Upravna Svetovalnica - Prispevki uporabnika [sl]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T15:02:54Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).<br>Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna.

'''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo; če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).<br>

Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):<br>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.<br>

'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer[https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:</div>
<div>

'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).<br></div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).<br>

'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).<br></div>
<div>

'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).<br></div>
<div>

Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).<br></div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />
[[Category:Vročanje]]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T15:02:23Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).<br>Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna.

'''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo; če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).<br>

Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):<br>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.<br>

'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer[https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:<br></div>
<div>

'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).<br></div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).<br>

'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).<br></div>
<div>

'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).<br></div>
<div>

Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).<br></div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />
[[Category:Vročanje]]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:56:43Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).<br>Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna.

'''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).<br>

Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):<br>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.<br>

'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:<br></div>
<div>

'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).<br></div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).<br>

'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).<br></div>
<div>

'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).<br></div>
<div>

Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).<br></div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />
[[Category:Vročanje]]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:52:20Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).<br>Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna.

'''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).<br>

Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):<br>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.<br>

'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:<br></div>
<div>

'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).<br></div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).<br>

'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).<br></div>
<div>

'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).<br></div>
<div>

Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86a. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).<br></div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />
[[Category:Vročanje]]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:51:08Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).<br>Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna.

'''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).<br>

Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):<br>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.<br>

'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:<br></div>
<div>

'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).<br></div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).<br>

'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).<br></div>
<div>

'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).<br></div>
<div>

Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86a. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).<br></div>
<div>

<span style="text-decoration-line: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).<br></div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />
[[Category:Vročanje]]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:50:02Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).<br>Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna.

'''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).<br>

<div>Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):</div>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.<br>

</div>
<div>'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:<br>

</div>
<div>'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).

</div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).<br>

</div>
<div>'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).<br>

</div>
<div>'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).<br>

</div>
<div>Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86a. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).</div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />
[[Category:Vročanje]]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:48:54Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).<br>

Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna. '''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).<br>

<div>Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):</div>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.<br>

</div>
<div>'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:<br>

</div>
<div>'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).</div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).<br>

</div>
<div>'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).<br>

</div>
<div>'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).<br>

</div>
<div>Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86a. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).<br>

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).</div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />
[[Category:Vročanje]]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:48:03Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).

Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna. '''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).

<div>Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):</div>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.

</div>
<div>'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:

</div>
<div>'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).</div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).

</div>
<div>'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).

</div>
<div>'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).

</div>
<div>Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86a. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).</div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />
[[Category:Vročanje]]

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:45:10Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).

Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna. '''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).

<div>Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):</div>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.

</div>
<div>'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:

</div>
<div>'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).</div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).

</div>
<div>'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).

</div>
<div>'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).

</div>
<div>Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86a. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).</div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:44:11Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).

Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna. '''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).

<div>Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):</div>
<div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div>
<div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div>
<div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div>
<div>•<span> </span>v primeru, če  organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.

</div>
<div>'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:

</div>
<div>'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).</div>
<div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).

</div>
<div>'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).

</div>
<div>'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).

</div>
<div>Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86a. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).

</div>
<div><span style="text-decoration: underline;">V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).</div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:43:26Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' uradna oseba, ki vodi upravni postopek

== '''Vprašanje:''' ==

Ali organ lahko komunicira s stranko preko drugega (»ne varnega«) elektronskega predala in ali je treba od stranke pred takšnim komuniciranjem pridobiti vnaprej njeno dovoljenje? V katerih primerih mora organ stranko obvestiti, da bo vročitev opravil po elektronski poti?  Ali morate obvestilo o vročanju po elektronski poti poslati tudi organom, ko jim pošiljate določene dokumente? Ali mora organ voditi evidenco vseh, ki so sporočili naslov varnega elektronskega predlaga ter tak naslov vpisati v informacijski sistem oz. šifrant?  Kako naslovnik dostopa do dokumenta, v primerih ko le ta ne potrdi prevzema dokumenta v elektronski obliki? Kako naj organ izvede fizično arhiviranje upravnega spisa, ko je večina dokumentov v upravni zadevi v elektronski obliki?
== '''Odgovor:''' ==

'''Vročanje je procesno dejanje prenosa dokumentov od oblastnih organov do drugih udeležencev v upravnih postopkih.''' Vročanje ima pri upravnih in drugih javnopravnih zadevah, ki potekajo na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele) poseben pomen, saj so na dan (dejanske ali fiktivne) vročitve dokumentov vezani pravni učinki. '''Pravilna vročitev dokumentov tako predstavlja  procesno predpostavko za kasnejši nastop pravnih učinkov.''' Spoštovanje določb ZUP o vročanju je pogoj za uveljavitev načela zakonitosti, varstva pravic strank in varstva javnih koristi, zaslišanja stranke ter pravice do pritožbe, toda v smislu pomena in namena vročanja, ne črkobralsko. Glavni namen vročanja je to, da se '''z vročitvijo naslovniku omogoči seznanitev z dokumentom, ki se vroča''' kot izraz pravice biti slišan in učinkovitega pravnega varstva na eni strani ter razmeroma hitro izvršljivost upravnega akta, ki se vroča ter s tem potrebo po čim hitrejši zadostitvi javnega interesa (po Kovač in Remic, Nove in stare dileme o vročanju v javno(u)pravnih postopkih, 2019, str. 1).

