Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Razkritje vsebine dokumenta na pisemski ovojnici pri vročanju
Datum odgovora: 27. 11. 2023
Status uporabnika: stranka v upravnem postopku
Vprašanje:
Ali se lahko ob vročanju dokumentov na pisemski ovojnici razkrije (npr. s prepisom “VSEBINA: odpoved delovnega razmerja”), kakšna je vsebina oz. vrsta dokumenta, ki se vroča?
Odgovor:
Vročanje dokumentov v Republiki Sloveniji kot svojo dejavnost opravlja Pošta Slovenije. Način vročanja poštnih pošiljk je opredeljen v 41. in 42. členu Zakona o poštnih storitvah (ZPSto-2, Ur. l. RS, št. 51/09 in nasl.). Opozoriti je potrebno na drugi odstavek 42. člena ZPSto-2, ki določa, da če poseben zakon ureja vročanje določenih poštnih pošiljk drugače, kakor je določeno v tem zakonu, mora izvajalec poštnih storitev tako poštno pošiljko vročiti na način in pod pogoji, ki jih določa poseben zakon; v kontekstu vročanja upravnih pisanj torej ZUP, ki je specialnejši glede na ZPSto-2. Tako pri sami pripravi upravnega pisanja kot tudi pri njegovi odpremi in vročanju pa se praviloma vedno obdelujejo osebni podatki tistega, ki mu je dokument namenjen, kot tudi morebitni osebni podatki tretjih oseb. Pri vsakršni obdelavi osebnih podatkov, tudi v kontekstu vročanja upravnih idr. pisanj, mora torej vsak, ki osebne podatke obdeluje, tj. tako pošta, ki upravna pisanja vroča, kot tudi organ, ki pisanja pripravlja in odpremlja, upoštevati predpise, ki to področje urejajo Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov (SUVP, Ur. l. Evropske unije, št. L 119/1), Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Ur. l. RS, št. 163/22), ZPSto-2 in morebitni drugi specialni predpisi. Podatki morajo biti namreč obdelani na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred njihovo nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo. ZPSto-2 v prvem odstavku 53. člena določa, da so izvajalci poštnih storitev dolžni varovati zaupnost poštnih pošiljk v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Nadalje določa, da morajo pravne in fizične osebe, ki izvajajo poštne storitve, varovati zaupnost poštnih pošiljk tudi po koncu dejavnosti, v okviru katere so jo bile dolžne varovati. Pristojni organ za nadzor nad izvajanjem teh določb je Agencija za komunikacijska omrežja in storitve (AKOS), na katero lahko uporabnik poštnih storitev naslovi morebitne prijave zatrjevanih kršitev.
Priprava dokumentov, odprema in samo vročanje morajo tako potekati na način, da se med drugim preprečuje nepooblaščen dostop (v zvezi s tem že sam vpogled v vsebino dokumenta) do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih, drugih omrežjih in pošti (več o tem tudi mnenje Informacijskega pooblaščenca RS, št. 07121-1/2023/371 z dne 17. 3. 2023). Po mnenju Informacijskega pooblaščenca RS morajo osebni podatki v času prenosa po elektronski pošti ali navadni pošti, tudi prek prenosa v pisemski ovojnici, ustrezno zavarovani, pri čemer so postopki in ukrepi za zavarovanje odvisni od tveganja, ki ga predstavlja prenos in narava osebnih podatkov, ki se prenašajo (npr. vsebina in občutljivost vsebine pošiljke). Ovojnice morajo biti izdelane in zlepljene na tak način, s katerim se zagotovi, da se iz ovojnic ob sortiranju, rokovanju in prenosu ni možno seznaniti z vsebino pošiljke, elektronske pošiljke z občutljivo vsebino pa morajo biti ustrezno šifrirane (več o tem tudi mnenji Informacijskega pooblaščenca RS, št. 07121-1/2023/371 z dne 17. 3. 2023 in št. 07121-1/2023/1341 z dne 23. 10. 2023).
Glede vročanja v upravnem postopku velja tudi razjasniti, da Pravilnik o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 89/22) v 4. členu sicer določa, da mora biti na ovojnici navedena tudi »VSEBINA«, katere namen je omogočiti posamezniku, da preveri, ali se ovojnica/vročilnica ujema z dokumentom znotraj ovojnice. Vsekakor pa to ne gre razumeti na način, da se mora na pisemski ovojnici razkrivati več podatkov, kot je potrebno za to, da se zadovolji zakoniti in zasledovani namen vročanja, tj. nedvomna seznanitev naslovnika z dokumentom. Kot poudarja tudi Informacijski pooblaščenec RS, je treba pri vsaki obdelavi osebnih podatkov upoštevati načelo najmanjšega obsega osebnih podatkov, kar pomeni, da morajo biti podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Tako se v navedeno polje na pisemskih ovojnicah običajno vnese zgolj vrsta dokumenta, npr. sklep, opravilna številka in datum, ne pa tudi konkretne vsebine dokumenta v predmetni zadevi (več o tem v mnenju Informacijskega pooblaščenca RS št. 07121-1/2020/79> z dne 12. 2. 2020).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.