Katero stopnjo strokovnega izpita mora imeti uradna oseba, če je v sistemizaciji delovnih mest določeno, da »vodi in odloča v zahtevnih upravnih postopkih na I. stopnji« ter »vodi najzahtevnejše upravne postopke«? Ali je izpolnjevanje pogojev za vodenje in odločanje v upravnem postopku vezano na pooblastilo predstojnika ali na sistemizacijo delovnega mesta?

Upravni postopek lahko vodi in v njem odloča oseba, ki izpolnjuje pogoje glede izobrazbe in strokovnega izpita iz upravnega postopka (kot določata 31. člen ZUP in Uredba o izobrazbi in strokovnem izpitu za vodenje in odločanje v upravnem postopku (v nadaljevanju: Uredba), Ur. l. RS, št. 12/13 in nasl.).

Uredba v 2. členu določa, da v upravnih zadevah na prvi stopnji vodi postopek in odloča oseba, ki ima najmanj izobrazbo, ki ustreza ravni izobrazbe, pridobljeni po študijskih programih za pridobitev izobrazbe prve stopnje, če s to uredbo ni določeno drugače. Nadalje določa, da mora za vodenje in odločanje v upravnih zadevah uradna oseba opraviti izpit druge stopnje, če s to uredbo ni določeno drugače (prvi odstavek 9. člena). Že v drugem odstavku 9. člena pa določa, da mora uradna oseba za vodenje postopkov na prvi stopnji, odločanje v enostavnih upravnih zadevah iz 3. člena te uredbe ter vodenje in odločanje v postopkih upravne izvršbe opraviti izpit prve stopnje. Določila izpolnjevanja pogojev za vodenje in odločanje glede na zahtevnost postopka, stopnjo izobrazbe in stopnjo opravljenega strokovnega izpita iz ZUP so razvidna iz spodnje tabele (prim. Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2022, 3. knjiga, str. 21, 24):

Torej zahtevne (in najzahtevnejše) oz. posebne ugotovitvene postopke na I. stopnji lahko vodi oseba, ki ima opravljen strokovni izpit iz ZUP prve stopnje in pridobljeno izobrazbo najmanj 1. stopnje.

Strokovni izpit iz ZUP druge stopnje pa je treba opraviti za odločanje na I. stopnji v teh postopkih, pri čemer je za odločanje o izrednih pravnih sredstvih posebej predpisana pravna izobrazba 2. stopnje.

Strokovni izpit iz ZUP druge stopnje je treba opraviti tudi za vodenje in odločanje v vseh postopkih na II. stopnji, s tem da je hkrati za odločanje na II. stopnji pogoj tudi stopnja in smer pridobljene izobrazbe, ki mora biti pravna in 2. stopnje.

Predstojnik lahko pooblasti drugo osebo, zaposleno pri istem organu, za vodenje in/ali odločanje v upravnih zadevah iz določene vrste zadev (glej 30. člen ZUP in primer). Torej, da lahko uradna oseba opravlja posamezna dejanja (vodenje oziroma odločanje) v postopku, mora imeti ustrezna pooblastila, ki ji jih podeli predstojnik organa. Pri pooblaščanju druge osebe morajo biti jasno določene zadeve, za katere se pooblašča uradno osebo ter za katera dejanja. Po obsegu pooblastila, ki ga imajo uradne osebe, ZUP razlikuje med

a) osebami, ki so pooblaščene za sprejem odločitve, s katero se postopek konča – če za to izpolnjujejo pogoje, in

b) osebami, ki so pooblaščene le za opravljanje posameznih dejanj v postopku ali za vodenje postopka pred izdajo odločbe, ne pa tudi sprejema odločitve (glej Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 1. knjiga, str. 252-253; in ta primer).

