Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Stroški prevoza in povračilo glede uporabe službenega vozila
Datum odgovora: 29. 1. 2024
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi upravni postopek
Vprašanje:
Pravilnik o stroških v upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 86/05) določa, da imajo priče, izvedenci in tolmači pravico do povrnitve potnih stroškov, izgubljenega zaslužka in plačila za opravljene storitve, če tako določa zakon. Kaj storiti v primerih, ko prvostopenjski organ na ustni obravnavi ugotovi, da se je priča na narok pripeljala s službenim vozilom, delodajalec pa od organa v naslovljeni zahtevi za povrnitev plačila nadomestila plače zahteva tudi vračilo stroškov prevoza priče s službenim vozilom? Ali je upravni organ dolžan delodajalcu povrniti stroške prevoza s službenim vozilom, saj podzakonski predpis določa, da se potni stroški povrnejo priči in ne delodajalcu? Kaj storiti v primerih, ko delodajalec predloži svojo kalkulacijo potnih stroškov službenega vozila?
Odgovor:
V upravnem postopku razlikujemo med splošnimi in posebnimi stroški. Splošni ali režijski stroški so tisti stroški, ki nastanejo organu neodvisno od vsakega konkretnega postopka in se ne obračunavajo v skladu z ZUP (to so npr. stroški za elektriko, plača javnega uslužbenca, pisarniški material itd.). Po ZUP pa se obračunavajo še posebni stroški, to so stroški, ki nastanejo organu ali stranki med postopkom ali zaradi njega, na primer potni stroški uradne osebe, stroški tolmačev, izdatki za priče, itd. (113. člen ZUP).
Stranka predhodno trpi svoje stroške, ne glede na to, kako se je postopek začel, ter stroške organa, če se je postopek začel na njeno zahtevo. Če se je postopek začel po uradni dolžnosti, stroške organa predhodno trpi stranka, če jih je povzročila po svoji krivdi ali iz razloga nagajivosti. Organ predhodno trpi svoje stroške v primeru, ko se je postopek začel po uradni dolžnosti (115. člen ZUP).
Nadalje pravila za obračun stroškov določa ZUP v 113. in 114. členu, pri čemer 113. člen ZUP ureja primer, ko sta v postopku udeležena organ in stranka, 114. člen ZUP pa ostale primere (ko so v postopku npr. udeleženi tudi stranski udeleženci in stranke z nasprotnim interesom). V prvem primeru je temeljno pravilo, po katerem se stroški obračunajo, način začetka postopka, ki je v postopkih po uradni dolžnosti dopolnjeno z načelom uspeha - če se je postopek začel na zahtevo stranke, stroške postopka vedno nosi stranka, če pa se je začel po uradni dolžnosti, jih nosi stranka le v primeru, če se je postopek zanjo končal neugodno - če se je postopek končal zanjo ugodno, stroške nosi organ, razen osebnih stroškov stranke in tistih stroškov, ki so posledica njenega protipravnega ravnanja (glej tudi Remic v Kovač in Kerševan (ur.), Komentar ZUP, 2020, 2. knjiga, str. 696-697)
Priče, izvedenci, tolmači in drugi udeleženci imajo pravico do povrnitve stroškov, ki so jim nastali. Stroške morajo priglasiti pri zaslišanju, sicer izgubijo to pravico. Če je organ priče vabil na obravnavo, lahko zahtevajo povračilo potnih stroškov, morebitnih stroškov bivanja in v določenih primerih (samostojni podjetniki, samozaposleni) tudi do izgubljenega dohodka. Znesek povračil ugotovi organ s posebnim sklepom, ki ga izda po ustni obravnavi, v katerem hkrati določi, kdo jih mora plačati in v kakšnem roku.
Podrobneje so pravila v zvezi s stroški urejena tudi v Pravilniku o stroških v upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 86/05, v nadaljevanju: pravilnik). V prvem odstavku 3. člena pravilnika je določeno, da potni stroški obsegajo stroške za prevoz z javnimi prevoznimi sredstvi oziroma stroške za prevožene kilometre z lastnim prevoznim sredstvom. V drugem odstavku istega člena pa je navedeno, da stroški iz prejšnjega odstavka obsegajo izdatke za potovanje od prijavljenega stalnega ali začasnega prebivališča do kraja, kjer naj bo opravljeno zaslišanje, izvedensko delo ali tolmačenje, in za vrnitev.
V petem odstavku 6. člena pravilnika je še določeno, da se razdaljo, za katero se povrnejo stroški za prevožene kilometre, ugotovi po uradnih podatkih pristojnega organa ali na drug primeren način. Smiselno se torej uporablja razlaga, da upravni organ sam pridobi informacijo o višini potnih stroškov iz uradnih evidenc in na morebitne predloge udeležencev posameznega postopka ni vezan (glej npr. UPRS sodbo I U 2515/2017-9 z dne 8. 1. 2029, o tem tudi ta primer).
Po zakonu se stroški prevoza povrnejo priči, ne delodajalcu. Ta bi bil upravičen do povračila zaradi izgubljenega dohodka – nadomestila plača. Po ZUP in pravilniku pa ni podane legitimacije, da bi delodajalec lahko zahteval povračilo prevoznih stroškov. Če te uveljavlja priča, se obračunajo za prevoz z javnim prevozom ali po kilometrini, če ni javnega prevoza. S tega vidika je nepomembno, ali je priča prišla na zaslišanje s službenim vozilom, ki ga uporablja v zasebne namene, ali gre za službeno vozilo v lasti in uporabi delodajalca. Stroški se povrnejo glede na položaj v postopku (priča) in glede na merila, ki pa ne naslavljajo službenih vozil oz. namena njihove uporabe.
Izpostaviti še velja, da se v primerih, ko je priča zaposlena pri drugem državnem organu, sledi 16. členu pravilnika. Ta določa, da se za povračilo potnih stroškov in izdatkov v zvezi z bivanjem v kraju uradnih oseb upoštevajo predpisi, ki urejajo povračila, nadomestila in druge prejemke za zaposlene v državni upravi.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.