Ali se lahko natisnjena kopija elektronsko podpisanega dokumenta tujega organa, ki je bila posredovana po pošti, šteje kot izvirnik ali overjena kopija v skladu s predpisano zahtevo za predložitev dokumentov v izvirniku ali overjeni kopiji, in na kakšen način naj uradna oseba obravnava takšen dokument?

V skladu s 173. členom ZUP so listine dokazno sredstvo, ki jih stranke predložijo same ali pa jih priskrbi organ, ki vodi postopek. Obveznost stranke, da predloži listino, ki šteje kot dokaz v postopku, je podana vedno, kadar je listina pri njej. Po 140. členu ZUP mora stranka predložiti dokaze, s katerimi razpolaga, oziroma predlagati druge dokaze. Organ pa mora sam priskrbeti listine, ki so pri drugih državnih organih, organih lokalne samouprave ali nosilcih javnih pooblastil (glej 139. člen ZUP in 175. člen ZUP).

Stranka ima možnost predložiti listino v izvirniku ali v različnih oblikah kopij (overjenih, navadnih, mikrofilmskih, elektronskih). Organ pa nima podlage zahtevati izvirnika, če ni dvoma v pristnost kopije. Dokazna vrednost kopij ni a priori manjša od izvirnika, če je kopija skladna z izvirnikom. Mikrofilmske in elektronske kopije, izdane s strani pristojnih organov, so izenačene z izvirniki. Če je organ v dvomu glede pristnosti kopije, lahko zahteva vpogled v izvirnik, da preveri skladnost. Takrat se prepis oziroma kopija listine primerja z izvirnikom in v primeru skladnosti obeh to označi na prepisu oziroma kopiji. Čeprav je upravno ali notarsko overjena kopija javna listina, se lahko ob dvomu zahteva predložitev izvirnika. Organ ni dolžan zadržati izvirnika ali ga kopirati na zahtevo stranke. Če stranka predloži izvirno listino, ne more od organa zahtevati, da naredi kopijo listine, jo potrdi z zaznamkom o skladnosti, izvirnik pa vrne stranki. To velja tako med postopkom kot tudi po končanju postopka (Remic v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 2. knjiga, komentar k členu 173, str. 241-243; ta primer o potrjevanju skladnosti kopij).

Iz sodbe UPRS I U 821/2015 z dne 19. 1. 2016 izhaja, da je pri tujih listinah dokazno breme na stranki, ki mora s primernimi dokazili potrditi dejstva, relevantna za postopek. Dokazila morajo vsebovati vse ključne podatke, ki so osnova za odločanje in so potrebne za pravilno presojo primera. Polno dokazno vrednost ima le listina, ki jo izda uradni organ v tujini. ZUP torej v 173. členu omogoča predložitev fotokopij namesto izvirnikov, vendar pa lahko organ od stranke zahteva, da se predloži izvirnik, zato da se preveri skladnost kopije z izvirnikom. Če stranka izvirnika ne predloži, se lahko dvomi o dokazni vrednosti predložene kopije.

Glede na navedeno uradna oseba ne sme zavrniti natisnjene kopije dokumenta, ki je bil izvirno podpisan v elektronski obliki - seveda, če ni dvoma o pristnosti. Takšna natisnjena kopija se obravnava kot prepis ali kopija izvirnega elektronskega dokumenta in ima dokazno vrednost, če ustreza izvirniku. Lahko pa organ zahteva predložitev izvirnika ali overjene kopije, a le kadar dvomi v pristnost natisnjene kopije.

Breme izkaza prisotnosti pa je v takem položaju vendar na stranki, čeprav ta navaja, da razpolaga le z natisnjeno e-kopijo dokumenta, kar pomeni, da mora v primeru dvoma v pristnost in zahteve organa po predložitvi izvirnika oz. potrditvi skladnosti kopije z izvirnikom sama najti način potrditve pri izdajatelju, razen če po 139. in 175. členu ZUP to lahko lažje stori organ.

''''''