Priča je lahko vsak, kdor je bil zmožen opaziti dejstvo, o katerem naj priča, in more to svoje opažanje izkazati (181. člen ZUP). Velja pa izjema v okviru zagotavljanja formalne zakonitosti (glej 6. in 237. člen ZUP), saj uradna oseba, ki vodi postopek, ne more nastopati v drugih vlogah. Zato oseba, če je priča, ne more biti tudi uradna oseba v postopku, ki bi ga vodila (1. točka 35. člena ZUP). To pomeni, da mora uradna oseba, ki naj bi odločila v določeni upravni zadevi ali opravila kakšno dejanje v postopku, takoj, ko zve za izločitveni razlog, prenehati s kakršnimkoli nadaljnjim delom v zadevi in to sporočiti organu, pristojnemu za odločanje o izločitvi (36. člen ZUP). To je nujno za zagotovitev nepristranskosti uradne osebe, saj v nasprotnem primeru se mora uradna oseba v primeru, da nastopi v drugi vlogi v istem postopku (npr. priča) izločiti (več Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 96 in nasl.). V primeru, da je pri vodenju ali pri odločanju sodelovala oseba, ki bi morala biti izločena (glej sodbo UPRS I U 391/2018-13 z dne 24. 9. 2019), gre za absolutno bistveno postopkovno napako. To so grobe kršitve, za katere zakonodajalec vnaprej določi, da bi bila odločitev vsaj verjetno drugačna, če bi v postopku ali pri izdaji odločbe te napake ne nastale. Pritožbeni organ mora po uradni dolžnosti preveriti ali te napake niso nastale, čeprav se pritožnik sicer pritožuje iz drugih razlogov. Če je podana bistvena kršitev postopka, mora drugostopenjski organ odločbo obvezno odpraviti in v ponovnem postopku odpraviti to kršitev, ne glede na to, ali ta kršitev vpliva na odločitev o zadevi ali ne (prav tam, str. 249).

Lahko pa je priča v določenem postopku uradna oseba iz drugega postopka. Torej lahko se zgodi, da je uradna oseba priča v drugih upravnih postopkih, kjer sama ni sodelovala pri vodenju ali odločanju, kolikor je njena osebna zaznava potrebna za odločanje v tem drugem postopku, kar določi uradna oseba, ki vodi ta drugi postopek, z vabilom priči, čeprav je sicer uradna oseba (uradnik oz. inšpektor ali policist ipd.).

Uradna oseba kot priča pa ne sme biti zaslišana o določenih stvareh, če bi s tem prekršila dolžnost varovanja tajnosti v skladu z zakonom (npr. glej Zakon o tajnih podatkih, ZTP, Ur. l. RS, št. 87/01 in nasl., ali 16. člen Zakona o inšpekcijskem nadzoru, Ur. l. RS, št. 56/02 in nasl. o varovanju tajnosti prijave), dokler je pristojni organ ne odveže te dolžnosti (četrti odstavek 183. člena ZUP). To pravilo se ne sme zamenjevati z odrekom pričanja na posamezna vprašanja, kot določa npr. zakon v 2. točki prvega odstavka 183. člena ZUP, ko gre za poslovno ali poklicno tajnost. Pri slednjem gre le za posamezna vprašanja, kjer bi prišlo do možne kršitve, sicer mora ta priča odgovarjati na preostala vprašanja. Uradna oseba, ki vodi postopek, pa pričo, ki varuje zakonsko varovane tajnosti, sploh ne sme zasliševati, če oz. dokler ni odvezana varovanja tajnosti. Treba je še poudariti, da ZUP uradni osebi ne omogoča, da v zvezi s tajnimi podatki ravna tako, da naloži njihovo razkritje, ker pravica stranke ali naložitev ji obveznosti pretehta nad interesi nasprotne stranke po varovanju teh podatkov (kar je pridržano sodišču, več o tem v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2. knjiga, 2022, str. 311).

Če pristojni organ pričo odveže dolžnosti varovanja tajnosti, je njena izpovedba dokaz, ki je predmet proste presoje dokazov. Na takem dokazu lahko temelji odločba upravnega organa, stranka in njen pooblaščenec pa imata pravico biti seznanjena s takim dokazom (načelo zaslišanja, 9. in 146. člen ZUP).

Uradna oseba, ki vodi postopek, lahko izključi javnost od obravnave, če je treba obravnavati okoliščine, ki pomenijo tajnost podatkov v skladu z ZTP ali če gre za poslovno tajnost ali poklicno tajnost (155. člen ZUP). Javnost se lahko izključi od celotne ustne obravnave ali od dela obravnave. To nastopi takrat, ko se bodo na ustnih obravnavah brale listine, ki vsebujejo tajnosti. Ker lahko pomeni razkritje tajnosti v nekaterih primerih kaznivo dejanje izdaje tajnih podatkov, mora biti uradna oseba pri presoji tega razloga izredno previdna. Tajni podatek je namreč podatek z delovnega področja organa, ki se nanaša na javno varnost, obrambo, zunanje zadeve ali obveščevalno in varnostno dejavnost države, ki ga je treba zavarovati pred nepoklicanimi osebami in je označen kot tajen, saj je tako pomemben, da bi z njegovim razkritjem lahko nastale škodljive posledice za varnost države ali za njene politične ali gospodarske koristi (več o tem v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2. knjiga, 2022).