Ali lahko osebe brez ustrezne izobrazbe in brez opravljenega strokovnega izpita iz upravnega postopka izdajajo potrdila (npr. potrdilo o davčni številki, statusu rezidentstva in druga potrdila iz uradnih evidenc), vodijo upravni postopek in odločajo v upravnih zadevah? Ali je uslužbenec dolžan opravljati naloge, za katere je pooblaščen v tem smislu in spadajo v delokrog obveznosti, ki so opredeljene s pogodbo o zaposlitvi?

Pogoji za opravljanje procesih dejanj oziroma vodenje upravnega postopka in odločanje v upravnih zadevah so določeni v določbah od 28. člena ZUP do 31. člena ZUP. Na načelni ravni morajo biti za zakonito vodenje in odločanje kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji: zaposlenost pri organu, ustrezna izobrazba, opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka, na podlagi česar uradna oseba pridobi pooblastilo, in odsotnost izločitvenih oziroma odklonilnih razlogov. Izjema po ZUP velja glede pogoja izobrazbe in opravljenega strokovnega izpita za predstojnike organov, ker že z zasedbo položaja predstojnika dobijo zakonsko pooblastilo (ex lege) za odločanje v vseh upravnih zadevah iz pristojnosti organa, vendar predstojniki pooblastila za odločanje ne morejo prenesti na podrejene uradnike, če ti ne izpolnjujejo vseh pogojev.

Skladno z 31. členom ZUP lahko poleg pooblaščenih oseb iz prejšnjega odstavka upravni postopek vodi in v njem odloča samo oseba, ki ima predpisano izobrazbo in opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka. Slednji pa ni potreben za vodenje in odločanje v enostavnih upravnih zadevah, ki jih določi vlada z uredbo. Stroka sicer poudarja, da zniževanje minimalnih strokovnih zahtev za vodenje in odločanje ni smiselno, da je določanje takih enostavnih zadev v tem primeru prepuščeno le podzakonskemu urejanju ter da lahko negativne odločitve tudi v enostavnih zadevah povzročajo hude posledice za stranke (več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 271).

Tako prvi odstavek 6. člena in 7. člen Uredbe o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (Uredba, Ur. l. RS, št. 12/13 in nasl.) določata, da potrdila in druge listine o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, lahko izdaja zaposlena oseba z najmanj srednjo splošno ali strokovno izobrazbo. Uredba dalje v 30. členu določa, da za postopke izdajanja potrdil in drugih listin, o katerih se vodi uradna evidenca, ter za opravljanje upravnih overitev lastnoročnih podpisov in kopij, ni potreben strokovni izpit. V skladu z določbo drugega odstavka 179. člena ZUP se za uradno evidenco šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil. To pomeni, da za opravljanje teh specifičnih upravnih nalog ni nujno potrebno, da ima oseba opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka.

Strokovno tehnični uslužbenec sicer ne sme opravljati javnih nalog, kar vključuje tudi vodenje upravnega postopka in odločanja v upravnih zadevah. Zakon o javnih uslužbencih (ZJU, Ur. l. RS, št. 56/02 in nasl.) zgolj izjemoma dovoljuje v 23. členu, da javni uslužbenec na strokovno tehničnem delovnem mestu opravlja tudi nekatera enostavna upravna opravila, ki jih s podzakonskim aktom določi minister, pristojen za upravo. S Pravilnikom o določitvi upravnih opravil, ki jih lahko opravljajo strokovno-tehnični javni uslužbenci (Ur. l. RS, št. 35/06 in nasl.) so določena naslednja upravna opravila: upravne overitve podpisa in kopije, izdaja zemljiškoknjižnih izpiskov, izdaja potrdila o vložitvi vloge po 63. členu ZUP, izdaja potrdil iz kazenske evidence, sprejem vlog za izdajo digitalnih spletnih potrdil SIGENCA, postopki na točki VEM, obveščanje državljanov, da ne posedujejo nobenega veljavnega identifikacijskega dokumenta, potrjevanje podpore volivcev in izdaja potrdil po 179. členu ZUP.

Strokovno tehnični uslužbenci, ki imajo najmanj srednjo splošno ali strokovno izobrazbo, torej lahko izdajajo potrdila brez strokovnega izpita iz upravnega postopka oziroma ne glede na (ne)opravljen zadevni izpit, ne morejo pa voditi upravnega postopka ali odločati v upravnih zadevah. Predstojnik lahko v skladu z omenjenim pravilnikom podeli pooblastila strokovno tehničnim uslužbencem samo za opravljanje eksplicitno naštetih javnih nalog, za katere zaposleni izpolnjujejo pogoje ter ima pooblastilo določati delokrog dela, vendar mora to storiti v skladu z zakonskimi določili.

Na podlagi navedenega, osebe brez opravljenega strokovnega izpita iz upravnega postopka ne smejo voditi upravnega postopka in odločati v upravnih zadevah, razen pri odločanju in vodenju v enostavnih zadevah, ki jih določa vlada z uredbo.

Skladno s 93. členom ZJU mora javni uslužbenec opravljati delo v skladu s predpisi, kolektivno pogodbo, pogodbo o zaposlitvi, splošnimi akti organa in kodeksom etike. Na podlagi drugega odstavka 94. člena ZJU mora opraviti zahtevano delo oziroma ga opraviti na zahtevan način. Po 95. členu ZJU mora javni uslužbenec po pisni odločitvi opraviti tudi delo, ki ne spada v opis dela delovnega mesta, ustreza pa njegovi strokovni usposobljenosti. Z aktom se določi vrsta, obseg in čas drugega dela, ki ga javni uslužbenec mora opraviti zaradi začasno povečanega obsega dela ali zaradi nadomestitve dela začasno odsotnega sodelavca. Če pogodba o zaposlitvi (lahko v povezavi s sistemizacijo delovnih mest) določa, da uslužbenec opravlja določene naloge, ki vključujejo izdajo potrdil, potem je ta dolžan upoštevati navodila nadrejenega glede izdaje potrdil.