Kakšna bo vsebina pooblastila, ki ga bo predstojnik osebi podelil, je seveda odvisno od delovnega mesta, ki ga ta zaseda oziroma od opredeljenih nalog v aktu o sistemizaciji delovnih mest, katerega vsebino predpisuje Uredba o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih (Ur. l. RS, št. 58/03 in nasl.) v 1. členu. Sistemizacija mora biti v skladu s to uredbo (drugi odstavek 2. člena). Sistemizacija delovnih mest torej določa, kakšno delo nekdo opravlja. Če naloge, ki so določene s sistematizacijo delovnih mest zahtevajo, da ima oseba opravljen tudi izpit iz splošnega upravnega postopka, mora oseba strokovni izpit iz upravnega postopka opraviti najkasneje v treh mesecih od sklenitve delovnega razmerja za to delovno mesto (tretji odstavek 31. člena ZUP). Od nalog, ki so v aktu o sistemizaciji navedene, pa je odvisno, ali bo to izpit prve ali druge stopnje. Torej, če je npr. v sistematizaciji navedeno da uslužbenec, "vodi in odloča v zahtevnih upravnih postopkih na I. stopnji"/"vodi najzahtevnejše upravne postopke", to pomeni, da mora imeti oseba opravljen izpit druge stopnje. Predstojnik sicer osebi, ki ob zasedbi tega delovnega mesta (še) ne izpolnjuje pogoja za zasedbo, npr. če ima opravljen le strokovni izpit iz ZUP prve stopnje, lahko podeli pooblastilo za odločanje v enostavnih upravnih zadevah na I. stopnji in za vodenje postopkov pred izdajo odločbe v zahtevnih (in najzahtevnejših) upravnih postopkih na I. stopnji, vendar pa mora oseba, ki zaseda to delovno mesto, opraviti strokovni izpit iz upravnega postopka druge stopnje.

Če oseba najpozneje v treh mesecih od sklenitve delovnega razmerja ne opravi strokovnega izpita iz upravnega postopka, pogodba o zaposlitvi javnega uslužbenca preneha veljati po samem zakonu, razen če ga ne opravi zaradi razlogov, ki niso na njeni strani. Delovno razmerje javnemu uslužbencu preneha naslednji dan po preteku roka, določenega s pogodbo o zaposlitvi (prva točka prvega dostavka 154. člena Zakona o javnih uslužbencih (ZJU, Ur. l. RS, št. 56/02 in nasl.). Pri nosilcih javnih pooblastil, za katere ZJU ne velja, pa pogodba ne preneha naslednji dan po preteku roka, ampak je mogoče delavcu, ki v predpisanem roku ne opravi strokovnega izpita iz upravnega postopka redno odpovedati pogodbo o zaposlitvi iz razloga nesposobnosti (glej Kovač in Kerševan (ur.), prav tam, 3. knjiga, str. 19-20).

Nespoštovanje pravil o pogojih za uradne osebe je lahko bistvena postopkovna napaka, katere vpliv na zakonitost odločitve se presoja v pritožbenem postopku. Kršitev pravil je tudi eden od razlogov za obnovo postopka, če je odločbo izdala uradna oseba, ki je ni imela pravico izdati (sedma točka 260. člena ZUP), zaradi tega se odločba praviloma odpravi (glej Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 95-96). Pri obnovitvenem razlogu gre za to, da uradna oseba nima pooblastila za izdajo odločbe – ne neposrednega zakonskega pooblastila ne posebnega pooblastila predstojnika. Nepooblaščena oseba je tudi uradna oseba s pooblastilom, če ga prekorači (glej primer). Prav tako je obnovitveni razlog izpolnjen, če je odločbo izdala oseba, ki je sicer imela predstojnikovo pooblastilo za odločanje, a ni izpolnjevala predpisanih pogojev za odločanje, ki jih določa prvi odstavek 31. člena ZUP. Zaradi tega namreč ni mogoče šteti, da je imela upravičenje oziroma pristojnost izdati odločbo. Pri uveljavljanju obnovitvenega razloga na podlagi sedme točke 260. člena ZUP pa veljajo tudi omejitve iz drugega in četrtega odstavka 261. člena ZUP (glej Kovač in Kerševan (ur.), prav tam, 2. knjiga, str. 656-657). Kršitev pravil upravnega postopka se lahko izpodbija s pritožbo zoper izdano odločbo (četrta točka prvega odstavka 237. člena ZUP; o tem glej sodbo UPRS I U 136/2017-7 z dne 8. 3. 2018).