Hramba spisne dokumentacije in pridobitev potrdila - Zgodovina strani

RemicMatjaz: /* Zadeva: Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU */

2023-04-22T15:14:48Z

Zadeva: Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU

← Starejša redakcija		Redakcija: 17:14, 22. april 2023
Vrstica 1:		Vrstica 1:
	== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila ~~- V USKLAJEVANJU~~ ==		== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila<br> ==

	'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku		'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku

	== '''Vprašanje:''' ==		== '''Vprašanje:''' ==

RemicMatjaz: /* Odgovor: */

2023-04-22T15:04:40Z

Odgovor:

RudolfGrega: /* Odgovor: */

2023-04-21T17:19:15Z

Odgovor:

← Starejša redakcija		Redakcija: 19:19, 21. april 2023
Vrstica 35:		Vrstica 35:
	A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela '''dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva''' (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) '''voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila'''. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi '''posebni ugotovitveni postopek po '''[[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}'''180. členu ZUP''']]'''. '''Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati '''zavrnilno odločbo''' (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi '''pravno varstvo''', od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.		A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela '''dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva''' (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) '''voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila'''. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi '''posebni ugotovitveni postopek po '''[[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}'''180. členu ZUP''']]'''. '''Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati '''zavrnilno odločbo''' (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi '''pravno varstvo''', od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.

	V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti.		V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) prvega odstavka [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) prvega odstavka [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti.

	Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).		Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) drugega odstavka 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) drugega odstavka 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP glej Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

	Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).		Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) prvega odstavka 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

	Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.		Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.
Vrstica 46:		Vrstica 46:
	<br>		<br>

	''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''		''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

	== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==		== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

KrambergerMartina ob 17:12, 21. april 2023

2023-04-21T17:12:46Z

← Starejša redakcija		Redakcija: 19:12, 21. april 2023
Vrstica 37:		Vrstica 37:
	V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti.		V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti.

	Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) ~~[https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1~~ 9. člena SUVP]). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).		Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

	Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) ~~[https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1~~ 6. člena SUVP]). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).		Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

	Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.		Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

	'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen ~~[http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284~~ ZVDAGA]).		'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen ZVDAGA).
	<br>		<br>

KrambergerMartina ob 16:56, 21. april 2023

2023-04-21T16:56:20Z

← Starejša redakcija		Redakcija: 18:56, 21. april 2023
Vrstica 41:		Vrstica 41:
	Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).		Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

	Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.		Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

	'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]).		'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]).

KrambergerMartina ob 16:51, 21. april 2023

2023-04-21T16:51:22Z

← Starejša redakcija		Redakcija: 18:51, 21. april 2023
Vrstica 37:		Vrstica 37:
	V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti.		V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti.

	Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).		Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena SUVP]). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

	Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen ZVDAGA) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).		Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

	Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.		Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

	'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen ZVDAGA).		'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]).
	<br>		<br>

KrambergerMartina ob 16:31, 21. april 2023

2023-04-21T16:31:52Z

← Starejša redakcija		Redakcija: 18:31, 21. april 2023
Vrstica 39:		Vrstica 39:
	Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).		Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

	~~<br>~~Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen ZVDAGA) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).		Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen ZVDAGA) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

	Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.		Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

KrambergerMartina ob 16:30, 21. april 2023

2023-04-21T16:30:08Z

← Starejša redakcija		Redakcija: 18:30, 21. april 2023
Vrstica 1:		Vrstica 1:
	== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU ==		== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU ==

	'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 ~~in 21. 4. 2023, pregled 23. 1. 2023~~ in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku		'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku

	== '''Vprašanje:''' ==		== '''Vprašanje:''' ==

KrambergerMartina ob 16:29, 21. april 2023

2023-04-21T16:29:23Z

Prikaži spremembe

Mo5957 ob 08:08, 24. januar 2023

2023-01-24T08:08:50Z

← Starejša redakcija		Redakcija: 10:08, 24. januar 2023
Vrstica 28:		Vrstica 28:
	Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. '''Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati''' (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.		Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. '''Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati''' (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.

	Velja, da morajo '''nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi hraniti dokumentacijo glede odločanja o pravicah obvezno časovno neomejeno'''! Tudi p<span style="line-height: 1.5em;">odatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP</span><span style="line-height: 1.5em;"> z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč l</span>očimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. '''Arhivsko gradivo''' je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali '''trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb,''' v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen UUP, in 2. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, '''trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti '''torej:		Velja, da morajo '''nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi hraniti dokumentacijo glede odločanja o pravicah obvezno časovno neomejeno'''! Tudi p<span style="line-height: 1.5em;">odatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP</span><span style="line-height: 1.5em;"> z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč l</span>očimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. '''Arhivsko gradivo''' je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali '''trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb,''' v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 UUP], in 2. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, '''trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti '''torej:

	#v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas;		#v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas;