Iz Upravna Svetovalnica
Zadeva: Hramba dokumentarnega gradiva organizacij zasebnega sektorja
Datum odgovora: 28. 8. 2014, pregled 12. 12. 2022
Status uporabnika: stranka oz. drugo
Vprašanje:
Katere predpise je potrebno upoštevati pri hrambi dokumentarnega gradiva oseb zasebnega sektorja (npr. s. p., d. o. o.) in kakšni roki hrambe veljajo za posamezno dokumentarno gradivo ter kateri računalniški program lahko uporabljamo za elektronsko poslovanje z računi?
Odgovor:
V sleherni organizaciji (javni ali zasebni sektor) nastaja dokumentarno gradivo, ki ga opredelimo kot vse zapise, ki jih organizacija prejme, ustvarja, hrani in odpošilja. Najbolj tipične vrste dokumentarnega gradiva so dokumenti, dosjeji ter vse evidence o njih (po Stare, 2010, str. 69). Vsako dokumentarno gradivo se loči glede na pomen oziroma značilnosti, ki ga ima za organizacijo oziroma znanost in kulturo naroda – toda v splošnem ločimo tri osnovne vrste dokumentarnega gradiva, in sicer 1) arhivsko, 2) trajno in 3) dokumentarno gradivo z določenimi roki hrambe.
Dokumentarno gradivo je potrebno ustrezno hraniti, a roki hrambe dokumentarnega gradiva so različni; pri tem je potrebno tudi upoštevati številne predpise, ki določajo roke hrambe tako za osebe oz. organizacije v zasebnem (npr. s.p., d.o.o.) kot javnem sektorju. Določeno dokumentarno gradivo se torej hrani trajno, drugo samo za določeno obdobje (npr. 5 let); gradivo, ki ima status trajnega gradiva, saj je trajno pomembno za osebo, je treba trajno hraniti.
Za subjekte v zasebnem sektorju (npr. s. p., d. o. o.) opredeljujejo roke hrambe dokumentarnega gradiva številni predpisi (npr. Zakon o gospodarskih družbah, Zakon o davčnem postopku, Zakon o davku na dodano vrednost, Slovenski računovodski standardi, itd.) in v skladu z določbami le teh je potrebno dokumentarno gradivo tudi hraniti.
Npr. Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1, Ur. l. RS, št. 65/09 in novele) opredeljuje, da je potrebno "poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila iz 56., 60. člena in prvega odstavka 70. člena, trajno hraniti". Zakon še določa, da se knjigovodske listine lahko hranijo samo določeno časovno obdobje; podrobnejših navodil glede hrambe pa zakon ne daje in velja torej splošno pravilo, da podrobnejša pravila določajo računovodski standardi (po Vukovič, 2010).
V okviru Slovenskih računovodskih standardov (2016, Ur. l. RS, št. 95/15) so opredeljeni določeni roki hranjenja dokumentarnega gradiva. Tako je potrebno v skladu s SRS 39.39 letne računovodske izkaze in končne obračune plač zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev, hraniti 5 let po zaključku postopka, pomožne obračune pa 6 mesecev po zaključku postopka.
Vukovičeva (2010) pri tem pojasnjuje, da »glede rokov hranjenja knjigovodskih listin standard ne daje podrobnejših napotkov, temveč določa le, da podjetje za rok hrambe upošteva ustrezne zakonske predpise, torej ga na tej podlagi določi v svojem splošnem aktu.
Vsekakor pa tudi določbe SRS 39 za male samostojne podjetnike posameznike določajo, da se odtisi glavne knjige in dnevnika praviloma hranijo trajno in da podjetnik sam upoštevaje tudi druge zakonske predpise določi, po kolikšnem času bo shranil poslovne knjige na elektronski nosilec podatkov, izvirne poslovne knjige pa uničil«. Torej evidence na področju dela se hranijo trajno (evidence o zaposlenih delavcih, o stroških dela in o izrabi delovnega), kot tudi končni obračuni plač zaposlenih, plačilne liste, podatki povezani s prispevki za PIZ (pokojninsko in invalidsko zavarovanje – M4) ter kontrolni podatki za dohodnino.
Glede na dejstvo, da določajo roke hrambe dokumentarnega gradiva organizacij zasebnega sektorja številni predpisi, je potrebno upoštevati tudi določbe Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2, Ur. l. RS, št. 13/11). Tako je potrebno v skladu z zakonom o davčnem postopku dokumente, poslovne knjige in evidence v fizični oziroma elektronski obliki hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo, če s tem zakonom ali zakonom o obdavčenju ni določeno drugače. Pri tem izračunu pa je potrebno upoštevati 125. člen ZDavP-2, tj. najmanj pet let od dneva, ko bi bilo treba davek napovedati, obračunati, odtegniti in odmeriti. (to velja za vse knjigovodske listine, npr. analitične evidence zalog, potni nalogi, obračuni za knjiženje amortizacije osnovnih sredstev, itd.).
Roke hrambe dokumentarnega gradiva opredeljujejo tudi določbe Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1, Ur. l. RS, št. 13/11). Peti odstavek 86. člena ZDDV-1 določa, da mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejmejo od davčnih zavezancev, ki imajo sedež na ozemlju Slovenije, 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. V šestem odstavku 86. člena ZDDV-1 pa je opredeljeno, da mora ne glede na peti odstavek tega člena, davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na nepremičnine, najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. Zakon o davku na dodano vrednost torej določa roke hrambe računov. Pri tem pa je smiselno dodati, da se številne organizacije v zasebnem in javnem sektorju odločajo za elektronsko poslovanje z računi. Pri tem imajo možnost nakupa različnih računalniških programov s pomočjo katerih lahko elektronsko poslovati z računi (številne programe je možno poiskati na svetovnem medmrežju). V kolikor torej želi organizacija elektronsko voditi svoje poslovanje z računi lahko poišče pomoč pri podjetjih, ki se specializirano ukvarjajo s takšnimi vsebinami (takšna podjetja je možno poiskati na svetovnem medmrežju).
Upravna svetovalnica je študentski projekt. Glede odgovornosti za vsebino glej Politiko zasebnosti in zanikanja odgovornosti.