Ali je pooblastilo iz tujine veljavno z neoverjenim podpisom ali mora biti podpis overjen? Če je potrebna overitev, ali mora biti podpis overjen pri konzulatu Republike Slovenije?

Stranka v upravnem postopku je lahko vsaka fizična oseba in pravna oseba zasebnega ali javnega prava, na katere zahtevo je začet postopek ali zoper katero teče postopek (prvi odstavek 42. člena ZUP). ZUP v 54. členu določa, da je pooblaščenec stranke lahko vsaka polno poslovno sposobna oseba; odvetnik ali odvetniška družba; strokovna organizacija, ki opravlja registrirane dejavnosti ali naloge, ki so v neposredni zvezi z upravno zadevo kot predmetom določenega postopka. Pooblastilo je lahko pisno ali dano ustno na zapisnik pri organu, ni pa potrebno, da je overjeno, razen če področni predpis določa drugače (več v Kovač in Jerovšek, 2023, Upravni postopek in upravni spor, str. 113). Stranka lahko določi pooblaščenca, ki jo zastopa v postopkih, razen pri dejanjih, pri katerih mora stranka sama dajati izjave (53. člen ZUP). Pooblastilo mora vsebovati vse sestavine, iz katerih je jasno razvidna volja stranke, da pooblašča določenega pooblaščenca za opravljanje procesnih dejanj, pri čemer se pooblastilo lahko omeji glede na dejanja, čas, zadevo ipd. (prav tam, str. 112-114). 57. člen ZUP določa, da se lahko da pooblastilo za ves postopek (splošno pooblastilo) ali samo za posamezna dejanja (posebno pooblastilo), lahko pa se tudi časovno omeji, pooblaščenec pa sme delovati samo v mejah pooblastila. Pooblastilo se lahko da tudi samo za sprejem oziroma vročanje dokumentov. Stranka lahko pooblastilo vsak čas prekliče, pooblaščenec pa se mu lahko ob vsakem času odpove, to pa je treba organu naznaniti pisno ali ustno na zapisnik.

V dvomu o pristnosti pisnega pooblastila, se lahko s sklepom odredi, naj stranka ali priči pred organom ali notarjem potrdijo vsebino pisnega pooblastila. Prvi odstavek 56. člena ZUP določa, da v primeru ko nastane dvom o pristnosti pooblastila, ki je dano v obliki zasebne listine, lahko organ odredi, naj se predloži overjeno pooblastilo ali da pooblastilo ustno na zapisnik. Skladno s 55. členom ZUP lahko uradna oseba, ki vodi postopek, pooblaščencu, čigar pooblastilo ni v redu, dovoli, da opravi določena dejanja v postopku in mu naloži, naj v določenem roku naknadno predloži pooblastilo. V kolikor pooblaščenec v roku ne predloži pooblastila, se opravljena dejanja ne upoštevajo oziroma se vloga zavrže. To pomeni, da pooblastila v upravnem postopku praviloma ni treba overiti. Overitev se zahteva le v primeru dvoma v pristnost pooblastila. Takrat organ pooblaščenca ali stranko pozove, naj predloži overjeno pooblastilo (to je lahko overjeno pred upravno enoto ali notarjem) oziroma da stranka poda pooblastilo ustno na zapisnik pri organu (56. člen ZUP in UPRS Sodba I U 2517/2017-20 z dne 16. 5. 2018).

Pooblastilo se torej šteje za veljavno, če je iz njega moč razbrati, kdo je pooblastitelj, čeprav recimo ime in priimek pooblastitelja nista predhodno natisnjena ali natipkana ali označena drugače kot z lastnoročnim podpisom. Pri tem mora biti uradna oseba, ki vodi postopek, prepričana, da je določen podpis res skladen s podpisom stranke, npr. je čitljiv in se lahko prebere ime ali pa so v spisu že drugi dokumenti s podpisom iste osebe in je le ta primerljiv (za več glej Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, komentar k 55. in 56. členu, str. 383-390).

Po ZUP pooblastila ni treba overiti, kar vključuje tudi pooblastila iz tujine. Posledično so neoverjena pooblastila veljavna v upravnih postopkih, pod pogojem, da iz pooblastila jasno izhajajo identiteta pooblastitelja, pooblaščenec ter obseg pooblastila za konkretna dejanja. Po ZUP se zahteva overitev pooblastila le v primerih, ko organ ali uradna oseba iz upravičenih razlogov dvomi v pristnost pooblastila ali ko to zahteva področni predpisi.