Kako naj organ ve, da v isti zadevi teče sodni postopek ali da je bilo o zadevi že pravnomočno odločeno odločeno?

Upravni postopek se začne po uradni dolžnosti ali na zahtevo stranke (125. člen ZUP). Ne glede na predmet odločanja (pravica, pravna korist ali obveznost) oziroma način začetka postopka, morajo biti za izpolnjeni naslednje predpostavke, kot jih določa zlasti 129. člen ZUP:

*v postopku se odloča o upravni zadevi, to je pravici, pravni koristi ali obveznosti s področja upravnega prava, ki jo vzpostavi materialni zakon,
*oseba, ki nastopa kot stranka v postopku je sposobna biti stranka, kar pomeni, da ima pravno sposobnost in stvarno oziroma procesno legitimacijo;
*upravni postopek je začet pravočasno oziroma v roku, ki/če ga določa materialni predpis,
*v isti stvari ne teče upravni ali sodni postopek;
*v isti stvari ni odločeno s pravnomočnim upravnim aktom, s katerim je stranka pridobila pravico ali pravno korist ali ji je bila naložena obveznost (glej tudi npr. sklep UPRS IV U 86/2017-9 z dne 23. 8. 2017).

V postopkih na zahtevo stranke se dodatno presoja še, ali stranka uveljavlja svojo pravico ali pravno korist in ali je bil v isti stvari zahtevek stranke zavrnjen, a se pravno in dejansko stanje ni spremenilo. Poleg omenjenih pogojev sicer organ ugotavlja še, ali je pristojen za obravnavo zahtevka stranke in ali je vloga formalno popolna (več v Koval in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, tudi glede opcije reševanja spregleda manka procesnih predpostavk ali njihovega prenehanja po že uvedenem (meritornem) postopku oz. po izdaji določbe s pravnimi sredstvi).

Preizkus vloge v smislu, ali v isti stvari teče upravni ali sodni postopek, pomeni, da mora organ ugotoviti, ali se pred istim ali v določenih primerih lahko tudi drugim organom že vodi upravni postopek o isti pravici, pravni koristi ali obveznosti določene stranke ter ali se morebiten »nov« postopek nanaša na isto dejansko stanje. Povedano drugače, ugotoviti mora, ali se ob nespremenjenem pravnem in dejanskem stanju zadeve, morda že vodi postopek oziroma odloča oziroma ali je bilo o tem že pravomočno odločeno in je stranka pridobila pravico, pravno korist ali ji je naložena obveznost. S tem se zagotavlja izvrševanje temeljnega pravnega pravila, da se o isti stvari ne smeta teči dva postopka in da se o isti stvari ne odloča dvakrat (ne bis in idem). Ker gre za isto stvar, ki se zaključi s pravnomočnim upravnim aktom, se to nanaša na postopke, ki se obravnavajo na prvi stopnji, drugi stopnji ali v postopku pred sodiščem.

Prvostopenjski organ je o tem, da se vodi upravni postopek pred drugostopenjskim organom ali pred sodiščem, seznanjen s tem, da je dokumentacijo upravne zadeve odstopil v reševanje instančnemu organu ali sodišču. Kolikor mu dokumentacija ni vrnjena, lahko sklepa, da je postopek (še) v teku. V primeru dvoma se opravi poizvedba pri instančnem organu ali sodišču.

Če je stvarna pristojnost za odločanje na prvi stopnji razpršena med različne organe, bi organ v primeru dvoma, ali je postopek v teku tudi pri drugem organu, prav tako lahko opravil poizvedbo. Največkrat pa za to ni potrebe, ker je v raznih uradnih evidencah evidentirano, da se postopek vodi pri določenem organu, zato zadostuje le vpogled.