Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Sodobno delovno mesto, elektronsko podpisovanje in odprte pisarne v javni upravi ter zaupnost podatkov
Datum odgovora: 31. 5. 2009 in 4. 4. 2014, pregled 5. 12. 2022
Status uporabnika: uradna oseba, ki vodi postopek, drug uporabnik (arhitekt)
Vprašanje:
Pri SDM (sodobnem delovnem mestu) se bosta lahko tako stranka kot uradna oseba podpisali elektronko (npr. na avtomatično kreiran zapisnik). Podpis se bo izvedel preko digitalne podpisne tablice, če se bosta stranka in uradna osebe z vsebino dokumenta strinjali, pri čemer bo podpisani dokument že avtomatično shranjen v ustrezni elektronski obliki. Pojavlja se vprašanje, ali se mora uradna oseba podpisovati na tablico vsakič posebej ali pa je pravno možno, da bi se uradna oseba podpisala samo enkrat, potem pa bi se ta njen lastnoročni podpis nekje deponiral in bi ga lahko na dokument samo dodala. Če se mora uradna oseba lastnoročno digitalno podpisati vsakič posebej, je potrebno digitalno podpisno tablico obračati od stranke do uradne osebe. Če je tablica samo pri stranki, svoj lastnoročni podpis pa uradna oseba na zapisnik samo pripne, je to veliko hitreje in enostavneje.
Ali oceanski sistem organiziranja pisarn (sistem delovnih mest brez stroge delitve v pisarne) zagotavlja stranki pravico do zasebnosti?
Ali takšna organizacija prostorov upravnih organov vpliva na večjo transparentnost dela in večjo učinkovitost?
Odgovor:
Sodobno delovno mesto (SDM) je nov sistem delovnega mesta, ki izkorišča mnoge zmogljivosti elektronske oblike. Je eno najsodobnejših informacijskih orodij, ki bo tako strankam kot organu prineslo mnoge prednosti, kot so: hitrost, zanesljivost, prihranek časa ter ukinitev kartončkov. SDM vključuje posebno podpisno tablico, ki vsebuje monitor, na katerem se stranki prikažejo vsi podatki, ki bodo na dokumentu (npr. za primer pridobivanja osebne izkaznice vloga in fotografija). Stranka se podpiše na tablico s posebnim pisalom, ta podpis pa se shrani v elektronski obliki. Na enak način se lahko podpiše tudi uradna oseba. Ker pa se uradna oseba podpisuje pogosteje, obstaja potreba, da se podpis uradne osebe ustvari na nek drugačen način in nekje shrani. Ker pa govorimo o verodostojnem podpisu v elektronski obliki, je potrebno zagotoviti vse varnostne in druge elemente, ki jih ima tak podpis. Možnosti je več:
- Ker so vsi podatki na koncu v elektronski obliki, ki naj bi bila pravno veljavna, bi bilo najlažje, če bi uradna oseba dokumentu dodala svoj varni elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom, vendar v tem primeru potrebuje kvalificirano potrdilo in ustrezno prilagojen informacijski sistem.
- Druga možnost je, da se uradna oseba preko ustreznega postopka na podpisno tablico podpiše enkrat, njen elektronski podpis pa se varno shrani v ustreznem infomracijkem sistemu. Pri tem je potrebno zagotoviti, da je shranjeni podpis na voljo le tej uradni osebi in nobenemu drugemu, saj predstavlja izraz volje podpisnika v povezavi z točno določenimi podatki.