Po [[Zak:ZUP#83. .C4.8Dlen{{!}}83. členu ZUP]] poznamo dva načina vročanja, '''fizično in elektronsko vročanje''', kjer sta oba načina vročitve na načelni ravni enakovredna. '''Strankam se lahko dokumente elektronsko vroči na varen elektronski naslov ali na drug (»ne varen«) elektronski naslov''' (po drugem odstavku [[Zak:ZUP#86. .C4.8Dlen{{!}}86. člena ZUP]]), zlasti ko so za to izpolnjeni pogoji (ob prijavi takega naslova za vročanje v registru stalnega prebivalstva; če iz takega naslova stranka pošlje vlogo;  če je tak naslov stranka sporočila v drugi upravni zadevi ob pogoju predhodne seznanitve stranke o takem postopanju…) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 88).<div>Dokumenti se stranki vročajo v fizični obliki (četrti odstavek 86. člena ZUP):</div><div>•<span> </span>če tako določa zakon;</div><div>•<span> </span>če vročitve ni mogoče opraviti v elektronski obliki; </div><div>•<span> </span>če naslovnik želi vročitev dokumentov v fizični obliki, od trenutka seznanitve organa s tako izjavo ter </div><div>•<span> </span>v primeru, če  organ oceni, da je zaradi vsebine dokumenta ali kakšnega drugega razloga potrebno opraviti vročitev v fizični obliki.</div><div>'''Uradne osebe, ki so pooblaščene za opravljanje procesnih dejanj v postopku in/ali za odločanje v zadevi, morajo odrediti takšen način vročitve, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren.''' Po določbi četrtega odstavka [[Zak:ZUP#84. .C4.8Dlen{{!}}84. člena ZUP]], uradna oseba odredi, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, v katerih je določen rok, vročijo v skladu Z ZUP tako, da se zagotovi hitro in učinkovito vročitev z najmanjšimi stroški za organ in za naslovnika.</div><div><span style="text-decoration: underline;" >V zvezi s komuniciranjem s stranko pojasnjujemo</span>, da organ skladno z načelom ekonomičnosti (glej [[Zak:ZUP#14. .C4.8Dlen{{!}}14. člen ZUP]]) s stranko praviloma komunicira na način, ki je najhitrejši in najcenejši za organ in za stranko, hkrati pa pazi, da ne bi upoštevanje načela ekonomičnosti povzročilo neupoštevanja načela zakonitosti in materialne resnice (glej Grafenauer in Breznik, Upravno pravo: Procesni del: Upravni postopek in upravni spor, 2009, str. 214). Tako kot velja pri »standardnem« (fizičnem) komuniciranju s stranko v živo, tudi pri elektronskem poslovanju velja, da ne sme biti nobenega dvoma o identifikaciji stranke, s katero organ komunicira (v zvezi s tem glej tudi Upravno svetovalnico, primer [https://upravna-svetovalnica.fu.uni-lj.si/index.php/Obravnava_e-vloge_brez_varnega_e-podpisa Obravnava e-vloge brez varnega e-podpisa]). Organ mora vsekakor pri komuniciranju s stranko upoštevati tudi vidike varstva osebnih podatkov zlasti pri komunikaciji, ki poteka po »ne varnem« elektronskem predalu (npr. na preko naslova: uporabnik@gmail.com). V tem primeru mora organ pri komuniciranju s stranko na ta način upoštevati predvsem naravo posredovanih podatkov in informacij. Uradna oseba mora ustrezno, v kolikor komunicira s stranko po elektronski poti (zlasti preko »ne varnih« elektronskih predalov) in z njo komunicira razne osebne podatke, z vidika varnosti take obdelave preveriti:</div><div>'''a) da ni nobenega dvoma o tem, da komunicira s stranko, ki ji je komunikacija namenjena'''. Uradna oseba mora prepreči nepooblaščen dostop do podatkov ter pri komunikaciji s stranko biti prepričana v identiteto stranke ter posledično to, da je poslane dokumente prejela oseba, na katero so ti vezani. V primeru dvoma o identiteti pa zahtevati ustrezen način identifikacije (v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca, št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/posredovanje-osebnih-podatkov-po-elektronski-po%C5%A1ti-1643871512 07121-1/2021/759]).</div><div>'''b) vsebino komunikacije, glede na naravo podatkov, ki se pošiljajo, ustrezno zavarovati z varnostnimi in tehničnimi ukrepi''' (npr. šifriranje podatkov, psevdonomizacija podatkov itd. – v zvezi s tem glej tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-zdravstvenih-podatkov-po-e-po%C5%A1ti-1656589258 07121-1/2022/726], [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-dokumentov-po-e-po%C5%A1ti 07121-1/2021/1565]).</div><div>'''Organ tako izbere tak način komuniciranja, ki je v konkretni in posamični zadevi najbolj primeren (skladno z vidika načela ekonomičnosti) ter v obzir podatkov in dokumentov, ki bi se na tak način komunicirali'''. Določbe tretjega odstavka [[Zak:ZUP#66. .C4.8Dlen{{!}}66. člena ZUP]] tudi izrecno napotujejo, da organ lahko na obrazcu vloge ali med postopkom seznani vložnika, ki v registru stalnega prebivalstva ni prijavil elektronskega naslova za vročanje, da se mu dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki in da se ga nezavezujoče obvešča o stanju in teku postopka, če prostovoljno sporoči naslov varnega elektronskega predala ali naslov drugega elektronskega predala in telefonsko številko mobilnega telefona (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 50).</div><div>'''Organ od stranke praviloma ne potrebuje izrecnega dovoljenja za vročanje oz. komuniciranje po elektronski pošti, mora pa vsekakor upoštevati voljo stranke, če le ta izrazi, da želi komunicirati oz. vročanje dokumentov v fizični obliki''' (glej prej omenjeni četrti odstavek 86. člena ZUP). Upoštevaje navedeno, tako mora organ pri komuniciranju s stranko poskrbeti, da je ta seznanjena z njenimi pravicami (zlasti glede možnosti vročanja po fizični poti) kot izraz načela varstva pravic (prava neuke) stranke in v tem delu stranko obvestiti, da se dokumenti lahko vročajo v elektronski obliki na elektronskem naslovu, dokler ne sporoči, da želi vročitev dokumenta v fizični obliki. Seznanitev stranke z obvestilom glede možnosti vročanja dokumentov v fizični obliki je praviloma potrebna zgolj kadar ta pošlje vlogo iz drugega (»ne varnega«) elektronskega predala, saj se ob pošiljanju iz varnega elektronskega predala oz. iz elektronskega naslova registriranega kot naslov za vročanje domneva, da stranka s takim komuniciranjem in vročanjem že soglaša (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 105).</div><div><span style="text-decoration: underline;" >V zvezi s komuniciranjem med organi pojasnjujemo</span>, da organi med seboj praviloma vedno poslujejo v elektronski obliki, prek svojega uradnega elektronskega naslova (zlasti glej 4. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) v zvezi s čimer ni videti potrebe po dodatnem obveščanju organov, da boste z njimi poslovali na elektronski način, saj se tako postopanje že predvideva in zahteva. V kolikor je potrebno tem organom osebno vročati dokumente, se taka vročitev skladno s prvim odstavkom [[Zak:ZUP#91. .C4.8Dlen{{!}}91. člena ZUP]] v fizični obliki opravi tako, da se ti dokumenti izročijo osebi, ki je pri teh organih določena oziroma pooblaščena za sprejemanje dokumentov. Elektronsko vročanje organom sicer v ZUP ni predvideno, ga pa predvideva UUP v drugem odstavku 86.č člena, ki določa, da se vročanje organu po elektronski poti opravi v varni elektronski predal v njegovem informacijskem sistemu.</div><div><span style="text-decoration: underline;" >V zvezi z vodenjem evidence varnih elektronskih naslovov pojasnjujemo</span>, da morajo po utrjeni praksi Informacijskega pooblaščenca (glej zlasti mnenja Informacijskega pooblaščenca št. [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-osebnih-podatkov-upokojencev-od-ob%C4%8Dine-1684486376 07121-1/2023/648]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 07120-1/2023/232]; [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/izmenjava-podatkov-o-napotenih-delavcih-med-zzzs-in-furs-1676276010 07120-1/2023/34]), javni organi, kadar vzpostavljajo nove zbirke osebnih podatkov, za namen opravljanja svojih oblastnih nalog, za takšno vrsto obdelave vedno izkazati ustrezno pravno podlago. V takšnih primerih pa največkrat prideta v poštev zgolj točka (c) – zakon ali točka (e) – izvajanje javne oblasti, prvega odstavka, [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=SL#d1e1865-1-1 6. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)).</div><div>Obdelava osebnih podatkov (npr. vzpostavitev ločene evidence varnih elektronskih naslovov strank) na podlagi teh dveh pravnih podlag pa je zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov; vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo; kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo; namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakona o varstvu osebnih podatkov](ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22)). '''Po pregledu relevantne zakonodaje na tem področju, v času pisanja tega mnenja, ni videti, da bi za vzpostavitev (ločene) evidence varnih elektronskih naslovov bila podana izrecna zakonska podlaga''', ki bi ustrezala pogojem določenim v 6. členu ZVOP-2. ZUP v tretjem odstavku 86. člena sicer določa, da organi za vročanje lahko uporabijo znan naslov elektronskega predala (varen ali drug elektronski predal), kadar so v drugih predhodnih upravnih zadevah iz svojih pristojnostih že razpolagali z elektronskim predalom stranke, pod pogojem, da stranko o takem način vročanja pred samim vročanjem seznanijo (v Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2022, str. 107). Vročitev v elektronski obliki se opravi preko informacijskega sistema za sprejem vlog, vročanje in obveščanje (gl. drugi odstavek [[Zak:ZUP#86a. .C4.8Dlen{{!}}86. a člena ZUP]]).</div><div><span style="text-decoration: underline;" >V zvezi z dostopom stranke do dokumenta ob elektronskem vročanju brez potrditve prevzema pojasnjujemo</span>, da se elektronsko vročanje s seznanitvijo brez potrditve prevzema opravi tako, da se v elektronski predal pošlje sporočilo o vročanju in dokument, ki se vroča.  Informacijski sistem za vročanje pa v zvezi s tem obvesti organ, kdaj sta bila sporočilo in dokument poslana v elektronski predal naslovnika (glej 89.č člen UUP). '''Naslovnik do dokumenta dostopa preko elektronskega predala, kamor mu je organ dokument, ki se je vročal, poslal. Šteje se, da se je naslovnik seznanil z dokumentom 15. dan od dneva odpreme, ko nastane t.i. fikcija vročitve.''' Naslovniku se sporoči dan odpreme in dan vročitve. Naslovnik lahko uveljavlja svoje procesne pravice takoj, ko se po odpremi z dokumentom dejansko seznani, tudi če rok za seznanitev še ni potekel (glej zlasti šesti odstavek 86.a člena ZUP).</div><div><span style="text-decoration: underline;" >V zvezi z načinom arhiviranja upravnih spisov, kadar ti večinoma vsebujejo dokumente v elektronski obliki pojasnjujemo</span>, da se lahko dokumentarno gradivo hrani v elektronski ali v fizični obliki (prvi odstavek 75. člena UUP). Izvorno elektronsko arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu izroča v predpisani digitalni obliki na standardiziranih nosilcih in v standardiziranih oblikah zapisa (tretji odstavek 76. člena UUP). Kadar upravni spis vsebuje tako '''dokumente v fizični kot v elektronski obliki, se fizični dokumenti v upravnem spisu arhivirajo v fizični obliki, elektronski dokumenti pa v elektronski obliki.  Dokumenti se torej hranijo in arhivirajo v tisti obliki v kateri so nastali.''' V vašem primeru, to pomeni, da se pri elektronskem vročanju eni stranki, ter fizičnem vročanju drugi stranki, elektronsko vročilnico prve stranke arhivira v elektronski obliki, medtem ko je potrebno fizično vročilnico druge stranke arhivirati po postopkih fizičnega arhiviranja. Vsekakor pa lahko predstojnik organa določi, da se dokumentarno gradivo v fizični obliki pretvori v elektronsko obliko skladno s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in po ustrezni pretvorbi oz. skeniranjem tako fizično gradivo iz upravnega spisa izloči. Kako naj poteka ustrezna in zanesljiva pretvorba dokumentov iz fizične v digitalno obliko je določeno podrobneje v 10. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)). Podatek o izločitvi posameznega dokumenta se evidentira v evidenci dokumentarnega gradiva (81. člen UUP).</div>

<br>
<br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

Elektronsko vročanje v varne in druge elektronske predale in s tem povezano obveščanje in komunikacija s stranko

2023-05-21T14:11:52Z

KrambergerMartina: Nova stran z vsebino: {{subst:case}}

== '''Zadeva: ''' vneseš besedilo zadeve ==

'''Datum odgovora:''' x. x. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku / pooblaščenec (odvetnik) stranke v upravnem postopku / nevladna organizacija (kot zastopnik več strank) / uradna oseba, ki vodi upravni postopek / javni uslužbenec, ki pripravlja področno zakonodajo / drugo

== '''Vprašanje:''' ==

vneseš besedilo vprašanja<br>

== '''Odgovor:''' ==

vneseš besedilo odgovora <br>

<br>

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Pomoč:Politika_zasebnosti|Politiko zasebnosti]] in [[Pomoč:Splošno_zanikanje_odgovornosti|zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

Zapis številke zadeve

2023-05-07T22:13:25Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Zapis številke zadeve - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 5. 2009, pregled 8. 5. 2023

<br>
== '''Vprašanje:''' ==

Kakšen je pravilen zapis številke zadeve? Kako poteka evidentiranje in arhiviranje upravnih zadev, ki so medsebojno povezane (kadar imamo upravni spis, v kateri se vodi upravna zadeva, ki je v tesni povezavi z drugo upravno zadevo iz drugega upravnega spisa ter se ta upravna spisa združita v povezano zadevo). Ali se takšne upravne spise arhivira ločeno ali skupaj v sklopu združene zadeve?

== '''Odgovor:''' ==

Upravni spis je skupek dokumentov, ki se zbirajo v okviru samostojne upravne zadeve (6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele)).<br>'''Vsak upravni spis se evidentira s t.i. številko zadeve''', ki je definirana v devetnajsti točki 6. člena UUP, in sicer kot '''evidenčna oznaka zadeve, ki je sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in štirimestne letnice nastanka zadeve.'''

'''<br>'''Pravilni zapis številke zadeve tako zajema (primer: 1000-1/2023):
<div>•<span> </span>klasifikacijski znak, ki je določen v klasifikacijskem načrtu in določa vsebino zadeve (npr.: 1000),</div>
<div>•<span> </span>zaporedno številko zadeve v tekočem letu, ki jo informacijski sistem določi samodejno (npr.: 1),</div>
<div>•<span> </span>leto, v katerem je zadeva nastala (npr.: 2023).<br>

V 55. členu UUP je določeno, da se v primeru oblikovanja ovoja številka zadeve zapiše v eno vrsto, signirani znak pa pod številko zadeve.<br>Ključna pri oblikovanju številke zadeve pa je opredelitev klasifikacijskega znaka (in s tem vsebine zadeve), katerega določitev je razmeroma zahtevna, z vidika poteka dela pa tudi odgovorna naloga (po Kovač idr., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 115).

