V skladu s 7. členom ZUP mora organ stranki v postopku omogočiti, da zavaruje lastne procesne pravice, pri odločanju pa predpisane materialne pravice; pri tem pa mora zaščititi javno korist po uradni dolžnosti v mejah predpisov. To namreč pomeni, da mora organ tekom vodenja postopka ves čas paziti, da se ne oškodujejo pravice strank ali drugih oseb, prav tako tudi ne javne koristi (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 49).

V primeru, da stranka želi uveljavljati svoje pravice na podlagi vloženega zahtevka (npr. za uveljavitev pravic s področja pokojninskega zavarovanja), pa pri tem v obrazcu zahtevka ne označi ali navede vseh podatkov o pravno relevantnih dejstvih (npr. osebnih okoliščin kot so služenje vojaškega roka, otroci pri upravičenjih s področja pokojninske in invalidske zakonodaje), mora organ izpolniti svoje procesne obveznosti zlasti glede ugotavljanja materialne resnice (8. člen ZUP) in pravice do sodelovanja v postopku oziroma pravice do izjave (9. člen ZUP).

V skladu z uvodoma navedenim načelom varstva pravic stranke in javnih koristi (7. člen ZUP) mora prav tako skrbeti, da materialno in procesnopravni položaj stranke ni prizadet zaradi njene nevednosti ali neukosti. Na tem mestu ne gre le za to, da upravni organ skrbi, da nevednost in neukost stranke ni v škodo pravic, ki ji pripadajo po procesnem predpisu, temveč gre za pomoč pri učinkovitem zavarovanju in uveljavljanju pravic v smislu dolžnega ravnanja upravnega organa, ki izhajajo iz določb ZUP in so namenjene temu, da stranka svoje pravice tudi v časovnem smislu čim bolj učinkovito ter čim hitreje uveljavi in zavaruje (glej sodbo VDSS Psp 91/ 2018 z dne 12. 7. 2018).

Ne navedba ali pomanjkljiva navedba podatkov o dejanskem stanju oziroma pravnorelevantnih dejstvih v zahtevku po naravi stvari odkazuje na to, da stranka ni ravnala v skladu s 140. členom ZUP, po katerem mora vsebinsko utemeljiti svoj zahtevek tako, da predlaga dokaze in jih, če je mogoče predložiti (kadar ne gre za splošno znana dejstva). Ne navedba podatkov o pravnorelevantnih dejstvih praviloma ne pomeni formalne pomanjkljivosti vloge (nepopolnost ali nerazumljivost), saj se dejansko stanje raziskuje v ugotovitvenem postopku, ne v okviru formalnega preizkusa procesnih predpostavk oziroma sposobnosti za obravnavo vloge. Zato opustitev prej omenjene obveznosti stranke, da predlaga oziroma predloži dokaze, pomeni, da se ne poziva k odpravi formalnih pomanjkljivosti v smislu 67. člena ZUP, ampak k vsebinski utemeljitvi zahtevka (tretji odstavek 140. člena ZUP).

Ob tem je v zvezi razčiščevanjem materialne resnice treba vzeti v obzir obveznost na strani organa, da po uradni dolžnosti pridobiva podatke iz uradnih evidenc (peti odstavek 139. člena ZUP). Če so podatki o pravno relevantnih dejstvih upravne zadeve zabeleženi v uradni evidenci, mora podatke pridobiti sam in jih ne more zahtevati od stranke, razen če bi to prepovedala. Enako velja v primeru dokaznih listin, ki se nahajajo pri drugih organih (175. člen ZUP).

Opustitev pozivanja stranke k predlaganju oziroma predložitvi dokazil ali opustitev pridobivanja podatkov iz uradne evidence, ki lahko vplivajo na odločitev o pravici ali pravni koristi stranke, lahko pomeni, da organ ni popolnoma ugotovil dejanskega stanja zadeve, zato je na takšnem temelju izdana odločba nezakonita, stranka pa jo lahko izpodbija v pritožbenem postopku. Pri tem pritožbena navedba podatkov, ki bi jih stranka lahko navedla v postopku pred izdajo odločbe, ne pomeni navajanja novih dejstev in dokazov. O prepovedi navajanja novih dejstev in dokazov bi lahko govorili le, če je bila stranki dana možnost, da dejstva in dokaze navede, pa tega ni izkoristila. Zato bi opustitev pozivanja stranke ali opustitev pridobitve podatkov iz uradne evidence pomenila tudi kršitev pravice do izjave oziroma zaslišanja.