Organ, ki odloča v upravni zadevi, mora pred izdajo odločbe ugotoviti resnično dejansko stanje (8. člen ZUP)in presoditi skladnost konkretnega in zakonskega dejanskega stanja. Z namenom razjasnitve dejanskega stanja se izvaja ugotovitveni in dokazni postopek (več Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 170 in nasl.). Pri vodenju postopka oziroma opravljanju posameznih procesnih dejanj gre za neposredno izvrševanje upravne – oblastne funkcije. Zato je morebiten prenos izvajanja procesnih dejanj na druge subjekte oziroma delegacija upravnega odločanja v privatizirani obliki lahko le izjema in ne pravilo (prav tam, str. 3).

Delegacija pristojnost lahko pripomore k večji učinkovitosti upravnega odločanja, vendar mora biti javnopravno omejena, urejena s predvidljivimi pravili in hkrati določena odgovornost za zakonito izvrševanje oblasti. Dejanja, ki jih zasebnik opravi nasproti stranki po naročilu organa, npr. zasebni detektiv, ki ugotavlja spoštovanje pravil o začasno zadržanosti z dela, imajo namreč naravo oblastnih dejanj.

V tem smislu se prenos pristojnosti za izvajanje procesnih dejanj lahko nanaša le na posamezna dejanja v postopku, ne pa na presojo dejanskega in pravnega stanja oziroma odločitev v upravni zadevi. Omenjena dejanja sodijo v pristojnost organa, ki je določen z zakonom (glej Kovač, »Privatizirano« zbiranje dejstev in dokazov v upravnih postopkih, Pravna praksa, št. 44/2016). Prenos pristojnosti izvajanja oblastnih funkcij, tako v smislu vodenja upravnega postopka kot tudi odločanja v konkretni upravnih zadevi, je dopustne samo z zakonom ali na podlagi zakona (npr. o podelitvi javnega pooblastila in odločitvami v sklopu oziroma izven le tega v zvezi z detektivi gl. sklep UPRS U 2384/2018-37 z dne 6. 5. 2020) in ne pogodbeno brez zakonske podlage; taka pogodba (ali akt z drugim nazivom) bi bila nična.

Je pa v posebni obliki možna delegacija dejanj v postopku na podlagi pravil ZUP, zlasti pri imenovanju izvedencev, a z oblastnim aktom, tj. s sklepom o imenovanju po 190. členu ZUP (glej ta primer). Izvedenci, podobno kot izvršitelji ali vročevalci, so praviloma fizične osebe, a njihov angažma ostaja na ravni izvajanja posameznih dokazov in opravljanju neposrednih procesnih dejanj. ZUP tako omogoča »zunanjo pomoč« zgolj pri ugotavljanju dejanskega stanja le v okviru izvedenstva. Presoja dokazov, vključno z dokazno oceno, je zaradi varstva javne koristi v okviru inkvizicijske maksime pridržana upravnemu organu. A tudi procesno - tehnična opravila, kot sta vročanje ali neposredna izvršba po drugi osebi oziroma izvršitelju, so zaradi izvrševanja oblastnih odredb za ta opravila de iure imperii dejavnost. Z drugimi besedami: čeprav določeno dejanje opravi druga pravna ali fizična oseba, to v razmerju do stranke opravi oblastno, tudi mimo ali proti volji ne le stranke, ampak določenega izvajalca naloge. Minimalna vodila za privatizirano, a demokratično izvajanje upravne oblasti so tako kumulativno vsaj: 1) odgovornost za upravno zadevo, kljub prenosu nekaterih dejanj na zasebnika, nosi pristojni upravni organ; 2) prenese se lahko le del dejanj v postopku, tudi ugotavljanje in dokazovanje dejstev, ne pa sama odločitev; 3) prenos, čeprav delen, mora imeti pravno podlago v enem od zakonskih institutov (na primer izvedenstvo, izvršba); 4) zasebnika v razmerju do stranke zavezujejo ista ustavna načela in zakonska pravila kot organ (Kovač, prav tam).

Niti upravni organ, še toliko manj fizična ali pravna oseba, ki v imenu organa opravlja procesna dejanja, pa v upravnem postopku v razmerju do strank ne sme kršiti ustavnih in zakonskih pravic, kot so nedotakljivost stanovanja, varstvo osebnih podatkov ali prepoved prikritega nadzora. Enako velja tudi za poseganje v pravno varovani procesni položaj stranke. Sem sodi tudi pravica stranke, da se izjavi (9. člen ZUP, 146. člen ZUP, več o tem Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020). Zato je prikrit nadzor dopusten le res izjemoma z izrecno zakonsko podlago tako, da je strankam zagotovljena pravice obrambe (npr. tako je po področnih zakonih določeno za finančno preiskavo ali inšpekcijski nadzor). Če bi zasebniki delovali pri zbiranju dejstev in dokazov pod krinko, na primer da so prodajalci knjig in tako vstopili v stanovanje stranke, to ne bi bilo le v nasprotju z ZUP, temveč celo protiustavno (glej Kovač, prav tam), saj ne zadošča, stranka npr. kot imetnik stanovanjske pravice poda soglasje za vstop v stanovanje, ampak mora za učinkovito pravno varstvo (25. člen Ustave) vedeti, za kakšno dejanje pri tem gre.