Kadar med posameznimi upravnimi zadevami obstaja vsebinska ali formalna povezanost, se te lahko združijo (prvi odstavek 60. člena UUP), in se kot take v evidenci dokumentarnega gradiva povežejo z zaznamkom na vsaki od med seboj povezanih zadev. Uradna oseba, ki zadevo arhivira mora poskrbeti, da so povezane zadeve med seboj ustrezno evidentirane. V kolikor se dve ali več zadev združi v eno, se lahko:</div>
<div><div>•<span> </span>ali odpre nova skupna zadeva;</div>
<div>•<span> </span>ali pa se nadaljnji postopek vodi v eni od obstoječih zadev.<br>

</div>
<div>V kolikor se postopek vodi v okviru ene od obstoječih zadev, se v temu upravnem spisa evidentira dokument o tem katere zadeve so se združile (o tem tudi Gliha idr., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 98). Po našem mnenju se tako evidentiranje lahko v upravnem spisu zabeleži z uradnim zaznamkom (po [[Zak:ZUP#74. .C4.8Dlen{{!}}74. členu Zakon o splošnem upravnem postopku]] (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele)). Novo nastali ali prejeti dokumenti v postopku se nadalje vodijo in evidentirajo le znotraj tistega upravnega spisa, ki se vodi kot skupno združen upravni spis. V evidenci dokumentarnega gradiva se stanje upravnega spisa, ki se kot združena zadeva priključijo k drugi zadevi, nadalje ne vodijo, ter prejmejo status »'''REŠENA združena'''«. V dokumentarnem sistemu se v združenih zadevah (teh, ki so bile združene) in zadevi, ki se nadaljuje, zabeleži t.i. »'''zveza'''«, h kateri se doda številke vseh združenih zadev in zadeve, ki se kot skupna nadaljuje (po 60. členu UPP) (primer: trije med seboj vsebinsko ali formalno povezani spisi: 1000-1/2023, 1000-2/2023, 1000-3/2023, kjer se zadnja dva upravna spisa pridružita prvemu. Spisa 1000-2/2023 in 1000-3/2023 prejmeta status »REŠENA združena«, medtem ko pri evidentiranju vsi spisi prejmejo še oznako: »zveza: 1000-2/2023, 1000-3/2023 - spis se združeno vodi v 1000-1/2023«).

<br>Arhiviranje zadev sledi po rešitvi zadeve, kjer mora uradna oseba pred samim arhiviranjem upravni spis urediti in v zvezi s tem preveriti ustreznost evidentiranja ter izločiti dokumente, ki niso v povezavi s postopkom (po tretjem odstavku 71. člena UUP). Upravne zadeve so zaradi svoje narave odločanja o pravicah in obveznostih pomembne za organe ter se arhivirajo kot trajno gradivo, kar pomeni da se kot tako gradivo hranijo trajno (6. točka drugega odstavka 77. člena UUP).

<br>'''Povzeto''', upravne zadeve se lahko med seboj združuje, če so si le te med seboj povezane (vsebinsko ali formalno), kjer pa se mora vsaka zadeva oz. z njo povezan upravni spis, voditi ločeno pod svojim klasifikacijskim znakom in z ustreznim evidentiranjem t.i. zveze. '''Upravni spis, ki se vodi naprej in združuje vse upravne spise, ki so bili združeni, se arhivira v celoti, kot isto velja za vse upravne spise, ki so bili združeni (t.i. združene zadeve), ki se tako kot velja za združen skupni spis arhivirajo samostojno in ločeno.''' S tem se zasleduje in zagotovi celovitost dokumentarnega gradiva, ki dokazuje njegovo nespremenjenost in urejenost (po 5. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)).</div></div>
<div></div>

<br><br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}Zanikanje odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

[[Category:Ravnanje_z_dokumentarnim_gradivom]]

Zapis številke zadeve

2023-05-07T22:10:46Z

KrambergerMartina:

Zapis številke zadeve

2023-05-07T22:09:05Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Zapis številke zadeve - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 5. 2009, pregled 8. 5. 2023

<br>
== '''Vprašanje:''' ==

Kakšen je pravilen zapis številke zadeve? Kako poteka evidentiranje in arhiviranje upravnih zadev, ki so medsebojno povezane (kadar imamo upravni spis, v kateri se vodi upravna zadeva, ki je v tesni povezavi z drugo upravno zadevo iz drugega upravnega spisa ter se ta upravna spisa združita v povezano zadevo). Ali se takšne upravne spise arhivira ločeno ali skupaj v sklopu združene zadeve?

== '''Odgovor:''' ==

Upravni spis je skupek dokumentov, ki se zbirajo v okviru samostojne upravne zadeve (6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele)).<br><br>'''Vsak upravni spis se evidentira s t.i. številko zadeve''', ki je definirana v devetnajsti točki 6. člena UUP, in sicer kot '''evidenčna oznaka zadeve, ki je sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in štirimestne letnice nastanka zadeve.<br><br>'''Pravilni zapis številke zadeve tako zajema (primer: 1000-1/2023):
<div>•<span> </span>klasifikacijski znak, ki je določen v klasifikacijskem načrtu in določa vsebino zadeve (npr.: 1000),</div>
<div>•<span> </span>zaporedno številko zadeve v tekočem letu, ki jo informacijski sistem določi samodejno (npr.: 1),</div>
<div>•<span> </span>leto, v katerem je zadeva nastala (npr.: 2023).<br>

V 55. členu UUP je določeno, da se v primeru oblikovanja ovoja številka zadeve zapiše v eno vrsto, signirani znak pa pod številko zadeve.<br>Ključna pri oblikovanju številke zadeve pa je opredelitev klasifikacijskega znaka (in s tem vsebine zadeve), katerega določitev je razmeroma zahtevna, z vidika poteka dela pa tudi odgovorna naloga (po Kovač idr., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 115).</div>
<div><div>•<span> </span>ali odpre nova skupna zadeva;</div>
<div>•<span> </span>ali pa se nadaljnji postopek vodi v eni od obstoječih zadev.<br>

</div>
<div>V kolikor se postopek vodi v okviru ene od obstoječih zadev, se v temu upravnem spisa evidentira dokument o tem katere zadeve so se združile (o tem tudi Gliha idr., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 98). Po našem mnenju se tako evidentiranje lahko v upravnem spisu zabeleži z uradnim zaznamkom (po [[Zak:ZUP#74. .C4.8Dlen{{!}}74. členu Zakon o splošnem upravnem postopku]] (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele)). Novo nastali ali prejeti dokumenti v postopku se nadalje vodijo in evidentirajo le znotraj tistega upravnega spisa, ki se vodi kot skupno združen upravni spis. V evidenci dokumentarnega gradiva se stanje upravnega spisa, ki se kot združena zadeva priključijo k drugi zadevi, nadalje ne vodijo, ter prejmejo status »'''REŠENA združena'''«. V dokumentarnem sistemu se v združenih zadevah (teh, ki so bile združene) in zadevi, ki se nadaljuje, zabeleži t.i. »'''zveza'''«, h kateri se doda številke vseh združenih zadev in zadeve, ki se kot skupna nadaljuje (po 60. členu UPP) (primer: trije med seboj vsebinsko ali formalno povezani spisi: 1000-1/2023, 1000-2/2023, 1000-3/2023, kjer se zadnja dva upravna spisa pridružita prvemu. Spisa 1000-2/2023 in 1000-3/2023 prejmeta status »REŠENA združena«, medtem ko pri evidentiranju vsi spisi prejmejo še oznako: »zveza: 1000-2/2023, 1000-3/2023 - spis se združeno vodi v 1000-1/2023«).

<br>Arhiviranje zadev sledi po rešitvi zadeve, kjer mora uradna oseba pred samim arhiviranjem upravni spis urediti in v zvezi s tem preveriti ustreznost evidentiranja ter izločiti dokumente, ki niso v povezavi s postopkom (po tretjem odstavku 71. člena UUP). Upravne zadeve so zaradi svoje narave odločanja o pravicah in obveznostih pomembne za organe ter se arhivirajo kot trajno gradivo, kar pomeni da se kot tako gradivo hranijo trajno (6. točka drugega odstavka 77. člena UUP).

<br>'''Povzeto''', upravne zadeve se lahko med seboj združuje, če so si le te med seboj povezane (vsebinsko ali formalno), kjer pa se mora vsaka zadeva oz. z njo povezan upravni spis, voditi ločeno pod svojim klasifikacijskim znakom in z ustreznim evidentiranjem t.i. zveze. '''Upravni spis, ki se vodi naprej in združuje vse upravne spise, ki so bili združeni, se arhivira v celoti, kot isto velja za vse upravne spise, ki so bili združeni (t.i. združene zadeve), ki se tako kot velja za združen skupni spis arhivirajo samostojno in ločeno.''' S tem se zasleduje in zagotovi celovitost dokumentarnega gradiva, ki dokazuje njegovo nespremenjenost in urejenost (po 5. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)).</div></div>
<div></div>

<br><br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}Zanikanje odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

[[Category:Ravnanje_z_dokumentarnim_gradivom]]

Zapis številke zadeve

2023-05-07T22:07:44Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Zapis številke zadeve - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 5. 2009, pregled 8. 5. 2023

<br>
== '''Vprašanje:''' ==

Kakšen je pravilen zapis številke zadeve? Kako poteka evidentiranje in arhiviranje upravnih zadev, ki so medsebojno povezane (kadar imamo upravni spis, v kateri se vodi upravna zadeva, ki je v tesni povezavi z drugo upravno zadevo iz drugega upravnega spisa ter se ta upravna spisa združita v povezano zadevo). Ali se takšne upravne spise arhivira ločeno ali skupaj v sklopu združene zadeve?

