Kdaj in na kakšen način se lahko izda sklep o odpravi pomote ter kako to pravilno evidentirati?

V skladu z 223. členom ZUP lahko organ, ki je izdal odločbo, popravi pomote v imenih in lastnostih oseb ter stvareh, ki so bile predmet upravnega postopka, in s tem odločbe; številkah, pisne ali računske pomote ter druge nastale pomote v odločbi in v sklepu, in sicer v kateremkoli sestavnem delu (in ne le v izreku). Napake v odločbah pa lahko popravijo le, če gre za formalne pomote (npr. napačna parcelna številka itd.), vsekakor pa ne za vsebinske popravke.

Tovrstne pomote lahko organ, ki je izdal odločbo, popravi sam po uradni dolžnosti ali na predlog stranke (glej v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 2. knjiga, str. 496-497). Namreč, s sklepom o popravi pomote se lahko popravi le pomote, s katerimi se ne ustvarja nič novega, posledično ne uvaja novega ugotovitvenega postopka in se ne dopolnjuje odločba. Pri tem se ne posega v že odločen postopek, temveč odpravljajo pomote v številkah, imenih ipd. Gre za pomotni zapis sicer stvarno izjavljene volje organa (glej Breznik et al., ZUP s komentarjem, 2008, str. 586).

Kakršnakoli sprememba v vsebinskem smislu (npr. če bi šlo za zmoto v izjavi volje, kot je na primer napačna raba materialnega predpisa ali zmotno ugotovljeno dejansko stanje) pa se lahko popravlja po 158. členu Ustave Republike Slovenije (URS, Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97 – UZS68, 66/00 – UZ80 in nasl.) le v okviru postopka s pravnimi sredstvi (Kovač in Jerovšek, Upravni postopek in upravni spor, 2023, str. 229).

Formalne pomote sme organ odpraviti vsak čas oziroma kadarkoli in to lahko stori ne glede na dokončnost in pravnomočnost odločbe. V primeru popravka, ki je za stranko ugoden, sklep o popravi učinkuje od dneva, ko je bila odločba izdana; za stranko neugoden popravek pa učinkuje od dneva vročitve sklepa o popravi. Pri tem se poleg sklepa o popravi zapiše o popravi tudi uradni zaznamek na vse izvirnike odločbe, v kolikor je to mogoče (223. člen ZUP).

Ker je potrebno evidentirati oziroma klasificirati zadeve ali dokumente, 44. člen Uredbe o upravnem poslovanju (Ur. l. RS, št. 9/18 in nasl.) natančneje določa, da če se z dokumentom zadeva začne, glavna pisarna ali pa za to določen javni uslužbenec dokument uvrsti v novo zadevo, pri odpiranju zadeve pa mora izbrati isti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne zadeve. Če pa dokument nadaljuje že obstoječo zadevo, se to uvrsti v to zadevo. Glede na to, da odprava formalnih napak v že izdanih odločbah ne pomeni novega postopka, saj se ne posega v vsebino že zaključene zadeve, se tovrstne zadeve ali dokumente uvršča že pod obstoječo zadevo.

Zato: ne glede na to, ali se pomota popravi po uradni dolžnosti ali na predlog stranke in ne glede na vrsto izdane odločbe (npr. gradbeno dovoljenje itd.), to vsekakor ne pomeni, da gre za uvedbo novega postopka ali dopolnitev odločbe, in prav tako pri tem posledično ne nastanejo pravni učinki na vsebino. Doseže se le to, da odločba izraža stanje, ugotovljeno v ugotovitvenem in dokaznem postopku, in da odločba izraža pravni učinek, ki ustreza temu stanju pred izdajo sklepa o odpravi pomote (glej sodbo VDSS Psp 264/2019 z dne 6.11. 2019).