Pravica do zasebnosti in osebnostnih pravic in pravica do varstva osebnih podatkov (35. in 38. člen URS) spadata pod človekove pravice in temeljne svoboščine, ki ju kot take opredeljuje Ustava Republike Slovenije (Ur.l. RS, št. 33I/1991), in ju je potrebno upoštevati tudi pri organizaciji dela v javni upravi, naj gre za upravne postopke ali drugo delo. Zaradi vse večjega števila osebnih podatkov je posameznikova osebnost pri delovanju upravnih organov zelo izpostavljena. Temeljno načelo varovanja osebnih podatkov je predvsem v tem, da se zagotovi njihova nedostopnost. Pomembno je, da se s podatki zaupne narave srečujejo le tisti, ki so bili za to pooblaščeni ali pa so do teh podatkov kakor koli upravičeni. Področje varovanja zaupnih podatkov je urejeno z zakoni, predpisi, uredbami in drugimi akti. Kot izhaja iz 4. člena Uredbe EU 2016/679 z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov osebni podatek pomeni katerikoli koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Varstvo osebnega podatka je zagotovljeno vsakemu posamezniku brez izjeme. Za varovane osebne podatke štejejo tisti podatki o fizični osebi, ki kažejo na lastnosti, stanja ali razmerja posameznika, ne glede na obliko v kateri so izraženi.
Tudi Uredba o upravnem poslovanju (Ur.l. RS, št. 9/18 in novele) vsebuje nekaj določb, ki se posredno nanašajo tudi na to, da se stranki zagotavlja pravica do zasebnosti in varstvo osebnih podatkov. V prostorih, ki so namenjeni poslovanju s strankami, mora biti označeno polje diskretnosti oziroma kako drugače zagotovljena možnost individualne obravnave (tretji odstavek 105. člena UUP). Izven delovnega časa mora biti vsa pisarniška oprema, kjer se hrani dokumentarno gradivo ali nosilci kakršnih koli podatkov, ki niso javne narave, zaklenjena ali drugače zavarovana, informacijsko komunikacijska oprema pa fizično ali programsko zaklenjena oziroma zavarovana. Vsa informacijsko komunikacijska oprema v upravnem organu mora biti nameščena tako, da je onemogočen vpogled v podatke, ki so prikazani na zaslonu ali natisnjeni na papir ali drug nosilec, nepooblaščenim osebam, ne glede na to, ali se nahajajo znotraj ali zunaj prostorov organa (tako tudi informacijski pooblaščenec v mnenju, št. 0712-2/2010/505).
Ustavni pravici do zasebnosti in varstva osebnih podatkov se uresničujeta tudi prek 82. člena ZUP, ki govori o pregledu dokumentov, obvestilih o poteku postopka in dostopu informacij javnega značaja (glej primer Pravica do vpogleda v lastne podatke in mnenje informacijskega pooblaščenca št. 0712-83/2006/2).
Glede na to, da oceanski sistem organiziranja predvideva, da ni stroge delitve delovnih mest v pisarne, več uradnih oseb svoje delo opravlja v istem prostoru, se stranki zelo težko zagotavlja pravica do zasebnosti in varovanja osebnih podatkov. V praksi pogosto prihaja do problemov, že takrat, ko sta v isti pisarni dve uradni osebi, ki ne moreta na enkrat sprejeti dve stranki. Pogosto pa tudi stranka sama zaradi občutljivosti zadeve izrazi željo, da bi želela na samem govoriti z uradno osebo. Ker gre za vodenje upravnega postopka, ni "klubskega" in timskega dela. Uradna oseba v skladu z 12. členom ZUP samostojno opravlja dejanja v upravnem postopku in v tem okviru ugotavlja dejstva in okoliščine, na podlagi ugotovljenih dejstev in okoliščin uporablja predpise oziroma splošne akte, izdane za izvrševanje javnih pooblastil.
S takšnim načinom organiziranja dela oziroma pisarn, uradna oseba torej tudi izgublja svojo samostojnost pri vodenju postopkov in odločanju, podvržena je večji kontroli izven zakonskih pooblastil, zato je težko verjeti, da bi na ta način bila še bolj motivirana k delu. Večja transparentnost bi se morda zagotovila, a učinkovitost in zlasti zakonitost, tako z vidika varstva pravic strank kot mandata uradne osebe, bi lahko bili ogroženi.
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in Zanikanje odgovornosti.