== '''Odgovor:''' ==

Upravni spis je skupek dokumentov, ki se zbirajo v okviru samostojne upravne zadeve (6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele)).<br><div>'''Vsak upravni spis se evidentira s t.i. številko zadeve''', ki je definirana v devetnajsti točki 6. člena UUP, in sicer kot '''evidenčna oznaka zadeve, ki je sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in štirimestne letnice nastanka zadeve.'''</div>
<div></div>
<div>Pravilni zapis številke zadeve tako zajema (primer: 1000-1/2023):</div>
<div>•<span> </span>klasifikacijski znak, ki je določen v klasifikacijskem načrtu in določa vsebino zadeve (npr.: 1000),</div>
<div>•<span> </span>zaporedno številko zadeve v tekočem letu, ki jo informacijski sistem določi samodejno (npr.: 1),</div>
<div>•<span> </span>leto, v katerem je zadeva nastala (npr.: 2023).<br></div>
<div>V 55. členu UUP je določeno, da se v primeru oblikovanja ovoja številka zadeve zapiše v eno vrsto, signirani znak pa pod številko zadeve.</div>
<div>Ključna pri oblikovanju številke zadeve pa je opredelitev klasifikacijskega znaka (in s tem vsebine zadeve), katerega določitev je razmeroma zahtevna, z vidika poteka dela pa tudi odgovorna naloga (po Kovač idr., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 115). <br>Kadar med posameznimi upravnimi zadevami obstaja vsebinska ali formalna povezanost, se te lahko združijo (prvi odstavek 60. člena UUP), in se kot take v evidenci dokumentarnega gradiva povežejo z zaznamkom na vsaki od med seboj povezanih zadev. Uradna oseba, ki zadevo arhivira mora poskrbeti, da so povezane zadeve med seboj ustrezno evidentirane. V kolikor se dve ali več zadev združi v eno, se lahko:<br></div>
<div><div>•<span> </span>ali odpre nova skupna zadeva;</div>
<div>•<span> </span>ali pa se nadaljnji postopek vodi v eni od obstoječih zadev.<br></div>
<div>V kolikor se postopek vodi v okviru ene od obstoječih zadev, se v temu upravnem spisa evidentira dokument o tem katere zadeve so se združile (o tem tudi Gliha idr., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 98). Po našem mnenju se tako evidentiranje lahko v upravnem spisu zabeleži z uradnim zaznamkom (po [[Zak:ZUP#74. .C4.8Dlen{{!}}74. členu Zakon o splošnem upravnem postopku]] (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele)). Novo nastali ali prejeti dokumenti v postopku se nadalje vodijo in evidentirajo le znotraj tistega upravnega spisa, ki se vodi kot skupno združen upravni spis. V evidenci dokumentarnega gradiva se stanje upravnega spisa, ki se kot združena zadeva priključijo k drugi zadevi, nadalje ne vodijo, ter prejmejo status »'''REŠENA združena'''«. V dokumentarnem sistemu se v združenih zadevah (teh, ki so bile združene) in zadevi, ki se nadaljuje, zabeleži t.i. »'''zveza'''«, h kateri se doda številke vseh združenih zadev in zadeve, ki se kot skupna nadaljuje (po 60. členu UPP) (primer: trije med seboj vsebinsko ali formalno povezani spisi: 1000-1/2023, 1000-2/2023, 1000-3/2023, kjer se zadnja dva upravna spisa pridružita prvemu. Spisa 1000-2/2023 in 1000-3/2023 prejmeta status »REŠENA združena«, medtem ko pri evidentiranju vsi spisi prejmejo še oznako: »zveza: 1000-2/2023, 1000-3/2023 - spis se združeno vodi v 1000-1/2023«).<br>Arhiviranje zadev sledi po rešitvi zadeve, kjer mora uradna oseba pred samim arhiviranjem upravni spis urediti in v zvezi s tem preveriti ustreznost evidentiranja ter izločiti dokumente, ki niso v povezavi s postopkom (po tretjem odstavku 71. člena UUP). Upravne zadeve so zaradi svoje narave odločanja o pravicah in obveznostih pomembne za organe ter se arhivirajo kot trajno gradivo, kar pomeni da se kot tako gradivo hranijo trajno (6. točka drugega odstavka 77. člena UUP).<br>'''Povzeto''', upravne zadeve se lahko med seboj združuje, če so si le te med seboj povezane (vsebinsko ali formalno), kjer pa se mora vsaka zadeva oz. z njo povezan upravni spis, voditi ločeno pod svojim klasifikacijskim znakom in z ustreznim evidentiranjem t.i. zveze. '''Upravni spis, ki se vodi naprej in združuje vse upravne spise, ki so bili združeni, se arhivira v celoti, kot isto velja za vse upravne spise, ki so bili združeni (t.i. združene zadeve), ki se tako kot velja za združen skupni spis arhivirajo samostojno in ločeno.''' S tem se zasleduje in zagotovi celovitost dokumentarnega gradiva, ki dokazuje njegovo nespremenjenost in urejenost (po 5. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)).</div></div>
<div></div>

<br><br>''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}Zanikanje odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

[[Category:Ravnanje_z_dokumentarnim_gradivom]]

Zapis številke zadeve

2023-05-07T22:05:53Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva: '''Zapis številke zadeve - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 5. 2009, pregled 8. 5. 2023

<br>

== '''Vprašanje:''' ==

Kakšen je pravilen zapis številke zadeve? Kako poteka evidentiranje in arhiviranje upravnih zadev, ki so medsebojno povezane (kadar imamo upravni spis, v kateri se vodi upravna zadeva, ki je v tesni povezavi z drugo upravno zadevo iz drugega upravnega spisa ter se ta upravna spisa združita v povezano zadevo). Ali se takšne upravne spise arhivira ločeno ali skupaj v sklopu združene zadeve?

== '''Odgovor:''' ==

Upravni spis je skupek dokumentov, ki se zbirajo v okviru samostojne upravne zadeve (6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur.l. RS, št. 9/18 in novele)).<br><br><div>'''Vsak upravni spis se evidentira s t.i. številko zadeve''', ki je definirana v devetnajsti točki 6. člena UUP, in sicer kot '''evidenčna oznaka zadeve, ki je sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in štirimestne letnice nastanka zadeve.'''</div><div></div><div>Pravilni zapis številke zadeve tako zajema (primer: 1000-1/2023):</div><div>•<span> </span>klasifikacijski znak, ki je določen v klasifikacijskem načrtu in določa vsebino zadeve (npr.: 1000),</div><div>•<span> </span>zaporedno številko zadeve v tekočem letu, ki jo informacijski sistem določi samodejno (npr.: 1),</div><div>•<span> </span>leto, v katerem je zadeva nastala (npr.: 2023).<br><br></div><div>V 55. členu UUP je določeno, da se v primeru oblikovanja ovoja številka zadeve zapiše v eno vrsto, signirani znak pa pod številko zadeve.</div><div>Ključna pri oblikovanju številke zadeve pa je opredelitev klasifikacijskega znaka (in s tem vsebine zadeve), katerega določitev je razmeroma zahtevna, z vidika poteka dela pa tudi odgovorna naloga (po Kovač idr., UUP z uvodnimi pojasnili in izvedbenimi akti, 2008, str. 115). <br><br></div><div><div>Kadar med posameznimi upravnimi zadevami obstaja vsebinska ali formalna povezanost, se te lahko združijo (prvi odstavek 60. člena UUP), in se kot take v evidenci dokumentarnega gradiva povežejo z zaznamkom na vsaki od med seboj povezanih zadev. Uradna oseba, ki zadevo arhivira mora poskrbeti, da so povezane zadeve med seboj ustrezno evidentirane. V kolikor se dve ali več zadev združi v eno, se lahko: </div><div>•<span> </span>ali odpre nova skupna zadeva;</div><div>•<span> </span>ali pa se nadaljnji postopek vodi v eni od obstoječih zadev. <br><br></div><div>V kolikor se postopek vodi v okviru ene od obstoječih zadev, se v temu upravnem spisa evidentira dokument o tem katere zadeve so se združile (o tem tudi Gliha idr., Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, 2018, str. 98). Po našem mnenju se tako evidentiranje lahko v upravnem spisu zabeleži z uradnim zaznamkom (po [[Zak:ZUP#74. .C4.8Dlen{{!}}74. členu Zakon o splošnem upravnem postopku]] (ZUP, Ur.l. RS, št. 24/06 in novele)). Novo nastali ali prejeti dokumenti v postopku se nadalje vodijo in evidentirajo le znotraj tistega upravnega spisa, ki se vodi kot skupno združen upravni spis. V evidenci dokumentarnega gradiva se stanje upravnega spisa, ki se kot združena zadeva priključijo k drugi zadevi, nadalje ne vodijo, ter prejmejo status »'''REŠENA združena'''«. V dokumentarnem sistemu se v združenih zadevah (teh, ki so bile združene) in zadevi, ki se nadaljuje, zabeleži t.i. »'''zveza'''«, h kateri se doda številke vseh združenih zadev in zadeve, ki se kot skupna nadaljuje (po 60. členu UPP) (primer: trije med seboj vsebinsko ali formalno povezani spisi: 1000-1/2023, 1000-2/2023, 1000-3/2023, kjer se zadnja dva upravna spisa pridružita prvemu. Spisa 1000-2/2023 in 1000-3/2023 prejmeta status »REŠENA združena«, medtem ko pri evidentiranju vsi spisi prejmejo še oznako: »zveza: 1000-2/2023, 1000-3/2023 - spis se združeno vodi v 1000-1/2023«). <br><br>Arhiviranje zadev sledi po rešitvi zadeve, kjer mora uradna oseba pred samim arhiviranjem upravni spis urediti in v zvezi s tem preveriti ustreznost evidentiranja ter izločiti dokumente, ki niso v povezavi s postopkom (po tretjem odstavku 71. člena UUP). Upravne zadeve so zaradi svoje narave odločanja o pravicah in obveznostih pomembne za organe ter se arhivirajo kot trajno gradivo, kar pomeni da se kot tako gradivo hranijo trajno (6. točka drugega odstavka 77. člena UUP). <br><br>'''Povzeto''', upravne zadeve se lahko med seboj združuje, če so si le te med seboj povezane (vsebinsko ali formalno), kjer pa se mora vsaka zadeva oz. z njo povezan upravni spis, voditi ločeno pod svojim klasifikacijskim znakom in z ustreznim evidentiranjem t.i. zveze. '''Upravni spis, ki se vodi naprej in združuje vse upravne spise, ki so bili združeni, se arhivira v celoti, kot isto velja za vse upravne spise, ki so bili združeni (t.i. združene zadeve), ki se tako kot velja za združen skupni spis arhivirajo samostojno in ločeno.''' S tem se zasleduje in zagotovi celovitost dokumentarnega gradiva, ki dokazuje njegovo nespremenjenost in urejenost (po 5. členu [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06 in novele)).</div></div><div></div>

<br><br>

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}Zanikanje odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

[[Category:Ravnanje_z_dokumentarnim_gradivom]]

Hramba spisne dokumentacije in pridobitev potrdila

2023-04-21T17:12:46Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku

== '''Vprašanje:''' ==

<span style="line-height: 1.5em;">Kako naj upravni organ postopa s hranjenjem odločb? Ali je treba trajno hraniti samo odločbo ali celo zadevo, če je na primer samo odločba trajno dokumentarno gradivo?</span>

Ali ima stranka (npr. nekdanji študent na univerzi) pravico zahtevati in pridobiti potrdilo o podatkih iz svoje spisne dokumentacije, kar npr. potrebuje v drugem upravnem postopku, čeprav prvi podatek datira nekaj desetletij nazaj?

