Ali lahko osebe brez ustrezne izobrazbe in brez opravljenega strokovnega izpita iz upravnega postopka izdajajo potrdila (npr. potrdilo o davčni številki, statusu rezidentstva in druga potrdila iz uradnih evidenc), vodijo upravni postopek in odločajo v upravnih zadevah? Ali je uslužbenec dolžan opravljati naloge, za katere je pooblaščen v tem smislu in spadajo v delokrog obveznosti, ki so opredeljene s pogodbo o zaposlitvi?

Ali lahko strokovno-tehnične osebe, ki niso uradniki, vodijo razpise (npr. javni razpis za dodelitev nepovratnih sredstev za izgradnjo malih čistilnih naprav, naloge vodenje javnega razpisa za dodelitev sredstev za gasilce ali vodenje javnega razpisa za dodelitev subvencije za uporabo dvorane), in ali v tej primerih sploh gre za upravno odločanje po ZUP.

Podobna dilema je pri nalogah javnega uslužbenca na strokovno tehničnem delovnem mestu, če v okviru svojih nalog izdaja odločbe o imenovanju v naziv in v postopku javnega natečaja za zaposlitev, in sploh vodi postopke zaposlitve, npr. dopolnjevanje vlog, poslovanje, reševanje pritožb. itd.

Ali je lahko lokacijska informacija pripravljena tudi s strani osebe v občinski upravi, ki nima opravljenega strokovnega izpita iz upravnega postopka?

Pogoji za opravljanje procesih dejanj oziroma vodenje upravnega postopka in odločanje v upravnih zadevah so določeni v določbah od 28. člena ZUP do 31. člena ZUP. Na načelni ravni morajo biti za zakonito vodenje in odločanje kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji: zaposlenost pri organu, ustrezna izobrazba, opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka, pooblastilo za vodenji in odločanje podeljeno z zakonom ali na podlagi zakona in odsotnost izločitvenih oziroma odklonilnih razlogov. Izjema po ZUP velja glede izobrazbe in strokovnega izpita za predstojnike organov, ker že z zasedbo položaja dobijo zakonsko pooblastilo (ex lege) za odločanje v vseh upravnih zadevah iz pristojnosti organa.

Strokovni izpit v skladu z 31. členom ZUP ni potreben tudi za vodenje in odločanje v enostavnih upravnih zadevah, ki jih določi vlada z uredbo. Stroka sicer poudarja, da zniževanje minimalnih strokovnih zahtev za vodenje in odločanje ni smiselno, da je določanje takih enostavnih zadev v tem primeru prepuščeno le podzakonskemu urejanju ter da lahko negativne odločitve tudi v enostavnih zadevah povzročajo hude posledice za stranke (več v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 1. knjiga, str. 271).

Tako prvi odstavek 6. člena in 7. člen Uredbe o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (Uredba, Ur. l. RS, št. 12/13 in nasl.) določata, da potrdila in druge listine o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, lahko izdaja zaposlena oseba z najmanj srednjo splošno ali strokovno izobrazbo. Uredba dalje v 30. členu določa, da za postopke izdajanja potrdil in drugih listin, o katerih se vodi uradna evidenca, ter za opravljanje upravnih overitev lastnoročnih podpisov in kopij, ni potreben strokovni izpit. V skladu z določbo drugega odstavka 179. člena ZUP se za uradno evidenco šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil. To pomeni, da za opravljanje teh specifičnih upravnih nalog ni nujno potrebno, da ima oseba opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka.

Strokovno tehnični uslužbenec sicer ne sme opravljati javnih nalog, kar vključuje tudi vodenje upravnega postopka in odločanja v upravnih zadevah. Zakon o javnih uslužbencih (ZJU, Ur. l. RS, št. 56/02 in nasl.) zgolj izjemoma dovoljuje v 23. členu, da javni uslužbenec na strokovno tehničnem delovnem mestu opravlja tudi nekatera enostavna upravna opravila, ki jih s podzakonskim aktom določi minister, pristojen za upravo. S Pravilnikom o določitvi upravnih opravil, ki jih lahko opravljajo strokovno-tehnični javni uslužbenci (Ur. l. RS, št. 35/06 in nasl.) so določena naslednja upravna opravila: upravne overitve podpisa in kopije, izdaja zemljiškoknjižnih izpiskov, izdaja potrdila o vložitvi vloge po 63. členu ZUP, izdaja potrdil iz kazenske evidence, sprejem vlog za izdajo digitalnih spletnih potrdil SIGENCA, postopki na točki VEM, obveščanje državljanov, da ne posedujejo nobenega veljavnega identifikacijskega dokumenta, potrjevanje podpore volivcev in izdaja potrdil po 179. členu ZUP.

Strokovno tehnični uslužbenci, ki imajo najmanj srednjo splošno ali strokovno izobrazbo, torej lahko izdajajo potrdila brez strokovnega izpita iz upravnega postopka oziroma ne glede na (ne)opravljen zadevni izpit, ne morejo pa voditi upravnega postopka ali odločati v upravnih zadevah. To velja npr. tudi za izdajo lokacisjke informacije, ki ima na podlagi 279. člena Zakona o urejanju prostora (ZUreP-3, Ur. l. RS, št. 199/21 in nasl.) naravo potrdila iz uradne evidence. Predstojnik lahko v skladu z omenjenim pravilnikom podeli pooblastila strokovno tehničnim uslužbencem samo za opravljanje eksplicitno naštetih javnih nalog, za katere zaposleni izpolnjujejo pogoje ter ima pooblastilo določati delokrog dela, vendar mora to storiti v skladu z zakonskimi določili.

