Odločba, ki je bila izdana za časovno omejeno obdobje, je prenehala veljati (npr. vozniško dovoljenje). Državni organ je pri nadzoru listino odvzel in jo poslal organu, pristojnemu po stalnem ali začasnem prebivališču osebe (v tem primeru Policija upravni enoti). Ta je zahtevo stranke za izdajo nove listine zavrnil s pojasnilom, da listine ne more izdati, dokler ne prejme neveljavne listine, pri tem pa je svetoval, da naj stranka preveri, kam je nadzorni organ odvzeto listino poslal. Ali bi organ (tu upravna enota) moral sprejeti vlogo in sam pridobiti podatke o odvzeti listini?

Stranka mora vlogo vložiti pri pristojnem organu. V zvezi s postopanjem nepristojnega organa so po zakonu možne naslednje situacije:

*če organ ugotovi, da za obravnavo vloge, ki jo je vložnik vložil neposredno pri njem, ni pristojen, vložnika nemudoma na to opozori in ga napoti k pristojnemu organu. Če vložnik vztraja, da se vloga kljub nepristojnosti sprejme, jo sprejem in jo zavrže (tretji odstavek 65. člena ZUP);
*če organ vlogo prejme po pošti ali po elektronski poti, se izreče za nepristojnega in jo pošlje pristojnemu ter o tem obvesti stranko (četrti odstavek 65. člena ZUP);
*če organ pri obravnavi vloge ne ve, kateri organ je pristojen, vlogo zavrže (četrti odstavek 65. člena ZUP).

Pristojnost organa za sprejem in obravnavo določene vloge lahko določa organizacijski predpis (npr. Zakon o državni upravi), ZUP (gl. drugo poglavje o pristojnosti, zlasti 16. do 22. člen) ali predpis, ki ureja materialno pravico ali obveznost. Če predpis določa pristojnost organa, mora ta vlogo iz svoje pristojnosti sprejeti in obravnavati. V takšnem primeru je v nasprotju z zakonom in obveznostmi organa, če stranko neformalno poučuje, da vloge ne vloži, da jo vloži kasneje, da naj prej poizve o tem ali onem ipd. Na zahtevo stranke mora vlogo sprejeti in jo obravnavati v skladu z zakonom.

Na postopanje pri sprejemanju vloge ne vpliva dejstvo, ali je vloga formalno popolna in vsebinsko utemeljena oziroma ali so vlogi priloženi dokazi, na katere stranka opira svoj zahtevek. Morebitna formalna nepopolnost ali vsebinska neutemeljenost ne more biti upravičen razlog za zavrnitev sprejema vloge, ampak za izvedbo postopka, v katerem se stranko pozove k odpravi pomanjkljivosti (67. člen ZUP) oziroma k predložitvi ali predlaganju dokazil (140. člen ZUP). Cilj teh določb je omogočiti strankam dostop do pravnega varstva in učinkovito izvajanje upravnih postopkov (več v Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2017).

Določbe področnega zakona (na primerZakona o pravilih cestnega prometa (ZVCP-1, Ur. l. RS, 83/04 in nasl.)), ki določajo, da se neveljavno dovoljenje odvzame in pošlje upravni enoti, na območju katere ima imetnik stalno oziroma začasno prebivališče, na pristojnost upravne enote za izdajo dovoljenja praviloma ne vplivajo. Gre za dve različni situaciji in z njima povezani pravili. Prvo določa, kam se pošlje neveljavno dovoljenje, drugo pa pristojnost za izdajo novega dovoljenja. Če zakon ne določa, da dovoljenje izda organ, ki se mu pošlje dovoljenje, se pristojnost za izdajo določa po splošnih pravilih, praviloma po stalnem prebivališču osebe, če tega nima, po začasnem prebivališču, sicer pa po zadnjem stalnem ali začasnem prebivališču in v skrajnem primeru po kraju, kjer je nastal povod za postopek. Če se pravila o krajevni pristojnosti ne uporabljajo, ker je krajevna pristojnost odpravljena, kot velja v primeru izdaje vozniških dovoljenj, se lahko zahtevop za izdajo novega dovoljenja vloži pri kateremkoli organu.

Zahtevanje neveljavnega dovoljenja ne bi smelo vplivati na izdajo novega dovoljenja, saj neveljavno dovoljenje nima pravnih učinkov. Tudi če bi področni predpis določal vračilo listine neveljavnega dovoljena, to ni razlog za zavrnitev sprejema vloge za izdajo novega dovoljenja. Organ v takem primeru postopa po pravilih, ki veljajo za formalno nepopolno vlogo ali za materialno neutemeljeno vloge, zato stranke ne sme zavrniti s pojasnilom, da sama ugotovi, kam je bilo poslano neveljavno dovoljenje. Pravila o postopanju pristojnega ali nepristojnega organa tega ne dopuščajo. To velja zlasti, če stranka ne razpolaga z listino neveljavnega dovoljenja, ker ga je drug državni organ odvzel, in če predpis ne določi jasno, kam naj se dovoljenje pošlje, ker na primer določi, da se pošlje organu, na območju katerega ima imetnik stalno oziroma začasno prebivališče.