(Npr. stranka v pokojninskem postopku uveljavlja status študenta v l. 1975, ki ga je pridobil v postopku na prošnjo. A<span style="line-height: 1.5em;">li je fakulteta dolžna hraniti sklepe organov fakultete, ki se nanašajo na status študentov? Ali lahko zavod sporoči, da tega podatka ni v spisu, čeprav se status lahko ugotovi iz druge dokumentacije, kjer je npr. jasen sklic na s strani iste fakultete že izdano potrdilo prav o statusu tega študenta za to leto, s št. in datumom potrdila (ki je sedaj, kot kaže, izgubljeno)?)</span>

Kako se postopa pri hrambi dokaznega gradiva v upravnem spisu, kadar to vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. predložitev zdravstvenih izvidov kot dokazno gradivo v postopku izrednega napredovanja študenta v višji letnik)?
== '''Odgovor:''' ==

V osnovnem pomenu besede je dokumentacija zbiranje, zapisovanje in hranjenje podatkov o posameznih predmetih v zbirki. Pod tem pojmom lahko razumemo razna gradiva, odločbe, zadeve, listine, ki jih organ lahko hrani tudi trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu. V širšem smislu je listina vsak papir, predmet, stvar, nepremičnina, spomenik ali celo oseba, na kateri je kaj napisano, narisano, vklesano ali vtetovirano. V ožjem smislu je listina pisno dokazno sredstvo.

Listine delimo glede na dokazno moč na zasebne in javne listine. Med slednje se umeščajo tudi potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (tudi o študentih določene fakultete določenega leta). '''Značilnost javne listine je, da dokazuje tisto, kar je v njen navedeno''' ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]]). Resničnost javne listine je predpostavljena, če je pristna. To pomeni, da ni popravljena ali spremenjena in ima zato neko dokazno moč. Dovoljeno pa je dokazovati, da so v listini dejstva neresnično potrjena ali da je nepravilno sestavljena, s pomočjo obrnjenega dokaznega bremena (več v <span style="line-height: 1.5em;">Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 165 in nasl.). </span>Za javne listine velja:

*da jih izda pristojni organ (npr. univerza ali fakulteta pri izvajanju akreditiranega programa kot nosilec javnega pooblastila);
*da potrjujejo dejstva iz uradnih evidenc ali dejstva, ki jih je organ ugotovil;
*da imajo predpisano obliko, če je ta predpisana, in da imajo podpis uradne osebe in žig organa ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]])
Ena od listin, je tako tudi potrdilo, ki je materialni akt in ne konkretni upravni akt, razen če se izda odločba o zavrnitvi izdaje potrdila. Učinek potrdila nastopi takoj po izdaji. Poznamo dve vrsti potrdil <span style="line-height: 1.5em;">(več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 166 in nasl.)</span><span style="line-height: 1.5em;">:</span>

*potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (izpisek iz matične knjige, iz volilnega imenika, izpisek iz šolskih evidenc), gl. [[Zak:ZUP#179._.C4.8Dlen{{!}}179. člen ZUP]], to so javne listine;
*potrdila o dejstvih in okoliščinah, ki jih ugotovi pristojni organ in potrdi v potrdilu, gl. [[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}180. člen ZUP]].
Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. '''Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati''' (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.

Velja, da morajo '''nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi po drugem odstavku 77. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18) dokumentacijo glede odločanja o pravicah hraniti obvezno časovno neomejeno! '''Tudi p<span style="line-height: 1.5em;">odatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP</span><span style="line-height: 1.5em;"> z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč l</span>očimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. '''Arhivsko gradivo''' je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali '''trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb,''' v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 UUP], in 2. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06)). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, '''trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti '''torej:

#v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas; 
#pa tudi vzporedno druge podatke iz uradnih evidenc, ki niti niso bili vpisani zaradi odločitve po ZUP (npr. o statusu študenta, čeprav o njem ni bilo posebej odločano prek organov fakultete, ampak le prek vpisa).
V zadevnem primeru bi torej univerza oz. fakulteta morala podatke in dokumentacijo o statusu študenta hraniti časovno neomejeno in na zahtevo nekdanjega študenta izdati potrdilo, čeprav je minilo vmes nekaj desetletij.

A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela '''dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva''' (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) '''voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila'''. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi '''posebni ugotovitveni postopek po '''[[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}'''180. členu ZUP''']]'''. '''Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati '''zavrnilno odločbo''' (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi '''pravno varstvo''', od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.

V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti. 

Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen ZVDAGA).
<br>

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

 

[[Kategorija:Ravnanje z dokumentarnim gradivom]] [[Category:Listine, potrdila, upravne overitve in izmenjava podatkov iz uradnih evidenc]]

Hramba spisne dokumentacije in pridobitev potrdila

2023-04-21T16:56:20Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku

== '''Vprašanje:''' ==

<span style="line-height: 1.5em;">Kako naj upravni organ postopa s hranjenjem odločb? Ali je treba trajno hraniti samo odločbo ali celo zadevo, če je na primer samo odločba trajno dokumentarno gradivo?</span>

Ali ima stranka (npr. nekdanji študent na univerzi) pravico zahtevati in pridobiti potrdilo o podatkih iz svoje spisne dokumentacije, kar npr. potrebuje v drugem upravnem postopku, čeprav prvi podatek datira nekaj desetletij nazaj?

(Npr. stranka v pokojninskem postopku uveljavlja status študenta v l. 1975, ki ga je pridobil v postopku na prošnjo. A<span style="line-height: 1.5em;">li je fakulteta dolžna hraniti sklepe organov fakultete, ki se nanašajo na status študentov? Ali lahko zavod sporoči, da tega podatka ni v spisu, čeprav se status lahko ugotovi iz druge dokumentacije, kjer je npr. jasen sklic na s strani iste fakultete že izdano potrdilo prav o statusu tega študenta za to leto, s št. in datumom potrdila (ki je sedaj, kot kaže, izgubljeno)?)</span>

Kako se postopa pri hrambi dokaznega gradiva v upravnem spisu, kadar to vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. predložitev zdravstvenih izvidov kot dokazno gradivo v postopku izrednega napredovanja študenta v višji letnik)?
== '''Odgovor:''' ==

V osnovnem pomenu besede je dokumentacija zbiranje, zapisovanje in hranjenje podatkov o posameznih predmetih v zbirki. Pod tem pojmom lahko razumemo razna gradiva, odločbe, zadeve, listine, ki jih organ lahko hrani tudi trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu. V širšem smislu je listina vsak papir, predmet, stvar, nepremičnina, spomenik ali celo oseba, na kateri je kaj napisano, narisano, vklesano ali vtetovirano. V ožjem smislu je listina pisno dokazno sredstvo.

Listine delimo glede na dokazno moč na zasebne in javne listine. Med slednje se umeščajo tudi potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (tudi o študentih določene fakultete določenega leta). '''Značilnost javne listine je, da dokazuje tisto, kar je v njen navedeno''' ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]]). Resničnost javne listine je predpostavljena, če je pristna. To pomeni, da ni popravljena ali spremenjena in ima zato neko dokazno moč. Dovoljeno pa je dokazovati, da so v listini dejstva neresnično potrjena ali da je nepravilno sestavljena, s pomočjo obrnjenega dokaznega bremena (več v <span style="line-height: 1.5em;">Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 165 in nasl.). </span>Za javne listine velja:

*da jih izda pristojni organ (npr. univerza ali fakulteta pri izvajanju akreditiranega programa kot nosilec javnega pooblastila);
*da potrjujejo dejstva iz uradnih evidenc ali dejstva, ki jih je organ ugotovil;
*da imajo predpisano obliko, če je ta predpisana, in da imajo podpis uradne osebe in žig organa ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]])
Ena od listin, je tako tudi potrdilo, ki je materialni akt in ne konkretni upravni akt, razen če se izda odločba o zavrnitvi izdaje potrdila. Učinek potrdila nastopi takoj po izdaji. Poznamo dve vrsti potrdil <span style="line-height: 1.5em;">(več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 166 in nasl.)</span><span style="line-height: 1.5em;">:</span>

*potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (izpisek iz matične knjige, iz volilnega imenika, izpisek iz šolskih evidenc), gl. [[Zak:ZUP#179._.C4.8Dlen{{!}}179. člen ZUP]], to so javne listine;
*potrdila o dejstvih in okoliščinah, ki jih ugotovi pristojni organ in potrdi v potrdilu, gl. [[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}180. člen ZUP]].
Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. '''Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati''' (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.

Velja, da morajo '''nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi po drugem odstavku 77. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18) dokumentacijo glede odločanja o pravicah hraniti obvezno časovno neomejeno! '''Tudi p<span style="line-height: 1.5em;">odatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP</span><span style="line-height: 1.5em;"> z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč l</span>očimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. '''Arhivsko gradivo''' je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali '''trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb,''' v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 UUP], in 2. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06)). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, '''trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti '''torej:

#v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas; 
#pa tudi vzporedno druge podatke iz uradnih evidenc, ki niti niso bili vpisani zaradi odločitve po ZUP (npr. o statusu študenta, čeprav o njem ni bilo posebej odločano prek organov fakultete, ampak le prek vpisa).
V zadevnem primeru bi torej univerza oz. fakulteta morala podatke in dokumentacijo o statusu študenta hraniti časovno neomejeno in na zahtevo nekdanjega študenta izdati potrdilo, čeprav je minilo vmes nekaj desetletij.

A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela '''dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva''' (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) '''voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila'''. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi '''posebni ugotovitveni postopek po '''[[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}'''180. členu ZUP''']]'''. '''Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati '''zavrnilno odločbo''' (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi '''pravno varstvo''', od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.

V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti. 

Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena SUVP]). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]).
<br>

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

 

[[Kategorija:Ravnanje z dokumentarnim gradivom]] [[Category:Listine, potrdila, upravne overitve in izmenjava podatkov iz uradnih evidenc]]

Hramba spisne dokumentacije in pridobitev potrdila

2023-04-21T16:51:22Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku

== '''Vprašanje:''' ==

<span style="line-height: 1.5em;">Kako naj upravni organ postopa s hranjenjem odločb? Ali je treba trajno hraniti samo odločbo ali celo zadevo, če je na primer samo odločba trajno dokumentarno gradivo?</span>

Ali ima stranka (npr. nekdanji študent na univerzi) pravico zahtevati in pridobiti potrdilo o podatkih iz svoje spisne dokumentacije, kar npr. potrebuje v drugem upravnem postopku, čeprav prvi podatek datira nekaj desetletij nazaj?

