Po ZUP mora vsaka vloga vsebovati naslednje podatke: navedbo organa, kateremu se pošilja, zadevo, katere se tiče, zahtevo oziroma predlog, osebno ime oziroma firmo vlagatelja, njegov naslov, podatke o morebitnem zakonitem zastopniku in pooblaščencu ter podpis vlagatelja (prvi odstavek 66. člen ZUP). Vlogo v fizični obliki mora vlagatelj podpisati z lastnoročnim podpisom, vlogo v elektronski obliki pa z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom (prvi odstavek 63. člena ZUP). Zgolj vloga, ki vsebuje omenjene podatke in je pravilno podpisana, velja kot ustrezno sestavljena in primerna za nadaljnjo obravnavo, če seveda področni predpis minimalnih sestavin ne določa drugače.

Pomemben element formalno popolne vloge je njen lastnoročni podpis za fizične vloge oziroma kvalificiran elektronski podpis za elektronske vloge. Podpis namreč izraža voljo vložnika po določenem ravnanju (Kovač in Kerševan (ur.), ZUP s komentarjem, 2020, str. 35). ZUP v drugem odstavku 63. člena navaja, da se vloga lahko vloži v pisni obliki. Pisna vloga je vloga, ki je napisana ali natisnjena in lastnoročno podpisana (vloga v fizični obliki) ali vloga, ki je v elektronski obliki in je podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom.

Vloga, ki je poslana po elektronski poti, vendar ni podpisana s kvalificiranim elektronskim podpisom, je formalno nepopolna, zato jo organ »praviloma ne more obravnavati«, ampak mora od stranke zahtevati, da pomanjkljivost odpravi tako, da vložitev vloge potrdi po elektronski poti s kvalificiranim elektronskim podpisom oziroma če tega nima, s potrditvijo v fizični obliki, ki bo vsebovala lastnoročni podpis, razen če gre za primer iz sedmega odstavka 63. člena ZUP oziroma primere iz 101. člena Uredbe o upravnem poslovanju(UUP, Ur. l. RS št. 9/18 in nasl.) (več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP s komentarjem, 2020, komentar k 63. in nasl. členom, glej tudi Uredbo eIDAS). Praviloma se torej pri elektronskih vlogah zahteva kvalificiran e-podpis, tj. e-podpis z digitalnim potrdilom in ne le navaden (skeniran lastnoročni) podpis. Glej tudi primer SEU, sodba C 362/21 z dne 20. 10. 2022, da so nacionalni standardi upravičeni, a le do te mere, da ni neupravičenega razlikovanja med fizično in e-komunikacijo.

Torej brez formalne popolnosti vloge vsebinska presoja vloge kot zahteve ni možna, kar pomeni, da je potreben poziv na dopolnitev in morebitno zavrženje izvesti še pred uvedbo meritornega postopka.

Zahteva ne more biti umaknjena in postopek ustavljen, če postopek niti začet ni. Torej se umik nepopolne vloge obravnava kot odločitev stranke, da nepopolne vloge ne bo dopolnila. Zato se taka zahteva zavrže s sklepom po 67. členu ZUP. Ne izda pa se sklep o ustavitvi postopka, kot sicer določa 135. člen ZUP pri umiku zahteve, na podlagi katere je bil postopek že začet.