Pristojnost ali kompetenca se običajno opredeljuje kot pooblastilo posameznega organa za opravljanje nalog, za katere je ustanovljen. Opredelitev pristojnosti hkrati pomeni, da organ sme in mora izvršiti upravno nalogo (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 184).

Stvarna pristojnost organov za odločanje v upravnih zadevah se določa po predpisih, ki urejajo posamezno upravno področje ali določajo organizacijo in delovna področja organov (prvi odstavek 15. ZUP). Stvarno pristojnost praviloma določajo predpisi, ki urejajo materialna vprašanja določenih upravnih zadev (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 186), kot tudi upravno - organizacijski predpisi, s katerimi je določena pristojnost organov. Z drugimi besedami - upravni organ je stvarno pristojen za odločanje v upravni zadevi le, kolikor ima pooblastilo za tako odločanje, ki ga določa zakon ali na zakonu temelječi predpis (sodba UPRS III U 270/2015 z dne 24. 6. 2016).

Načelo zakonitosti (6. člen ZUP; več v Kovač in Kerševan (ur.), prav tam, str. 98-110) določa, da organ odloča po zakonu, podzakonskih predpisih, predpisih samoupravnih lokalnih skupnosti in splošnih aktih, izdanih za izvrševanje javnih pooblastil. Predpisi so splošni akti, ki jih v okviru svoje pristojnosti in po predpisanem postopku sprejme - izda pristojni organ, in morajo biti objavljeni v uradnem glasilu (državni predpisi v državnem uradnem listu, predpisi lokalnih skupnosti pa v uradnem listu, ki ga te same določijo), preden začno veljati. Le to določa 154. člen Ustave Republike Slovenije (URS, Ur. l. RS, št. 33/91-I in nasl.). Načelo zakonitosti ureja tudi na vprašanje hierarhije pravnih predpisov (Kovač in Kerševan, prav tam, str. 45), kar pomeni, da morajo biti zakoni, podzakonski predpisi in drugi splošni akti v skladu z ustavo, kakor določa 153. člen Ustave Republike Slovenije (URS, Ur. l. RS, št. 33/91-I in nasl.), podzakonski predpisi pa v skladu z zakoni.

Pristojnost kot element formalne zakonitosti lahko vedno določa le zakon, na podlagi katerega naj bi se nadziralo tudi podzakonski akt, izdan na podlagi tega zakona, in ne originarno podzakonski akt, sploh pa ne npr. interni akt, ker slednji nima narave predpisa. Če pa podzakonski akt, npr. pravilnik, izrecno določi stvarno pristojnost, lahko to določi le na podlagi in v okviru izvršilne klavzule zakona oz. v izvirnih občinskih zadevah odloka občine. Ta klavzula je pogosto tudi bolj splošna, kot npr. zakon določa, »da je ministrstvo/inšpektorat, pristojen za področje X« ali pa »nadzor nad tem predpisom opravlja ministrstvo/občina«, torej ne določa določno organa nadzora.

To pa ne pomeni, da ta ne bi smel oz. mogel biti na tej podlagi določen znotraj zakonske določbe v podzakonskem aktu (npr. inšpektorat ali drug organ v sestavi ministrstva znotraj z zakonom določenega ministrstva, glej o tem tudi tretji odstavek 21. člena Zakona o državni upravi (ZDU-1, Ur. l. RS, št. 52/02 in nasl.), več Pirnat (ur.), Komentar zakonov o upravi, 2004, ki določa: "Če zakon določa, da je za odločanje o upravnih zadevah na določenem področju na prvi stopnji pristojno ministrstvo, in je v ministrstvu organiziran organ v sestavi za to področje, na prvi stopnji vodi postopek in odloča o upravni zadevi organ v sestavi ministrstva."). Toda v tem primeru je ZDU-1 zakonita pravna podlaga, ki v skladu z URS omogoča Vladi, da s podzakonskim aktom ustanovi organ v sestavi ministrstva in določi njegovo delovno področje. Kot primer podzakonske ureditve stvarne pristojnosti za nadzor izhaja tudi iz Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS, št. 51/06), kjer je določeno, da nadzor nad tem zakonom izvaja ministrstvo (tretji odstavek 32. člena ZDIJZ), šele iz podzakonskega akta, tj. Uredbe o organih v sestavi ministrstev (Ur. l. RS, 35/15 in nasl.), pa izhaja določena stvarna pristojnost, saj ta v 2. točki drugega odstavka 9. člena določa, da Inšpektorat za javni sektor (IJS) opravlja naloge inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem predpisov, ki urejajo splošni upravni postopek in posebne upravne postopke, upravno poslovanje in dostop do informacij javnega značaja (pri čemer pa pri slednjem ne določi oblike nadzora, tj. prekrškovni nadzor), glede na siceršnje pristojnosti IJS pri nadzoru nad vsemi predpisi (torej tudi ZDIJZ) in glede na to, da IJS sicer ni prekrškovni organ).

Torej organ (smiselno enako inšpektor kot uradna oseba organa v sestavi) sme in mora ukrepati, če je njegova pristojnost določena v zakonu ali podzakonskem aktu na podlagi zakona (glej primer). Če pa je podzakonski akt v nasprotju z zakonom, velja, da organ v skladu z načelom zakonitosti, praviloma ravna po veljavnih predpisih, tudi če meni, da ti morda niso v skladu z ustavo in zakonom (glej primer), razen ko gre za očiten primer nezakonitosti (več o tovrstnem exceptio illegalis v komentarju 6. člena ZUP v Jerovšek in Trpin (ur.), ZUP s komentarjem, 2004).