(Npr. stranka v pokojninskem postopku uveljavlja status študenta v l. 1975, ki ga je pridobil v postopku na prošnjo. A<span style="line-height: 1.5em;">li je fakulteta dolžna hraniti sklepe organov fakultete, ki se nanašajo na status študentov? Ali lahko zavod sporoči, da tega podatka ni v spisu, čeprav se status lahko ugotovi iz druge dokumentacije, kjer je npr. jasen sklic na s strani iste fakultete že izdano potrdilo prav o statusu tega študenta za to leto, s št. in datumom potrdila (ki je sedaj, kot kaže, izgubljeno)?)</span>

Kako se postopa pri hrambi dokaznega gradiva v upravnem spisu, kadar to vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. predložitev zdravstvenih izvidov kot dokazno gradivo v postopku izrednega napredovanja študenta v višji letnik)?
== '''Odgovor:''' ==

V osnovnem pomenu besede je dokumentacija zbiranje, zapisovanje in hranjenje podatkov o posameznih predmetih v zbirki. Pod tem pojmom lahko razumemo razna gradiva, odločbe, zadeve, listine, ki jih organ lahko hrani tudi trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu. V širšem smislu je listina vsak papir, predmet, stvar, nepremičnina, spomenik ali celo oseba, na kateri je kaj napisano, narisano, vklesano ali vtetovirano. V ožjem smislu je listina pisno dokazno sredstvo.

Listine delimo glede na dokazno moč na zasebne in javne listine. Med slednje se umeščajo tudi potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (tudi o študentih določene fakultete določenega leta). '''Značilnost javne listine je, da dokazuje tisto, kar je v njen navedeno''' ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]]). Resničnost javne listine je predpostavljena, če je pristna. To pomeni, da ni popravljena ali spremenjena in ima zato neko dokazno moč. Dovoljeno pa je dokazovati, da so v listini dejstva neresnično potrjena ali da je nepravilno sestavljena, s pomočjo obrnjenega dokaznega bremena (več v <span style="line-height: 1.5em;">Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 165 in nasl.). </span>Za javne listine velja:

*da jih izda pristojni organ (npr. univerza ali fakulteta pri izvajanju akreditiranega programa kot nosilec javnega pooblastila);
*da potrjujejo dejstva iz uradnih evidenc ali dejstva, ki jih je organ ugotovil;
*da imajo predpisano obliko, če je ta predpisana, in da imajo podpis uradne osebe in žig organa ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]])
Ena od listin, je tako tudi potrdilo, ki je materialni akt in ne konkretni upravni akt, razen če se izda odločba o zavrnitvi izdaje potrdila. Učinek potrdila nastopi takoj po izdaji. Poznamo dve vrsti potrdil <span style="line-height: 1.5em;">(več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 166 in nasl.)</span><span style="line-height: 1.5em;">:</span>

*potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (izpisek iz matične knjige, iz volilnega imenika, izpisek iz šolskih evidenc), gl. [[Zak:ZUP#179._.C4.8Dlen{{!}}179. člen ZUP]], to so javne listine;
*potrdila o dejstvih in okoliščinah, ki jih ugotovi pristojni organ in potrdi v potrdilu, gl. [[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}180. člen ZUP]].
Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. '''Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati''' (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.

Velja, da morajo '''nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi po drugem odstavku 77. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18) dokumentacijo glede odločanja o pravicah hraniti obvezno časovno neomejeno! '''Tudi p<span style="line-height: 1.5em;">odatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP</span><span style="line-height: 1.5em;"> z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč l</span>očimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. '''Arhivsko gradivo''' je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali '''trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb,''' v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 UUP], in 2. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06)). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, '''trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti '''torej:

#v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas; 
#pa tudi vzporedno druge podatke iz uradnih evidenc, ki niti niso bili vpisani zaradi odločitve po ZUP (npr. o statusu študenta, čeprav o njem ni bilo posebej odločano prek organov fakultete, ampak le prek vpisa).
V zadevnem primeru bi torej univerza oz. fakulteta morala podatke in dokumentacijo o statusu študenta hraniti časovno neomejeno in na zahtevo nekdanjega študenta izdati potrdilo, čeprav je minilo vmes nekaj desetletij.

A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela '''dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva''' (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) '''voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila'''. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi '''posebni ugotovitveni postopek po '''[[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}'''180. členu ZUP''']]'''. '''Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati '''zavrnilno odločbo''' (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi '''pravno varstvo''', od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.

V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti. 

Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena SUVP]). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 ZVDAGA]).
<br>

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

 

[[Kategorija:Ravnanje z dokumentarnim gradivom]] [[Category:Listine, potrdila, upravne overitve in izmenjava podatkov iz uradnih evidenc]]

Hramba spisne dokumentacije in pridobitev potrdila

2023-04-21T16:31:52Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku

== '''Vprašanje:''' ==

<span style="line-height: 1.5em;">Kako naj upravni organ postopa s hranjenjem odločb? Ali je treba trajno hraniti samo odločbo ali celo zadevo, če je na primer samo odločba trajno dokumentarno gradivo?</span>

Ali ima stranka (npr. nekdanji študent na univerzi) pravico zahtevati in pridobiti potrdilo o podatkih iz svoje spisne dokumentacije, kar npr. potrebuje v drugem upravnem postopku, čeprav prvi podatek datira nekaj desetletij nazaj?

(Npr. stranka v pokojninskem postopku uveljavlja status študenta v l. 1975, ki ga je pridobil v postopku na prošnjo. A<span style="line-height: 1.5em;">li je fakulteta dolžna hraniti sklepe organov fakultete, ki se nanašajo na status študentov? Ali lahko zavod sporoči, da tega podatka ni v spisu, čeprav se status lahko ugotovi iz druge dokumentacije, kjer je npr. jasen sklic na s strani iste fakultete že izdano potrdilo prav o statusu tega študenta za to leto, s št. in datumom potrdila (ki je sedaj, kot kaže, izgubljeno)?)</span>

Kako se postopa pri hrambi dokaznega gradiva v upravnem spisu, kadar to vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. predložitev zdravstvenih izvidov kot dokazno gradivo v postopku izrednega napredovanja študenta v višji letnik)?
== '''Odgovor:''' ==

V osnovnem pomenu besede je dokumentacija zbiranje, zapisovanje in hranjenje podatkov o posameznih predmetih v zbirki. Pod tem pojmom lahko razumemo razna gradiva, odločbe, zadeve, listine, ki jih organ lahko hrani tudi trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu. V širšem smislu je listina vsak papir, predmet, stvar, nepremičnina, spomenik ali celo oseba, na kateri je kaj napisano, narisano, vklesano ali vtetovirano. V ožjem smislu je listina pisno dokazno sredstvo.

Listine delimo glede na dokazno moč na zasebne in javne listine. Med slednje se umeščajo tudi potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (tudi o študentih določene fakultete določenega leta). '''Značilnost javne listine je, da dokazuje tisto, kar je v njen navedeno''' ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]]). Resničnost javne listine je predpostavljena, če je pristna. To pomeni, da ni popravljena ali spremenjena in ima zato neko dokazno moč. Dovoljeno pa je dokazovati, da so v listini dejstva neresnično potrjena ali da je nepravilno sestavljena, s pomočjo obrnjenega dokaznega bremena (več v <span style="line-height: 1.5em;">Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 165 in nasl.). </span>Za javne listine velja:

*da jih izda pristojni organ (npr. univerza ali fakulteta pri izvajanju akreditiranega programa kot nosilec javnega pooblastila);
*da potrjujejo dejstva iz uradnih evidenc ali dejstva, ki jih je organ ugotovil;
*da imajo predpisano obliko, če je ta predpisana, in da imajo podpis uradne osebe in žig organa ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]])
Ena od listin, je tako tudi potrdilo, ki je materialni akt in ne konkretni upravni akt, razen če se izda odločba o zavrnitvi izdaje potrdila. Učinek potrdila nastopi takoj po izdaji. Poznamo dve vrsti potrdil <span style="line-height: 1.5em;">(več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 166 in nasl.)</span><span style="line-height: 1.5em;">:</span>

*potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (izpisek iz matične knjige, iz volilnega imenika, izpisek iz šolskih evidenc), gl. [[Zak:ZUP#179._.C4.8Dlen{{!}}179. člen ZUP]], to so javne listine;
*potrdila o dejstvih in okoliščinah, ki jih ugotovi pristojni organ in potrdi v potrdilu, gl. [[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}180. člen ZUP]].
Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. '''Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati''' (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.

Velja, da morajo '''nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi po drugem odstavku 77. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18) dokumentacijo glede odločanja o pravicah hraniti obvezno časovno neomejeno! '''Tudi p<span style="line-height: 1.5em;">odatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP</span><span style="line-height: 1.5em;"> z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč l</span>očimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. '''Arhivsko gradivo''' je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali '''trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb,''' v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 UUP], in 2. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06)). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, '''trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti '''torej:

#v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas; 
#pa tudi vzporedno druge podatke iz uradnih evidenc, ki niti niso bili vpisani zaradi odločitve po ZUP (npr. o statusu študenta, čeprav o njem ni bilo posebej odločano prek organov fakultete, ampak le prek vpisa).
V zadevnem primeru bi torej univerza oz. fakulteta morala podatke in dokumentacijo o statusu študenta hraniti časovno neomejeno in na zahtevo nekdanjega študenta izdati potrdilo, čeprav je minilo vmes nekaj desetletij.

A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela '''dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva''' (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) '''voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila'''. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi '''posebni ugotovitveni postopek po '''[[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}'''180. členu ZUP''']]'''. '''Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati '''zavrnilno odločbo''' (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi '''pravno varstvo''', od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.

V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti. 

Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen ZVDAGA) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen ZVDAGA).
<br>

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

 

[[Kategorija:Ravnanje z dokumentarnim gradivom]] [[Category:Listine, potrdila, upravne overitve in izmenjava podatkov iz uradnih evidenc]]

Hramba spisne dokumentacije in pridobitev potrdila

2023-04-21T16:30:08Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku

== '''Vprašanje:''' ==

<span style="line-height: 1.5em;">Kako naj upravni organ postopa s hranjenjem odločb? Ali je treba trajno hraniti samo odločbo ali celo zadevo, če je na primer samo odločba trajno dokumentarno gradivo?</span>

Ali ima stranka (npr. nekdanji študent na univerzi) pravico zahtevati in pridobiti potrdilo o podatkih iz svoje spisne dokumentacije, kar npr. potrebuje v drugem upravnem postopku, čeprav prvi podatek datira nekaj desetletij nazaj?