Skladno s 93. členom ZJU mora javni uslužbenec opravljati delo v skladu s predpisi, kolektivno pogodbo, pogodbo o zaposlitvi, splošnimi akti organa in kodeksom etike. Na podlagi drugega odstavka 94. člena ZJU mora opraviti zahtevano delo oziroma ga opraviti na zahtevan način. Po 95. členu ZJU mora javni uslužbenec po pisni odločitvi opraviti tudi delo, ki ne spada v opis dela delovnega mesta, ustreza pa njegovi strokovni usposobljenosti. Z aktom se določi vrsta, obseg in čas drugega dela, ki ga javni uslužbenec mora opraviti zaradi začasno povečanega obsega dela ali zaradi nadomestitve dela začasno odsotnega sodelavca. Če pogodba o zaposlitvi (lahko v povezavi s sistemizacijo delovnih mest) določa, da uslužbenec opravlja določene naloge, ki vključujejo izdajo potrdil, potem je ta dolžan upoštevati navodila nadrejenega glede izdaje potrdil. V skladu z ZJU (23. člen) so uradniki javni uslužbenci, ki opravljajo naloge iz pristojnosti organa, povezane z izvrševanjem upravnih nalog, vključno z odločanjem v upravnem postopku. Strokovno-tehnični delavci (STD) opravljajo podporne, tehnične ali druge naloge, ki ne vključujejo odločanja v upravnih postopkih. Spremljajoča dela so dela na področju kadrovskega in materialno-finančnega poslovanja, tehnična in podobna dela ter druga dela, ki jih je treba opravljati zaradi nemotenega izvajanja javnih nalog organa.

Pravilnik o določitvi upravnih opravil, ki jih lahko opravljajo strokovno-tehnični javni uslužbenci, v 2. členu ne navaja možnosti, da bi strokovno-tehnični delavec lahko izvajal javne razpise.

Za upravno zadevo šteje vsak postopek, v katerem organ odloča o pravicah, obveznostih ali pravni koristi fizične ali pravne osebe oziroma druge stranke na področju upravnega prava (2. člen ZUP). Če javni razpis vključuje izdajo odločbe ali sklepa (npr. dodelitev subvencije, nepovratnih sredstev, ipd.), gre za upravni postopek in je uporaba ZUP obvezna. V takem primeru postopek ne sme voditi strokovno-tehnični delavec, saj odločanje o upravnih zadevah lahko izvajajo le uradniki (5. člen ZUP in 23. člen ZJU). Vendar pa v številnih primerih pri javnih razpisih ne gre za odločanje o iztožljivi pravici, ampak za dodeljevanje omejenih javnih sredstev, kjer ni nujno, da posameznik, ki izpolnjuje razpisne pogoje, sredstva tudi prejme. Takšne razpise pogosto spremljajo merila ocenjevanja, točkovanja in diskrecijska presoja med več prijavami. Zato imajo vlagatelji pravico do sodelovanja na razpisu, ne pa pravice do dodelitve sredstev – gre torej za pričakovanje in ne za pravico v pravnem pomenu. To razlago podaja tudi dr. Kovač v delu Upravno-procesne dileme ZUP-2 (2021, str. 22–25), kjer opozarja, da v takih primerih ne gre za upravno zadevo, saj ni zagotovljene pravice do pridobitve sredstev, temveč zgolj možnost sodelovanja. Smiselna raba ZUP pomeni tudi, da ni mogoče neposredno aplicirati pogojev, ki so sicer predpisani za vodenje in odločanje v upravnih zadevah. Povedano drugače, osebe, ki vodijo postopke, v katerih se ZUP smiselno uporablja, niso dolžne izpolnjevati pogojev, ki jih za vodenje in odločanje določa ZUP, zlasti glede izobrazbe in strokovnega izpita. Toda, primerljivost procesnopravnih položajev ob neposredni in smiselni rabi ZUP po naši presoji ne dopušča, da uradna oseba, ki ZUP smiselno uporablja, tega ne bi poznala vsaj enako dobro kot oseba, ki ga v upravnih zadevah uporablja neposredno. Zato se priporoča, da strokovni izpit iz upravnega postopka vseeno opravi.

Podobna situacija je v primeru vodenja javni natečajev in izdajanja odločb o imenovanju s strani uradnika zaposlenega na delovnem mestu kadrovik VII/1, ki je sistemizirano kot strokovno-tehnično. Po določbi 60. člena ZJU o izvedbi javnega natečaja, se za tovrstne postopke smiselno uporabljajo določbe zakona, ki urejajo splošni upravni postopek, razen določb o ustni obravnavi. Prav tako zakon določa, da za vodenje izbirnega postopka lahko predstojnik pooblasti javnega uslužbenca ali imenuje komisijo.

Ker se torej v teh primerih ZUP uporablja smiselno, to pomeni, da uslužbenci niso zavezani izpolnjevanju vseh pogojev, ki jih sicer določa ZUP za uradne osebe v upravnem postopku – npr. nimajo obveznosti opraviti izpita iz ZUP, izpolnjevanje določenih formalnih pogojev glede izobrazbe ipd.

Lokacijska informacija ima na podlagi 279. člena Zakona o urejanju prostora (ZUreP-3, Ur. l. RS, št. 199/21 in nasl.) naravo potrdila iz uradne evidence in se izda v skladu s predpisi, ki urejajo upravni postopek.