oziroma madžarski jezik na območju občin, kjer prebivajo pripadniki teh narodnih skupnosti (62. člen ZUP), pa tudi jeziki invalidov (npr. znakovni jezik, glej Kovač in Jerovšek, Upravni postopke in upravni spor, 2023).

Dejstva v upravnem postopku se ugotavljajo z dokazi, med katere štejemo tudi listine, tj. pisna dokazna sredstva. Glede na dokazno moč se jih deli na zasebne in javne. V prvem odstavku 169. člena ZUP je določeno, da gre za javno listino, če so kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji:

1. izda jo državni organ, organ lokalne skupnosti ali nosilec javnih pooblastil,
2. izda jo organ iz svoje pristojnosti,
3. izdana je v predpisani obliki in
4. listina nekaj potrjuje ali določa.

V prvem odstavku 177. člena ZUP je določeno, da ima v upravnem postopku organ možnost kot dokaz uporabiti listino v tujem jeziku. Predložitev overjenega prevoda listine, izdane v tujem jeziku, se zahteva, če je to potrebno. Potrebnost prevoda se ugotavlja z vidika potrebe organa in strank. Okoliščine, ki opravičujejo obveznost predložitve prevoda, so podane, kadar uradna oseba ali stranka ne znata jezika, v katerem je listina sestavljena, pa je to potrebno zaradi ugotavljanja in razjasnjevanja dejanskega stanja, ali varstva pravic stranke in pravnih koristi. Varstvo pravic in pravnih koristi je treba v upravnem postopku zagotavljati vsem udeležencem – tudi nasprotni stranki in stranskim udeležencem (Remic v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 2. knjiga, str. 253).

Obveznost zagotavljanja prevoda listine v ZUP sicer ni izrecno opredeljena, vendar lahko postane dolžnost tako stranke kot tudi organa. Ko organ v postopkih, začetih po uradni dolžnosti, izvaja dokaze in pridobiva listine v tujem jeziku, ima stranka upravičeno pričakovanje za seznanitev z listino v uradnem jeziku zaradi zagotavljanja pravice stranke do obrambe oziroma do izjave (9. in 146. člen ZUP). V takih primerih organ zagotavljanja prevoda ne more prevaliti na stranko. Zaradi presojanja obveznosti overjenega prevoda presoja glede na potrebnost stranke niso dolžne opremljati listin s prevodom, ampak to storijo, ko jih k temu pozove organ (prav tam, str. 253-254).

Zahtevan prevod listine mora biti overjen. Oseba, ki opravi prevod, z overitvijo jamči, da prevod ustreza vsebini izvirne listine v tujem jeziku, zato organ ne more sam presojati, ali so bile listine v uradni jezik pravilno prevedene. Overjen prevod opravijo sodno zapriseženi tolmači, ki so imenovani s strani ministra, pristojnega za pravosodje. Seznam sodnih tolmačev se lahko najde na spletnem portalu GOV.SI (Imenik sodnih tolmačev). Prav tako lahko overjen prevod opravi tudi tuj tolmač, ki je po predpisih tuje države pristojen za prevajanje listin iz tujega jezika v slovenskega, vendar mora biti potrdilo o skladnosti takega prevoda overjeno v skladu z ZOLMP-1 oziroma drugimi mednarodnimi sporazumi (prav tam, str. 255). Zahtevo za overitev prevoda listine, izdane v tujem jeziku, je potrdilo tudi VSRS v obrazložitvi sodbe VS I Up 677/99 z dne 26. 5. 2004: »Podlaga za odločitev upravnega organa so sicer glede na določbo 2. odstavka 170. člena ZUP/86 tudi listine, ki so bile izdane v tujem jeziku, vendar morajo biti predložene v overjenem prevodu.«

Strošek prevoda gre v breme stranke, ki predloži listino v tujem jeziku. Izjemoma gre strošek prevoda tudi v breme organa, če je postopek začet po uradni dolžnosti in je organ izvajal dokaze in pridobival listine v tujem jeziku (115. člen ZUP).

Prevoda tuje listine, izdane v italijanskem ali madžarskem jeziku, pa organ na območju občin, kjer prebiva italijanska ali madžarska narodna skupnost, ne sme zahtevati, saj 62. člen ZUP določa, da je na teh območjih upravni postopek lahko voden v slovenskem jeziku in/ali v jeziku narodne skupnosti.