(Npr. stranka v pokojninskem postopku uveljavlja status študenta v l. 1975, ki ga je pridobil v postopku na prošnjo. A<span style="line-height: 1.5em;">li je fakulteta dolžna hraniti sklepe organov fakultete, ki se nanašajo na status študentov? Ali lahko zavod sporoči, da tega podatka ni v spisu, čeprav se status lahko ugotovi iz druge dokumentacije, kjer je npr. jasen sklic na s strani iste fakultete že izdano potrdilo prav o statusu tega študenta za to leto, s št. in datumom potrdila (ki je sedaj, kot kaže, izgubljeno)?)</span>

Kako se postopa pri hrambi dokaznega gradiva v upravnem spisu, kadar to vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. predložitev zdravstvenih izvidov kot dokazno gradivo v postopku izrednega napredovanja študenta v višji letnik)?
== '''Odgovor:''' ==

V osnovnem pomenu besede je dokumentacija zbiranje, zapisovanje in hranjenje podatkov o posameznih predmetih v zbirki. Pod tem pojmom lahko razumemo razna gradiva, odločbe, zadeve, listine, ki jih organ lahko hrani tudi trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu. V širšem smislu je listina vsak papir, predmet, stvar, nepremičnina, spomenik ali celo oseba, na kateri je kaj napisano, narisano, vklesano ali vtetovirano. V ožjem smislu je listina pisno dokazno sredstvo.

Listine delimo glede na dokazno moč na zasebne in javne listine. Med slednje se umeščajo tudi potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (tudi o študentih določene fakultete določenega leta). '''Značilnost javne listine je, da dokazuje tisto, kar je v njen navedeno''' ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]]). Resničnost javne listine je predpostavljena, če je pristna. To pomeni, da ni popravljena ali spremenjena in ima zato neko dokazno moč. Dovoljeno pa je dokazovati, da so v listini dejstva neresnično potrjena ali da je nepravilno sestavljena, s pomočjo obrnjenega dokaznega bremena (več v <span style="line-height: 1.5em;">Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 165 in nasl.). </span>Za javne listine velja:

*da jih izda pristojni organ (npr. univerza ali fakulteta pri izvajanju akreditiranega programa kot nosilec javnega pooblastila);
*da potrjujejo dejstva iz uradnih evidenc ali dejstva, ki jih je organ ugotovil;
*da imajo predpisano obliko, če je ta predpisana, in da imajo podpis uradne osebe in žig organa ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]])
Ena od listin, je tako tudi potrdilo, ki je materialni akt in ne konkretni upravni akt, razen če se izda odločba o zavrnitvi izdaje potrdila. Učinek potrdila nastopi takoj po izdaji. Poznamo dve vrsti potrdil <span style="line-height: 1.5em;">(več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 166 in nasl.)</span><span style="line-height: 1.5em;">:</span>

*potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (izpisek iz matične knjige, iz volilnega imenika, izpisek iz šolskih evidenc), gl. [[Zak:ZUP#179._.C4.8Dlen{{!}}179. člen ZUP]], to so javne listine;
*potrdila o dejstvih in okoliščinah, ki jih ugotovi pristojni organ in potrdi v potrdilu, gl. [[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}180. člen ZUP]].
Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. '''Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati''' (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.

Velja, da morajo '''nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi po drugem odstavku 77. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18) dokumentacijo glede odločanja o pravicah hraniti obvezno časovno neomejeno! '''Tudi p<span style="line-height: 1.5em;">odatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP</span><span style="line-height: 1.5em;"> z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč l</span>očimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. '''Arhivsko gradivo''' je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali '''trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb,''' v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 UUP], in 2. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06)). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, '''trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti '''torej:

#v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas; 
#pa tudi vzporedno druge podatke iz uradnih evidenc, ki niti niso bili vpisani zaradi odločitve po ZUP (npr. o statusu študenta, čeprav o njem ni bilo posebej odločano prek organov fakultete, ampak le prek vpisa).
V zadevnem primeru bi torej univerza oz. fakulteta morala podatke in dokumentacijo o statusu študenta hraniti časovno neomejeno in na zahtevo nekdanjega študenta izdati potrdilo, čeprav je minilo vmes nekaj desetletij.

A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela '''dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva''' (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) '''voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila'''. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi '''posebni ugotovitveni postopek po '''[[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}'''180. členu ZUP''']]'''. '''Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati '''zavrnilno odločbo''' (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi '''pravno varstvo''', od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.

V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti. 

Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

<br>Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen ZVDAGA) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen ZVDAGA).
<br>

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

 

[[Kategorija:Ravnanje z dokumentarnim gradivom]] [[Category:Listine, potrdila, upravne overitve in izmenjava podatkov iz uradnih evidenc]]

Hramba spisne dokumentacije in pridobitev potrdila

2023-04-21T16:29:23Z

KrambergerMartina:

== '''Zadeva''': Hramba spisne dokumentacije in potrditev potrdila - V USKLAJEVANJU ==

'''Datum odgovora:''' 31. 05. 2009, 15. 12. 2013 in 21. 4. 2023, pregled 23. 1. 2023 in 21. 4. 2023<br>'''Status uporabnika:''' stranka v upravnem postopku

== '''Vprašanje:''' ==

<span style="line-height: 1.5em;">Kako naj upravni organ postopa s hranjenjem odločb? Ali je treba trajno hraniti samo odločbo ali celo zadevo, če je na primer samo odločba trajno dokumentarno gradivo?</span>

Ali ima stranka (npr. nekdanji študent na univerzi) pravico zahtevati in pridobiti potrdilo o podatkih iz svoje spisne dokumentacije, kar npr. potrebuje v drugem upravnem postopku, čeprav prvi podatek datira nekaj desetletij nazaj?

(Npr. stranka v pokojninskem postopku uveljavlja status študenta v l. 1975, ki ga je pridobil v postopku na prošnjo. A<span style="line-height: 1.5em;">li je fakulteta dolžna hraniti sklepe organov fakultete, ki se nanašajo na status študentov? Ali lahko zavod sporoči, da tega podatka ni v spisu, čeprav se status lahko ugotovi iz druge dokumentacije, kjer je npr. jasen sklic na s strani iste fakultete že izdano potrdilo prav o statusu tega študenta za to leto, s št. in datumom potrdila (ki je sedaj, kot kaže, izgubljeno)?)</span>

Kako se postopa pri hrambi dokaznega gradiva v upravnem spisu, kadar to vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. predložitev zdravstvenih izvidov kot dokazno gradivo v postopku izrednega napredovanja študenta v višji letnik)?
== '''Odgovor:''' ==

V osnovnem pomenu besede je dokumentacija zbiranje, zapisovanje in hranjenje podatkov o posameznih predmetih v zbirki. Pod tem pojmom lahko razumemo razna gradiva, odločbe, zadeve, listine, ki jih organ lahko hrani tudi trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu. V širšem smislu je listina vsak papir, predmet, stvar, nepremičnina, spomenik ali celo oseba, na kateri je kaj napisano, narisano, vklesano ali vtetovirano. V ožjem smislu je listina pisno dokazno sredstvo.

Listine delimo glede na dokazno moč na zasebne in javne listine. Med slednje se umeščajo tudi potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (tudi o študentih določene fakultete določenega leta). '''Značilnost javne listine je, da dokazuje tisto, kar je v njen navedeno''' ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]]). Resničnost javne listine je predpostavljena, če je pristna. To pomeni, da ni popravljena ali spremenjena in ima zato neko dokazno moč. Dovoljeno pa je dokazovati, da so v listini dejstva neresnično potrjena ali da je nepravilno sestavljena, s pomočjo obrnjenega dokaznega bremena (več v <span style="line-height: 1.5em;">Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 165 in nasl.). </span>Za javne listine velja:

*da jih izda pristojni organ (npr. univerza ali fakulteta pri izvajanju akreditiranega programa kot nosilec javnega pooblastila);
*da potrjujejo dejstva iz uradnih evidenc ali dejstva, ki jih je organ ugotovil;
*da imajo predpisano obliko, če je ta predpisana, in da imajo podpis uradne osebe in žig organa ([[Zak:ZUP#169._.C4.8Dlen{{!}}169. člen ZUP]])
Ena od listin, je tako tudi potrdilo, ki je materialni akt in ne konkretni upravni akt, razen če se izda odločba o zavrnitvi izdaje potrdila. Učinek potrdila nastopi takoj po izdaji. Poznamo dve vrsti potrdil <span style="line-height: 1.5em;">(več Jerovšek in Kovač, Upravni postopek in upravni spor, 2010, str. 166 in nasl.)</span><span style="line-height: 1.5em;">:</span>

*potrdila o podatkih iz uradnih evidenc (izpisek iz matične knjige, iz volilnega imenika, izpisek iz šolskih evidenc), gl. [[Zak:ZUP#179._.C4.8Dlen{{!}}179. člen ZUP]], to so javne listine;
*potrdila o dejstvih in okoliščinah, ki jih ugotovi pristojni organ in potrdi v potrdilu, gl. [[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}180. člen ZUP]].
Listine imajo omejeno ali neomejeno časovno veljavnost oziroma dokazno moč. '''Časovno neomejeno dokazno moč imajo javne listine, na katere pravni dogodki po izdaji ne morejo vplivati''' (npr. tudi potrdilo o statusu, če ta ni bil kasneje pravnomočno razveljavljen ali spremenjen). Listine, ki se uporabljajo v postopku kot dokaz, predložijo stranke ali jih priskrbi organ. Če je listina pri drugem državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri nosilcu javnega pooblastila za odločanje v upravnih stvareh, jo pridobi organ sam.

