O uradnih zapažanjih, ugotovitvah, ustnih navodilih in sporočilih ter okoliščinah, ki zadevajo le notranje delo organa, ki vodi postopek, se praviloma ne sestavi zapisnika. Namesto tega uradna oseba napiše uradni zaznamek, ki vsebuje navedbo kraja in datuma ter ga podpiše (glej 2. odstavek 74. člen ZUP).

Po prvem odstavku 82. člena ZUP imajo stranke pravico pregledovati dokumente zadeve ter na lastne stroške prepisovati ali preslikavati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje, prepisovanje in preslikavanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa se izvaja v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, kjer stranka svojo identiteto potrdi s kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis (elektronski vpogled se omogoča le na normativni ravni, dejansko pa tak tehnično ni izvedljiv). To pravico ima tudi vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist (drugi odstavek 82. člen ZUP). Glej tudi primer. Del spisa in predmet pravic po 82. členu ZUP so tudi uradni zaznamki.

Pregled in prepis dokumentov se lahko zahtevata tudi ustno. V primeru dvoma lahko organ od osebe iz prejšnjega odstavka zahteva, da pisno ali ustno na zapisnik pojasni svojo pravno korist (glej tretji odstavek 82. člen ZUP). Le ustna vloga ne zadostuje za prosilce iz drugega odstavka 82. člena ZUP, kadar obstaja dvom o obstoju njihove pravne koristi in s tem legitimacije. Vendar pa organ tudi v tem primeru ne sme napotiti prosilca na vložitev pisne vloge, temveč mu mora omogočiti, da zahtevo poda ustno na zapisnik na kraju samem (Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 518).

Če gre za informacijo javnega značaja, se upošteva Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS, št. 51/06 in nasl.), ki ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja. Vsak prosilec ima pravico pridobiti informacijo javnega značaja od organa na podlagi svoje zahteve, bodisi z vpogledom, pridobitvijo prepisa, fotokopije ali elektronskega zapisa (drugi odstavek 5. člena ZDIJZ). Prosilec lahko zahteva dostop do informacije javnega značaja ali njihovo ponovno uporabo s pisno zahtevo ali pa to stori z neformalno zahtevo (12. člen ZDIJZ). Prosilec vloži zahtevo za dostop do informacije javnega značaja ali za njeno ponovno uporabo pri organu, za katerega meni, da razpolaga z informacijo (prvi odstavek 16. člena ZDIJZ). Informacijo javnega značaja predstavlja tudi uradni zaznamek, ki ga uradna oseba naredi v upravni zadevi.

V primeru, da je vlogo vložila stranka postopka, ima pravico do pridobitve kopije dokumenta, če ne gre za dokument, ki vsebuje tajne podatke (zakon omogoča le vpogled v tak dokument) ali za osnutke dokumentov. Če vlogo vloži oseba, ki ni stranka postopka, mora izkazati pravno korist; v okviru izkazane pravne koristi je obseg pravice do kopije dokumenta enak kot pri stranki.