Stranka je pri organu vložila vlogo za pridobitev pravice iz pristojnosti organa (npr. pri CSD prošnja za pridobitev denarne socialne pomoči). Katere podatke oziroma dokazila v postopku mora posredovati stranka in katere organ pridobiva iz uradnih evidenc (npr. o odprtem TRR pri banki in transakcijah na njem)? Kako postopa organ, če za ugotovitev dejstva, potrebnega za odločanje, ne pridobi podatkov iz uradnih evidenc niti stranka o tem ne more predložiti dokazila?

Ko uradna oseba prejme vlogo za začetek upravnega postopka, mora preveriti, ali je vloga popolna in razumljiva, pri čemer upošteva določbe 67. člena ZUP (in področne predpise, če ti tako določajo). Če je vloga nerazumljiva ali če k vlogi niso priložene vse zahtevane listine, uradna oseba vložnika pozove k dopolnitvi vloge. Pri uveljavljanju pravic je osnovno breme na vložitvi popolne vloge na stranki, upravni organ pa preveri, ali je zahteva popolna in želena pravica lahko priznana glede na izpolnitev predpisanih pogojev. Nosilec ugotovitvenega in dokaznega bremena je primarno organ, ki postopek vodi (preiskovalno načelo), vendar mora stranka pri tem aktivno sodelovati (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 182-183). Pri tem ni pomembno, ali gre za postopek začet na zahtevo stranke ali po uradni dolžnosti (o tem v nadaljevanju).

Uradna oseba mora med postopkom ugotavljati relevantno dejansko stanje (139. člen ZUP), stranka pa mora natančno, po resnici in določno navesti dejansko stanje, na katero se njen zahtevek nanaša (140. člen ZUP). Pri tem mora stranka za svoje navedbe predlagati dokaze in jih, če je le mogoče, predložiti, razen če gre za splošno znana dejstva ali organi znana dejstva (npr. podatki v uradnih evidencah, kot določajo 66. in 139. člen ZUP, ali listine, ki se nahajajo pri drugih organih po 175. členu ZUP). Če stranka sama tega ne stori, to od nje zahteva uradna oseba, ki postopek vodi, ne zahteva pa predložitve tistih dokazil, ki jih lahko hitreje in lažje priskrbi organ, ki vodi postopek.

V ugotovitvenem postopku upravni organ (na podlagi obrazložene zahteve) pridobi podatke po uradni dolžnosti tudi od upravljavcev zbirk osebnih podatkov (tudi npr. od bank), ki so organu dolžni posredovati podatke, najkasneje v roku 15 dni (34.a člen ZUP). Skladno s preiskovalnim načelom si mora tako uradna oseba, ki vodi postopek, po uradni dolžnosti priskrbeti podatke iz evidenc, če so za odločitev potrebni, zaprošeni naslovnik pa jih mora organu, ki vodi postopek, posredovati v 15 dneh. Teh podatkov oziroma dokazil o njih organ ne sme zahtevati od stranke (drugi odstavek 140. člena ZUP), saj bi šlo v tem primeru za prekomerno obremenjevanje stranke in s tem za kršitev načel varstva pravic strank in načela ekonomičnosti (glej tudi primer 1).

V tem primeru gre za instrukcijski rok, kot tak predstavlja navodila ali napotilo organu ali drugemu nosilcu, naj v določenem roku opravi določeno procesno dejanje (v tem primeru, da posreduje podatke). S potekom tega roka organ ne izgubi pooblastila opraviti to dejanje, še vedno sme in mora čim prej opraviti dolžno dejanje (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 157). Namen določitve instrukcijskega roka je, da se glede na zahtevnost postopka (npr. v inšpekcijskih zadevah) lahko zagotovi daljši rok za opravo procesnega dejanja, in ne, da le-tega po poteku roka ni več mogoče opraviti (VSRS Sodba X Ips 216/2013 z dne 2. 10. 2014). Prekoračitev instrukcijskih rokov po ustaljeni sodni praksi in pravni teoriji na nadaljnji postopek ne vpliva, razen če zakon izrecno določa drugače (UPRS Sodba I U 863/2017-13 z dne 16. 10. 2018). Posledično organ, ki zaproša za podatke iz uradnih evidenc pri zaprošenem organu po preteku v ZUP določenega instrukcijskega roka za posredovanje teh podatkov lahko zgolj urgira za čimprejšnji odziv in nima formalnih vzvodov vplivati na zaprošeni organ. Upoštevaje dejstvo, da je pristojni organ ne glede to, koliko časa traja, da pridobi podatke od zaprošenega organa, pri odločanju vezan na (sicer prav tako instrukcijski) rok za izdajo končnega akta in njegova prekoračitev vodi v molk organa, se je na ravni vodstev organov smiselno sistemsko dogovoriti za pravočasno posredovanje zaprošenih podatkov.

Če za ugotovitev nekega dejstva ni dovolj drugih dokazov, se kot dokazno sredstvo podrejeno lahko uporabi tudi izjava stranke (188. člen ZUP). Preden poda stranka izjavo na zapisnik, jo je v tem primeru treba opozoriti na kazensko in materialno odgovornost, če bi dala lažno izjavo. Tako je izjava lahko odločilni dokaz, ki sicer dopolnjuje in nadgrajuje druge. Tovrstne izjave se ne sme zamenjevati z zaslišanjem stranke kot izvedbo načela kontradiktornosti postopka, pač pa gre v tem primeru za dokazno sredstvo, ki se v postopku presoja po temeljnem načelu proste presoje dokazov (Kovač in Jerovšek, prav tam, str. 203).

Za potrebe odločanja o pravicah iz javnih sredstev CSD obdeluje tiste podatke, ki jih potrebuje pri odločanju o uveljavljanju pravic po Zakonu o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ZUPJS; Ur. l. RS, št. 62/10 in nasl., ZUPJS) in Zakonu o socialno varstvenih prejemkih (ZSVarPre. Ur. l. RS, št. 61/10 in nasl.). Podatki za osebe se zbirajo neposredno od osebe oziroma njenega zakonitega zastopnika in po uradni dolžnosti, iz zbirk podatkov, ki jih v RS vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije. Torej vlagatelj dokazuje dejstva tudi sam (140. člen ZUP), primarno pa CSD v teh postopkih pridobiva podatke od v 51. členu ZUPJS oziroma 61. členu ZSVarPre navedenih upravljavcev. Med temi sta po obeh navedenih pravnih podlagah tudi AJPES, od katerega CSD pridobiva podatke o številki TRR, podatek o statusu računa in podatek o datumu njegovega zaprtja in kreditne institucije, od katerih CSD pridobiva podatke o prometu na TRR, podatke o višini sredstev na varčevalnih računih idr. Več o pridobivanju osebnih podatkov v postopkih pred CSD tudi v Smernicah informacijskega pooblaščenca za centre za socialno delo (2017).