Če v postopku o isti upravni zadevi nastopa več strank, katerih interes ni nasprotujoč, morajo po določbi 52. člena ZUP navesti, katera od njih bo nastopala kot njihov skupni predstavnik ali si postaviti skupnega pooblaščenca, da organ ekonomično vodi postopek in komunicira le z eno, ne z več strankami. Stranke, ki prostovoljno ne določijo skupnega predstavnika ali skupnega pooblaščena, organ s sklepom pozove, da v določenem roku postavijo skupnega predstavnika ali skupnega pooblaščenca. Če pozivu ne sledijo, organ s sklepom postavi skupnega predstavnika. Ta obdrži položaj skupnega predstavnika, dokler stranke ne sporočijo drugega skupnega predstavnika ali ne postavijo skupnega pooblaščenca.

Skupni predstavnik je torej hkrati ena izmed strank, ki na podlagi sklepa organa zastopa ostale stranke. V svojstvu skupnega predstavnika slednji opravlja vsa dejanja za stranke, toda ne glede na to vsaka stranka obdrži pravico, da samostojno vlaga pritožbe in druga pravna sredstva (tretji odstavek 52. člena ZUP). Če ob skupnem predstavniku stranka nastopa tudi sama, mora procesna dejanja ter tudi drugače nastopati kot stranka v postopku, dajati izjave, predloge ipd. opravljati v rokih, ki tečejo za skupnega predstavnika (Kerševan in Androjna, Upravno procesno pravo, 2007, str. 152). Po postavitvi skupnega predstavnika bi bilo v nasprotju z namenom tega procesnega instituta, da bi se organ obračal na vsako stranko posebej, razen če morajo stranke same dati izjave o svojih doživetjih (enako kot v primeru, ko pooblaščenec ne more dajati izjav za stranko, gl. 56. člen ZUP). Postavitev skupnega predstavnika po naravi stvari pomeni, da slednji s potekom postopka oziroma dejanji organa sproti seznani ostale stranke in se z njimi uskladi o nadaljnjih aktivnostih v postopku. Dejanja, opravljena po skupnem predstavniku, vežejo vse stranke (glej več v Kovač, Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023).

Iz določb 52. člena ZUP izhaja, da če so podani pogoji za postavitev skupnega predstavnika in če ga stranke tudi po sklepu upravnega organa ne postavijo same, ga določi upravni organ s sklepom, zoper katerega je dovoljena pritožba, ki pa ne zadrži izvršitve. V drugem odstavku 52. člena ZUP je določeno, da v tem primeru skupni predstavnik obdrži to lastnost toliko časa, dokler stranke ne postavijo drugega skupnega predstavnika ali pooblaščenca. Stranka torej z izjavo volje ne more preklicati pooblastila, ki ga ima skupni predstavnik na podlagi sklepa o postavitvi, izdanega na podlagi ZUP.

Glede stranke v tujini temeljno velja peti odstavek 53. člena ZUP, ki določa, da če stranka, ki stalno živi v tujini, uveljavlja v Republiki Sloveniji kakšno pravico v upravnem postopku, mora imeti pooblaščenca v tem postopku, če iz kakršnihkoli razlogov ne more osebno sodelovati v postopku. Bivanje stranke v tujini lahko povzroča težave z vabljenjem in s tem udeležbo v postopku, kar je v nasprotju z načeli varstva pravic strank in javne koristi ter ekonomičnosti. To pravilo zavezuje stranko ves čas postopka, zato organ zahteva postavitev pooblaščenca z bivališčem v Sloveniji, toda le, če stranka sama, ki biva v tujini, v postopku ne more osebno sodelovati (glej primerUpravna svetovalnica). Kadar so izpolnjeni pogoji za postavitev skupnega predstavnika, se k njegovi postavitvi pozove tudi osebo, ki prebiva v tujini, zato takrat postavitev pooblaščenca po 53. člen ne pride v obzir. Z drugimi besedami – skupni predstavnik zastopa tako stranke, ki stalno živijo v tujini kot stranke, ki stalno živijo v Sloveniji.