Velja, da morajo '''nosilci javnih pooblastil kot vsi upravni organi po drugem odstavku 77. člena [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 Uredbe o upravnem poslovanju] (UUP, Ur. l. RS, št. 9/18) dokumentacijo glede odločanja o pravicah hraniti obvezno časovno neomejeno! '''Tudi p<span style="line-height: 1.5em;">odatki iz evidence se morajo hraniti trajno (več v Kovač, Remic in Stare, UUP</span><span style="line-height: 1.5em;"> z uvodnimi pojasnili, 2008). Splošno namreč l</span>očimo tri vrste dokumentarnega gradiva: 1. arhivsko in 2. trajno gradivo ter 3. gradivo, ki se hrani časovno omejeno. '''Arhivsko gradivo''' je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali '''trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb,''' v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (gl. 76. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=URED6937 UUP], in 2. člen [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO4284 Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih] (ZVDAGA, Ur. l. RS, št. 30/06)). Ravno dokumentacija o odločanju o pravici ali obveznosti stranke je torej eden ključnih elementov za celo arhivski značaj tega gradiva. Na tak način, '''trajno in celo po kvalificiranih arhivskih pravilih, je treba hraniti '''torej:

#v upravnih zadevah, ki so posebej pomembne z vidika varovanja javnega interesa, vse dokumentarno gradivo, v ostalih se lahko hrani le del dokumentacije (npr. odločbe, sklepi), drugi dokumenti, kot so vloge, soglasja, mnenja se hranijo krajši čas; 
#pa tudi vzporedno druge podatke iz uradnih evidenc, ki niti niso bili vpisani zaradi odločitve po ZUP (npr. o statusu študenta, čeprav o njem ni bilo posebej odločano prek organov fakultete, ampak le prek vpisa).
V zadevnem primeru bi torej univerza oz. fakulteta morala podatke in dokumentacijo o statusu študenta hraniti časovno neomejeno in na zahtevo nekdanjega študenta izdati potrdilo, čeprav je minilo vmes nekaj desetletij.

A tudi, če podatka zaradi dogodkov ali izgubljene evidence ali dela '''dokumentov ni več, je nosilec javnega pooblastila oz. izvajalec javne službe dolžan potrditev zahtevanega dejstva''' (tu: da je bila oseba A leta 1975/6 študent) '''voditi po določbah ZUP o izdaji potrdila'''. V primeru, da nosilci javnih pooblastil nimajo shranjene dokumentacije, se lahko trditve, ki jih stranka želi dokazati, namreč dokazujejo drugače. Dejstvo zaradi morebitnega manka dokumentacije ne more biti avtomatsko nedokazljivo. V takem položaju je treba voditi '''posebni ugotovitveni postopek po '''[[Zak:ZUP#180._.C4.8Dlen{{!}}'''180. členu ZUP''']]'''. '''Kolikor dejstva res ni mogoče potrditi (čeprav sklic na že enkrat izdano potrdilo prav o tem kaže, da temu ni tako, poleg tega mora biti zaradi pridobitve statusa študenta na instituciji še vrsta drugih listin, npr. zapisniki o sklepih fakultetnih organov), ali se ugotovi, da gre zahtevano potrditev dejstva zavrniti, mora organ izdati '''zavrnilno odločbo''' (in ne potrdilo kot realni akt, kot bi ga v primeru ugoditve zahtevi prosilca). Zoper tako odločbo ima stranka zagotovljeno tudi '''pravno varstvo''', od pritožbe po ZUP do sodnega nadzora.

V zvezi s hrambo dokaznega gradiva znotraj upravnega spisa, kadar le ta vsebuje posebne vrste osebnih podatkov (npr. zdravstveni izvidi kot posebne vrste osebnih podatkov po prvem odstavku [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e2025-1-1 9. člena Splošne uredbe za varstvo osebnih podatkov] (SUVP, Uredba (EU) 2016/679)) pa poudarjamo, da so organi pri '''obdelavi osebnih podatkov''' zavezni te varovati, skladno s predpisi varstva osebnih podatkov (glej [http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7959 Zakon o varstvu osebnih podatkov] (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22) in SUVP) in ob upoštevanju vseh načel varstva osebnih podatkov, kot tudi načela najmanjšega obsega podatkov kot izraz t.i. načela sorazmernosti. To načelo določa, da so osebni podatki, ki se obdelujejo (npr. za namen vodenja upravnega postopka oz. kasneje za namen arhiviranja) ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V zvezi z načelom omejitve shranjevanja (po točki (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1784-1-1 5. člena SUVP]) se osebni podatki lahko hranijo le toliko časa, kot je to potrebno za doseganje namena obdelave podatkov, kjer pa se za namene arhiviranja v javnem interesu smejo le ti hraniti za daljše obdobje. '''Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za namen arhiviranja spisovne dokumentacije, izhajajoče iz upravnih postopkov''' poda že SUVP v 6. členu (glej točko (c) in točko (e) [https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679#d1e1865-1-1 6. člena SUVP]) in sicer v kontekstu zakonske obveznosti (npr. v tem delu ZUP in ZVDAGA) v povezavi z izvajanjem javne oblasti. 

Občutljiva narava '''posebnih vrst osebnih podatkov''' zahteva njihovo največje varovanje, zagotovljeno s prepovedjo obdelave posebnih osebnih podatkov, razen v izjemnih primerih, kot velja tudi zaradi '''namenov arhiviranja v javnem interesu''' (po točki (j) 9. člena SUVP). Javni interes pa je z zakonom ali na njegovi podlagi (tu ZVDAGA) izdanim predpisom določena splošna korist (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 112). Uveljavljanje izjeme obdelave za namene arhiviranja v javnem interesu v točki (j) 9. člena SUVP, velja, kadar so izpolnjeni trije pogoji in sicer (i) namen arhiviranja mora biti v javnem interesu, (ii) namen mora temeljiti in biti skladen s pravom EU oz. nacionalnim pravom članice in (iii) obdelava mora biti sorazmerna, spoštovati bistvo pravice do varstva osebnih podatkov ter zagotoviti ustrezne in posebne zaščitne ukrepe (v komentarju 9. člena SUVP Kuner, Bygrave, Docksey, GDPR A Commentary, 2020, str. 380).

<br>Osebne podatke se tako sme (in mora) obdelati '''za izpolnitev zakonske obveznosti''' ali kadar te organi potrebujejo '''za opravljanje nalog v javnem interesu in za izvajanje javne oblasti''' (gl. točki (c) in (e) 6. člena SUVP). Arhivsko gradivo mora biti '''izvirno, celovito, trajno, nespremenljivo ter dokazovati integriteto gradiva''' (3. člen, 4. člen, 5. člen, 6. člen ZVDAGA) kar bi pomenilo, da mora gradivo, opredeljeno kot arhivsko, vsebovati '''celoten spis, vključno z dokaznim gradivom''' (ob tem pa tudi sam [https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/organizacija__pravilniki_in_porocila/predpisi_statut_ul_in_pravilniki/2013071216280101/ Klasifikacijski načrt Univerze v Ljubljani] opredeljuje take vrste dokumentov kot arhivsko gradivo – glej zlasti 7. del Klasifikacijskega načrta UL z dne 20. 5. 2019).

Kadar je dokazno gradivo (npr. zdravstvena dokumentacija kot uporabljen dokaz za presojo upravičenosti do pravice) '''zakonito pridobljeno''' (v skladu s področno zakonodajo) v konkretnem upravnem postopku, ter se hrani v spisu uradne upravne zadeve, se to '''hrani enako kot vse druge listine s katerimi se dokazuje upravna zadeva.''' Te se hranijo trajno in celovito zlasti za '''namen arhiviranja v javnem interesu, kajti ta zagotavlja med drugih tudi omogočanje naknadnega ugotavljanja zakonitosti odločitev v upravnem postopku''' (na primer za izrek ničnosti upravnega akta kot primer izrednega pravnega sredstva, ki se lahko vloži časovno neomejeno, izrečeno kadarkoli po izdaji in vročitvi odločbe) (več o tem tudi Kovač in Kerševan, ZUP s komentarjem, 2020, str. 740). Tudi '''Informacijski pooblaščenec RS''' (zlasti mnenje IP, [https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/hramba-posebnih-vrst-osebnih-podatkov-v-upravnem-spisu-po-pravnomo%C4%8Dnosti-odlo%C4%8Ditve-upravnega-organa-1681989529 št. 07120-1/2023/232] in [https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/hramba-fotokopij-osebnih-dokumentov-v-upravnih-spisih št. 07120-1/2021/55]) opozarja, da zahtev po spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov in izvajanju psevdonimizacije ali anonimizacije, ne gre tolmačiti na način, da bi bili upravljavci (upravni organi) dolžni »prečiščevati« zaključene upravne spise tako, da bi v njih »anonimizirali« ali uničevali dokumente, ki so bili pridobljeni v postopku, če bi se na primer zanje tekom postopka izkazalo, da niso bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev (zlasti pa to ne velja za tiste dokumente, ki pa so bili potrebni za izkazovanje relevantnih dejstev v postopku) – zato, da bi se s tem zadostili načelu najmanjšega obsega podatkov. V zvezi s tem tudi Informacijski pooblaščenec ne priporoča uničevanja ali brisanja listin pridobljenih v konkretnem upravnem postopku, temveč spodbuja zlasti k zagotavljanju ukrepov za varno hrambo in spoštovanju predpisov varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (npr. omogočanje dostopa zgolj pooblaščenim osebam ob zgolj ustrezno izkazanih potrebah; na primer vložitev izrednega pravnega sredstva za potrebe inšpekcijskega nadzora nad zakonitostjo postopka ipd.). Iz spisa bi se upoštevaje zgoraj pojasnjeno presojo lahko izločili zgolj tisti dokumenti, ki s postopkom niso povezani oz. so v spis prispeli »pomotoma« oz. niso bili uporabljeni kot dokazno gradivo in s tem upoštevani v odločitvi organa.

'''Sklepno''', arhivira se vse uporabljene dokumente v upravni zadevi (vključno z dokaznimi gradivi, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov) z namenom zagotavljanja in morebitnega naknadnega ugotavljanja zakonitosti upravnega postopka in varovanja pravne varnosti strank v teh postopkih. V primeru nejasnosti, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo ali ne, pa se lahko organ obrne tudi na ministrstvo pristojno za arhive (Ministrstvo za kulturo) oz. na njegovega ministra, ki o tem vprašanju odloči z odločbo (glej 35. člen ZVDAGA).
<br>

''Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej [[Upravna-svetovalnica:Privacy policy{{!}}Politiko zasebnosti]] in [[Upravna-svetovalnica:Splošno zanikanje odgovornosti{{!}}zanikanja odgovornosti]].''

== '''Želite podati svoje mnenje:''' ==

<comments />

 

[[Kategorija:Ravnanje z dokumentarnim gradivom]] [[Category:Listine, potrdila, upravne overitve in izmenjava podatkov iz uradnih evidenc]]